Cómo planificar el día a día de trabajo

 

Serie sobre productividad: Este episodio del podcast sigue el episodio 59 en el que hablé de 8 clave prácticas para mejorar tu productividad.

En ese episodio comenté acerca de la importancia de la planificación para estructurar y definir bien en qué tareas volcarse a trabajar cada día. Pero esto, ¿Cómo se lleva a cabo?

Hacen falta tres componentes:
1. Tener a la vista nuestros objetivos de corto plazo

Nuestro objetivo a una semana, sacado iterativamente a raíz de nuestro objetivo de más largo plazo será nuestra guía a la hora de decidir si volcarnos en una tarea u otra.

2. Hacerse la siguiente pregunta de forma recursiva
¿Qué es lo más relevante que puedo hacer de todas las cosas que he escrito que me acerca a mi objetivo? Si sólo pudieras escoger una tarea de la lista infinita que tienes, cual escogerías?
Siempre tienes diferentes opciones, pero también siempre hay una más importante que otra y siempre tienes la oportunidad de elegir.

Una vez que hayas contestado a esta pregunta la primera vez háztela como mucho otras dos veces. No más. Quédate con como mucho tres cosas pero asegúrate que estas cosas las vas a hacer sí o sí sin falta.
[Tweet “Es mejor avanzar poco de forma consistente que avanzar mucho y dejar muchas cosas a medias”]

Y aquí es donde entra en juego la ley de Pareto: “El 20% de nuestras acciones produce el 80% de los resultado”. Identifica entre todas las cosas que quieres hacer dónde está este 20% que te hace avanzar con más impacto y cuales tareas puedes dejar abajo en la lista.

3. Apunta todo en un calendario

Cuando tengas entre 1 y tres tareas importantes para tu día les tendrás que asignar un espacio específico en el calendario.

Es importantísimo que no sólo apuntes que a primera hora de la mañana vas a dedicarte a la tarea X por ejemplo sino que le asignes un tiempo, es decir 1 hora, dos horas y que bloquees este tiempo en el calendario. Como nos recuerda la ley de Parkinson, las tareas se expanden en el tiempo que les asignamos: Cuanto más tiempo asignemos a una tarea, siempre encontraremos algo para ocupar este tiempo de ejecución a menos que seamos nosotros que le pongamos un límite.

Por último y antes de terminar, te doy un último consejo que vale oro y que es el enemigo número 1 de la productividad: Evita a toda costa cambiar continuamente de una tarea a otra sino bloquea sub-tareas en un mismo bloque y llévalas a cabo hasta la finalización de la tarea.

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59 :: 8 consejos para mejorar tu productividad

 

En el episodio de hoy comparto 8 clave prácticas para mejorar tu productividad. A continuación podrás descargar estos consejos para imprimirlos y tenerlos siempre a la vista.

 

Descarga e imprime estos 8 consejos de productividad

 

1.Mírate y analiza tu día, tu mes, tu semana

¿Tienes claro a qué estás dedicando tu tiempo? ¿Sabes cuáles son las incumbencias o tareas que más tiempo te ocupan? Empieza hoy mismo y durante 5 días apúnta a qué cosas estás dedicando tu tiempo.

2.Identifica qué te ha desviado con respecto a lo que tenías pensado hacer durante el día

¿Qué ha pasado? ¿Qué te ha distraído? ..¿El móvil? ¿Colaboradores? ¿Imprevistos? ¿Falta de concentración? Detecta en primera instancia las cosas que se han interpuesto en tu camino.

3.Crea un ambiente favorable de trabajo

Si no sientes cómoda en tu ambiente de trabajo acabarás distrayéndote para solucionar estas “incomodidades” y, aparte de perder tiempo en ello, no te ayudará a tener la misma concentración y el foco sobre lo que quieres conseguir cada día.

4.Cuídate
No podemos pensar de mejorar nuestra productividad si nos alimentamos mal, no cuidamos la energía del cuerpo haciendo un mínimo de movimiento cada día, y no tenemos algunos hábitos saludables que favorezcan el que podamos sacar el máximo partido a nuestro tiempo. Reconoce en qué puedes cuidarte más y empieza hoy mismo.

5.Quítate las distracciones
No te lo pongas difícil: Despréndete de las distracciones que te impiden mantener concentración y foco.

Escucha aquí el episodio completo

6.Visualiza con antelación qué esperar de tu día
¿Tienes claridad con lo que va a ser de tu día? Tener una manera para conectar de forma visual con qué esperarte del día, las reuniones, los encuentros, los eventos, las tareas que nos espera atacar cada día te ayudará a tener el control sobre ello y a no dejar que alguien o algunas otras cosas te desvíen de tu planificación.

7.Hazte una no-to-do list

Una vez hayas identificado qué tareas te están llevando tiempo y no deberían, sé firme y decide cortarlas. Comprométete contigo misma y quita de tu día estas cosas. Cuando caigas en la trampa de nuevo reconócelo y abandona el proceso.

8.Nunca te pongas a trabajar sin planificar
Tener una planificación y dedicar un poco de tiempo a ella a nivel diario, semanal, mensual y trimestral aumenta hasta 10 veces la productividad: No te pongas a trabajar si primero no dejas planificado cómo quieres que sea tu día.

 

Descarga e imprime estos 8 consejos de productividad


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58 :: Hábitos y recursos para ser más y mejor con Isabel Sánchez

Isabel Sánchez es fundadora -junto con su pareja Juanmi- de la marca, empresa, negocio y blog Más y mejor o, como la definen, “una comunidad para emprendedores de alto rendimiento” y un proyecto online que les permite trabajar desde cualquier parte del mundo y a través del que contar sus vivencias y viajes y aprendizajes del camino emprendedor.

QUÉ NOS LLEVAMOS DE LA ENTREVISTA

El empezar a ponerse en acción a través del blog y las publicaciones en youtube les dio la claridad para definir el modelo de negocio y la estrategia de monetización y contenido de Más y Mejor.

A medida que el proyecto crecía, su mentalidad crecía con ello y les ayudaba a tomar decisiones más alineadas con el valor que daba a su tiempo.

Desarrollarse como persona a la vez que iba creciendo como profesional ha sido clave para adquirir ciertas capacidades que a día de hoy la ayudan a la hora de enfrentarse a situaciones o decisiones difíciles.

ENTREVISTA: PUNTOS CLAVE

Isa junto con su pareja Juanmi, ambos ingenieros informáticos, empezaron a alejarse del trabajo en empresa al darse cuenta que querían un estilo de vida distinto y que les permitiera viajar más allá de los 22 días que tienes al trabajar por cuenta ajena.

A raíz de un master en gestión de proyectos les surgió la oportunidad de colaborar en un proyecto que se llama Coobis que conectaba marcas y blogs y se acabó vendiendo a una multinacional.

Con los beneficios que obtuvieron decidieron dejar el trabajo y dedicarse a lo que a día de hoy es Más y Mejor.

Se han ido posicionado poco a poco y gracias a la publicación de vídeos en youtube, experimentando y a medida que iban conociendo las necesidades de los emprendedores a los que hablan.

Isa ha tenido que superar las barreras de ponerse delante de la cámara y creer que los conocimientos que había adquirido hasta la fecha los podía transformar en formación para impulsar la carrera de otras personas.

El primer paso que dieron para monetizar su blog fue asociarse con afiliados promocionando los productos de otros a cambio de una comisión. De esta forma validaron el interés de su audiencia por esos productos para luego producir sus propios cursos de formación.

MOMENTO MÁS DURO
El momento más difícil fue decidir dejar un trabajo seguro y bien remunerado para ir contra corriente y buscar construir un estilo de vida diferente.

Reconoce que tomar la decisión de forma conjunta con su pareja fue más fácil aunque por otro lado conllevaba tomar doble riesgo. El hecho de tener un colchón de ahorros además les daba más tranquilidad para sentir que no estaban dando un salto totalmente al vacío al empezar a emprender.

[Tweet “Si tienes miedo no vas a tomar las decisiones correctas para el #negocio”]

HÁBITOS Y RUTINAS
En su planificación, las revisiones semanales y diarias, reflexionar y planificar cómo ha ido una semana y cómo va a ser la siguiente son fundamental.

Como consejo para superar el efecto “desbordada” y la sensación de agobio el primer paso es parar y hacer un vaciado mental y apuntarlo todo para luego analizar y priorizar tareas.

ESCUCHA AQUÍ EL EPISODIO COMPLETO:

CONSEJOS y RECURSOS

Nos llevamos de esta entrevista: Soy una chica normal y junto con mi pareja teníamos claro qué queríamos, nos hemos rodeado de gente correcta y hemos avanzado con fuerza de voluntad.

Libro aconsejado:Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” de Stephen Covey
Datos de contacto: En la web www.masymejor.com o vía email a info@masymejor.com
Frase inspiradora: [Tweet “Tu negocio tiene los límites que tú tengas en tu mente”]

MÁS RECURSOS MENCIONADOS

Active Campaign – herramienta de email Marketing y automatización
KanbanFlow, Trello, Asana

 

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57 :: 3 claves para aprender a ser más productiva

En el episodio de hoy analizo 3 conceptos que están en la base del proceso de aprendizaje para trabajar de forma más eficiente. Tendrás que interiorizar estos pasos para luego aprender técnicas y herramientas de trabajo que te ayuden a organizarte de forma diferente y liberar tiempo de tu día a día.

1. CAMBIO
Este proceso de aprendizaje implica que estés dispuesta a cambiar. Cada vez que nos enfrentamos a un cambio que nos afecta tan de cerca pasamos por diferentes fases que constituyen una montaña rusa emocional que empieza en un “optimismo desinformado” y acaba en un “optimismo informado” pasando pro una etapa de “pesimismo informado”.

[Tweet “Cambio: Reconoce que en el proceso tendrás altibajos necesarios para instalar nuevos hábitos y operar de forma diferente”]

2. POR QUÉ
Si no tienes claro por qué estás haciendo esto, por qué quieres mejorar tu productividad y lo sientes de verdad como una necesidad, es altamente probable que dejes el proceso en medio de la montaña rusa emocional que he mencionado antes.

Si buscas aprender a gestionar mejor tu tiempo en equilibrio y en el respeto de tu vida personal, de tus valores, de tu familia, hay que ir más allá del uso de recursos y por ello es muy importante que tengas claro por qué te estás embarcando en este proceso para que no te embarques en un aprendizaje que no te lleva donde quieres acabar de verdad.

2. COMPROMISO
Cuando tengas claro que te vas a enfrentar a un proceso de cambio y por qué lo haces, es necesario que te comprometas contigo misma para conseguirlo. Si no hay compromiso, encontrarás excusas, distracciones, impulsos que te desviarán.

[Tweet “Comprométete contigo misma a cambiar las cosas y verás cómo lo vas a conseguir”]

ESCUCHA EL EPISODIO COMPLETO AQUÍ

**CONTENIDO EXTRA**

Primer paso para retomar el control sobre tu tiempo

Olvida aprender sobre productividad para aprender a encajar de forma más efectiva todo lo que quieres hacer en tu calendario. Esto NO FUNCIONA. Así no son las cosas.

[Tweet “La productividad no consiste en hacer más cosas, sino en hacer las cosas de forma diferente”]

La ley de eficiencia forzada dice “No tenemos tiempo para llegar a todo pero sí tenemos el tiempo de llegar a la cosa más importante que queremos conseguir en nuestro día”.

Y esta es la actitud con la que enfrentarse a la sensación constante de ser improductivos.

Reconoce que no puedes llegar a todo: El tiempo no se puede extender más allá de las 24h que tenemos todos y entonces siempre nos tendremos que enfrentar a tomar decisiones acerca qué hacemos y que NO hacemos. Olvídate de querer “empaquetar” en tu día tareas sobre tareas.

Muchas veces vemos personas que corren de lado a lado (y yo caigo en la trampa todavía a veces) pareciendo ocupadas, pero cuántas en realidad están ocupadas de “sentirse ocupadas” y en realidad el producto de sus acciones, los resultados que consiguen son muy bajos o incluso para nada alineados con lo que querían conseguir?

 

¡Admite que no vas a llegar a todo y así empezarás a sentir una sensación de libertad que te animará a seguir con el proceso!

 

 

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