4 claves para una planificación y gestión del tiempo efectiva
Estás delante de tu ordenador. En blanco. Tu cabeza no para de rebobinar una lista infinita de tareas a desempeñar. Varios clientes están pendientes de tu llamada reclamándote las entregas que no han llegado a tiempo. El reloj te marca los minutos que pasan porque dentro de 40 minutos tienes que ir a una cita.
¿Y tú? Piensas con qué empezar (ya han pasado 5’ más), empiezas a agobiarte al darte cuenta que en realidad no te da tiempo a nada (pasan otros 5’), te pones a revisar el correo (al final, aquí siempre hay algo que gestionar y -además- no me va a llevar mucho?!?..), una newsletter te desvía a un post muy interesante que te pones a leer (ya han pasado 15’ más..), que además te envía a descargarte una guía gratuita que crees que te podría servir (ya se han ido otros 5’) y cuando levantas la cabeza del ordenador te das cuenta que ya ha llegado la hora de salir corriendo porque no llegas a tiempo a tu cita..
Gestionar el tiempo es algo que va mucho más allá de aprender a usar unas herramientas que nos faciliten la vida o de cumplir a raja-tabla unos “trucos” que otras personas han implementado con éxito en sus vidas.
Para controlar tu productividad y el efecto “desbordado” y de agobio constante, debes conocer las claves de un sistema de productividad y sólo depende de ti misma seguirlos. Si no interiorizas estas bases será muy difícil que aprendas a vivir y organizar tu tiempo de forma eficaz pues será el tiempo que te gestionará a ti.
Una vez aclaradas las bases, no hay fórmula mágica que valga para todos: tú deberás encontrar las técnicas o trucos que mejor funcionen en tu rutina de trabajo. Pero sí hay unos conceptos comunes que si conoces y controlas te simplificarán mucho las cosas, y al final, de esto se trata..
¿Estás conmigo?
Aquí te los cuento..
1. Mentalidad
La productividad empieza con una actitud mental de querer hacer las cosas mejor en lugar de hacer más cosas con el mismo tiempo.
Si lo que quieres es encajar cuantas más cosas en tus 24 horas para sentirte ocupado y con ello “productivo”, lo más probable es que consigas todo lo contrario: acabarás muy cansado, con demasiados lazos “abiertos” lo que te hará seguir dando vueltas a esos temas durante la noche. Además estarás “ocupado de estar ocupado” para cumplir con los deseos del ego de sentir que haces muchas cosas.
Pero la productividad real no consiste en hacer más cosas por hacer, sino de hacer las cosas de forma diferente de tal manera que el output y los resultados de tus acciones sean mayores.
Por otra parte debes fomentar una mentalidad de cambio: si tu forma de trabajar te lleva a una sensación de agobio constante y de que “no te da la vida” tienes que asumir que debes cambiar algo en tu día a día.
Si no cambias nada, lo más probable es que no cambie nada en tus resultados y tampoco en tus sensaciones.
2. Rutinas
Tener una rutina en el día a día es clave para reducir los tiempos “muertos” en los que te pierdes bien en el “exceso de planificación”, en la “falta de planificación” o pensando en qué siguiente paso dar sin rumbo.
Si tienes una rutina bien instalada –al igual que por la mañana sin pensar te duchas de forma automática, te será infinitamente más fácil atender las cosas que son parte de la rutina y atenerte a ellas.
Si por ejemplo tu rutina de la mañana consiste en una hora de tiempo dedicada a la lectura (aquí Kay Fabella por ejemplo nos contó su rutina de la mañana), seguida de una fase de planificación para luego seguir con el chequeo del correo, puedes estar tranquila que no vas a sucumbir a la tentación de abrir el correo según te despiertas porque sabes perfectamente que hay un tiempo planificado para ello dentro de tu rutina.
3. Energía
Sin energía no puedes hacer nada. Punto. No hay discusión. Me siento culpable de haber caído en esta trampa varias veces, trasnochando para trabajar, arrastrándome el día siguiente y quedándome despierta gracias a múltiples cafés..
Resultado: unos pocas horas más de trabajo real el día anterior y todo el día siguiente perdido porque el cansancio podía conmigo.
No hagas este error: no merece la pena.
Tener energía y acompañarla con unos hábitos de comida saludables y hacer deporte de forma regular multiplica tu productividad de forma exponencial.
Deberás controlar la energía del cuerpo para ser más productivo. Estudios lo avalan y es indiscutible: si buscas ser más productivo piensa en cómo dejar espacio para recuperar energía.
De nuevo, no se trata de añadir más y más obligaciones en las 24 horas (que, por cierto todos tenemos por igual..) sino de hacer que las horas sean más efectivas.
Reduce media hora de trabajo a cambio de media hora de actividad al aire libre y ¡te sorprenderás con los resultados! (Aquí Natalia Gomez del Pozuelo cuenta cómo para ella es imprescindible ir a andar cada día para impulsar su creatividad)
4. Delegar
Admite que no puedes llegar a todo: es sano y está en la base de una gestión correcta de tu tiempo.
Si quieres ser bueno en una cosa pero hay muchos aspectos que te desvían de lo importante, como tareas administrativas, tareas recurrentes, tareas urgentes vs importantes, la carga de trabajo y la falta de claridad mental sucumbirá por mucho que intentes concentrarte y avanzar a paso rápido (te recomiendo leer Fuera de Serie para una estupendo análisis de cómo el concentrarse en una y una sola cosa lleve a la excelencia..).
El truco está en delegar todo lo que sea posible para no cargar con el “peso” de ciertas incumbencias cuyo valor es mínimo para tu negocio pero “hay que hacerlas”.
Piensa en el valor que das a una hora de tu trabajo y ante la indecisión de dedicarte o no a ciertas tareas pregúntate: ¿me gusta hacerlo? ¿hay alguna razón especial por la que YO soy la mejor opción para hacerlo? ¿cuánto tiempo me implica dedicarme a ello vs delegar esta tarea?
Muy útiles tus consejos, gracias Stefania!
Gracias Lucy!