Cómo trabajar con plantillas en tu negocio

¿Dedicas mucha parte de tu tiempo a enviar presupuestos, correos o escribir textos de forma repetida y mecánica?

Cualquiera de estas tareas se puede simplificar mediante el uso de plantillas. De esto te hablo en el podcast de hoy.

Escucha aquí el episodio completo en formato audio:

Muchas veces por desconocimiento o por no prestar atención al flujo de trabajo nos volcamos de forma repetitiva a ejecutar tareas sin darnos cuenta que siempre estamos creando la misma tipología de documento y/o resultado a través de nuestros textos o documentos.

Cuando trabajas con documentos con formatos estándares (aunque sean documentos personalizados), usar una base pre-definida te permitirá mantener la consistencia entre toda la documentación que se entrega en tu empresa. Además supondrá un importante ahorro de tiempo debido a la reducción de la fase creativa y la creación del documento a partir de una base prestablecida que recoge todos los posibles elementos que son identificativos del documento en cuestión.

Si por ejemplo en tu empresa se envían ciertos correos de forma recurrente (por ejemplo para el proceso post-venta), usar una plantilla de texto a partir de la que redactar el correo te aportará los siguientes beneficios:
1. No se olvida información o links importantes
2. El correo es estandard lo que garantiza unicidad de cara al interlocutor independientemente de quién lo envíe
3. Mayor simplicidad en el proceso
4. Redacción más rápida y correcta (está pre-definida y controlada para que no haya errores)

El uso de plantilla simplifica cualquier proceso que sea mecánica, repetitiva o recurrente.

 

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Cómo organizarse para cumplir con los plazos

¿Eres organizado a la hora de trabajar y cumples con los plazos marcados?
¿Te has encontrado alguna vez con la necesidad de cumplir con plazos de entrega muy estrictos debido a que varias cosas concurren un mismo día?

Escucha aquí el episodio completo en formato audio:

Recientemente he pasado por una planificación de este tipo ya que he publicado mi libro “Conquista tu tiempo” y la nueva web tras el rebranding desde www.mujeresenbusiness.com a www.stefaniadp.com el pasado 19 de junio de 2018.

Hoy te cuento los pasos exactos que me han permitido cumplir con las fechas de publicación y qué decisiones he tomado para que fuera posible.

 

1. Ser previsora con los tiempos

Toda planificación para que sea efectiva se apoya en una buena preparación previa. Para ello es clave prever de forma realista y ambiciosa cuánto tiempo conlleva la ejecución de los proyectos que estás manejando.

2. Haber marcado sólo dos prioridades trimestrales

Las prioridades se llaman de esta forma porque han de ser pocas. De otra forma no podríamos decidir donde poner el foco de nuestro trabajo puesto que no podríamos discernir entre invertir tiempo en una determinada tarea o proyecto ya que todas serían importantes.

El hecho de haber seleccionado sólo dos prioridades para el trimestre me permitió concentrar al máximo los esfuerzos y el tiempo para cumplir con los objetivos y los plazos marcados sin “perder foco” en otros proyectos.

3. Marcar a calendario la fecha en la que quería tener publicada la nueva página web y el libro

Una de las formas más eficaces para estimular de forma activa la acción es marcar un límite a la ejecución de proyectos.

Pregúntate: ¿Qué día voy a fijar (intencionalmente) para comprobar si he alcanzado mi objetivo?

Si dejas que los tiempos “se vayan definiendo solos” según avanzas con un proyecto, lo más probable es que se dilaten más de lo esperado. Además no podrás planificar las acciones posteriores a un proyecto determinado puesto que no sabes con que tiempos cuentas.

El simple hecho de marcar la fecha exacta en la quieres cumplir un objetivo en tu calendario, te permitirá definir los pasos a ejecutar -y sus tiempos- desde el final y hasta la fecha actual. te ayudará además a comprometerte con su ejecución.

4. Tener claros los bloques de trabajo que implicaban el proceso de rebranding y la escritura y publicación de un libro

Cuando te enfrentes a un nuevo proyecto es importante que visualices e integres en tu mente las grandes fases que llevan al cumplimiento de un proyecto.

De esta forma según pasen los días podrás tomar decisiones más acertadas respecto a la ejecución de tareas menores, definición de prioridades, dado que en tu cabeza tienes una visión más amplia de las consecuencias que puede conllevar una determinada acción llevada a cabo o no ejecutada hoy sobre la consecución de los objetivos.

Si no tienes claridad acerca del proceso, te animo a preguntar a las personas expertas que te están acompañando en el proceso o a informarte antes de volcarte a la fase de ejecución.

Esto te ahorrará tiempos “perdidos” en cosas que, de haber preguntado, hubieras descubierto que no tenían tanta prioridad como otras cosas, por puro desconocimiento, dejaste para un segundo momento.

5. Prever los tiempos de trabajo de los colaboradores

Si cuentas con colaboradores o proveedores externos para la ejecución de un proyecto, deberás obtener cuanta más información posible para estimar, no sólo lo que a ti te lleva ejecutar tus tareas, sino lo que les lleva.

La comunicación es clave en cualquier fase del trabajo y es por esto que sentar las bases desde el principio pudiendo estimar, de forma aproximada y realista a la vez, los tiempos, te permitirá afinar en la planificación global del proyecto y así cumplir con los plazos.

Esto no significa que los plazos de entrega de los micro-proyectos intermedios vayan a cumplirse forzosamente, pero sí serán estimaciones realistas y comprobadas con la fuente (colaboradores, proveedores de servicios..).

Pregunta los tiempos de trabajo de tus colaboradores y toma decisiones basadas en datos y no es asunciones.

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6. Apuntar todas las tareas que debía ejecutar en un gestor de proyectos

Para no perder de vista la gran cantidad de cosas que había que ejecutar, creé un tablero específico en Trello recogiendo todas las tareas que debía llevar a cabo. De esta forma tenía en todo momento control sobre lo que aún quedaba por hacer y lo que ya estaba completado.

Me permitió además darme cuenta de los pequeños detalles y de todas las tareas menores que a veces se quedan “escondidas” pero son fundamentales para llevar a cumplimiento el proyecto

En esta fase la herramienta no es tan importante como lo es tener un único espacio en el que apuntar la totalidad de tareas implicadas en el proceso. Al tener todo recogido en un mismo sitio, te será más fácil priorizar y ordenar la ejecución.

7. Filtrar las tareas imprescindibles y separarlas de las que podían llevarse a cabo en un momento posterior

Cuando cuentas con fechas de entrega estrictas, es importante separar lo “estrictamente necesario”, o lo que es lo mismo – aquellas tareas que, de no llevarse a cabo, te impiden cumplir con el objetivo en los términos que te has marcado, de lo que sí es prescindible hasta la fecha de entrega/publicación.

En el caso concreto de mi propio proyecto de re-branding, sí era importante tener la adaptación “responsive” de la web terminada al 95% antes de la publicación de la misma (no digo al 100% porque implica muchos detalles y siempre quedan algunos “flecos” que aparecen a medida que se revisa la facilidad de uso de la web en diferentes dispositivos) pero no era imprescindible tener la totalidad de episodios publicados en el blog (¡+100 episodios!) adaptados a la nueva estética.

Saber determinar cómo se diferencia una tarea de la otra te permitirá priorizar y poner en foco en las que son determinantes para conseguir el objetivo en el plazo establecido.

8. Marcar en el calendario todo lo que había que ejecutar
Como siempre comento, si sólo pudiese escoger una herramienta de productividad, escogería el calendario.

El calendario te asegurará, si le agregas tu compromiso en la ejecución, que cumplas con tu planificación ya que has encontrado espacio en tu calendario para ejecutar las tareas que habías marcado como prioritarias en la herramienta de gestión de proyectos.

RECURSOS MENCIONADOS

TrelloHerramienta de gestión de proyectos