Procesos: el ingrediente secreto para organizar tu negocio

Admítelo: no siempre es tan bonito que el negocio crezca y crezca. Llega un momento en que, o te organizas o el negocio se cae bajo el peso del propio crecimiento.

No hay procesos, no hay sistemas. Hay caos.

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Delegar, automatizar y simplificar son palabras que suenan my bien en tu cabeza pero.. ¿cómo conseguir que implantar todo esto sea más fácil y que la transición sea rápida hasta tener los cabos bien atados?

Los procesos son el ingrediente principal que propicia un crecimiento con bases sólidas, hace más fácil delegar y favorece que las personas que se incorporan en tu negocio se integren de forma más fluida y rápida.

Escucha aquí el episodio completo en formato audio:

¿Qué es un proceso?
Es un conjunto de pasos estándar que nos llevan al cumplimiento de un determinado resultado y que responden a un objetivo específico.
 

La diferencia entre objetivo y resultado es que el primero hace referencia a la esencia del proceso mismo. Buscar el objetivo responde a las preguntas: ¿Tiene sentido que este proceso exista? ¿Este proceso debe ejecutarse o es algo obsoleto?

Si no sabes dar una respuesta clara a estas preguntas entonces la realidad es que ese proceso deberías desecharlo.

Por otro lado con “resultado” nos referimos a lo que te esperas conseguir al finalizar el proceso y es lo que te permitirá validar si el proceso ha sido exitoso o no.

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5 PASOS PARA DOCUMENTAR UN PROCESO

 

1. Define el resultado esperado o lo que es lo mismo define qué quieres conseguir a raíz de la ejecución del proceso. Esto te permitirá chequear si se ha cumplido todo lo que te esperabas del proceso.

2. Detalla el paso a paso En esta sección deberás describir con todo detalle todo lo que debe cumplirse en cada paso del proceso. Y no sólo lo que debe cumplirse sino también cómo ha de cumplirse. No pienses que incluyes demasiados detalles. Piensa como si alguien ajeno a tu negocio tuviera que entender y ejecutar el proceso.

3. Detalla las responsabilidades
¿Quién hace el qué? ¿Con quién te debes poner en contacto si algo falla? Describe en esta parte o en el “paso a paso” todas las personas involucradas en el proceso.

4. Incluye enlaces y documentos útiles En este apartado (o bien incluyéndolo directamente en el paso a paso), incluye toda aquella información que podría ser de ayuda de cara a la ejecución y supervisión del proceso: manuales, documentos, enlaces a vídeos, carpetas.. En definitiva todo lo que simplifique la ejecución sin necesidad de buscar en sitios externo al documento del proceso mismo.

5. Añade respuestas a preguntas que empiezan por “¿Y si…?” Aquí redacta cómo reaccionar ante casos imprevistos, consultas que puedan surgir.. En definitiva adelántate a cualquier situación que pueda surgir a lo largo de la ejecución del proceso.

¡Gracias por escuchar!

Y tú, ¿Ya has empezado a documentar tus procesos?

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Productividad consciente con Beatriz Blasco

¿Qué es la productividad consciente y cómo la toma de consciencia de lo que hacemos está relacionada con la productividad?

Nos adentramos a este mundo con la invitada de hoy: Beatriz Blasco.

Escucha aquí el episodio completo en formato audio:

Beatriz Blasco es ingeniera, coach y mentora en comunicación oral, productividad personal y negocio online y autora del libro: Productividad Personal Consciente.

Tras 15 años trabajando por cuenta ajena ocupando diferentes puestos de responsabilidad, llegó un momento en que empezó a sentir un conflicto interno debido a sus valores. Tenía una sensación de vacío y buscando siempre llegar a algo más y sin embargo cada vez que llegada necesitaba algo más y no acababa de sentirse satisfecha.

A raíz de ese momento, entró en una cris personal que la llevó a aprender de herramientas de coaching, PNL, mindfulness, meditación y finalmente la impulsó a lanzar su propio proyecto de emprendimiento.

Empieza la entrevista..

Stefania: ¿En qué momento te diste cuenta que estabas en un viaje de autoconocimiento?

Fue a raíz de un viaje a África: este viaje le creó un choque tan fuerte cuando volvió a su rutina de trabajo que le hizo cuestionarse muchas cosas y volcarse a buscar muchas respuestas, hasta tocar fondo en 2012. Fue entonces cuando decidió hacer un cambio de trabajo y a la vez le diagnosticaron una enfermedad.

Beatriz: [..] “En aquel momento me di cuenta de que la vida no tenía nada que ver con lo que había estado haciendo y la manera en la que la había estado viviendo en los últimos años [..]. Me di cuenta e que lo único que existía era el instante presente y que desde allí era el lugar desde el cual tenía que desarrollarme, tenía que encontrarme y mirar dentro sin buscar constantemente hacia fuera”.

Stefania: Cuéntanos de la productividad consciente, qué es y por qué es tan importante.

Beatriz se dio cuenta que pese a tener esta productividad personal, por ser una persona organizada, acostumbrada a trabajar con objetivos, no estaba satisfecha.

Beatriz: “Tras hacer muchas formaciones de crecimiento personal [..] de repente me llegó la palabra “consciente”, necesitas estar consciente de los que haces, desde dónde haces lo que haces y para qué haces lo que haces”

Se dio cuenta que había estado constantemente fuera de sí misma haciendo y organizando pero le faltaba la parte consciente, esta intuición y creatividad que surge de forma espontánea.

A raíz de entonces, creó el método de la productividad consciente, estructurándolo en 5 pasos. este método se compone de 3 pilares fundamentales siendo el más importante el autoconocimiento.

A través de este método “fusionó” el mundo creativo con la parte más racional y lógica que todos tenemos.

Beatriz Blasco

Stefania: ¿Qué consejos nos puedes dar para profundizar en el autoconocimiento?

Beatriz: El primer paso para empezar a conocerse es darse cuenta de que fuera no pasa nada y que pase lo que pase fuera, no es lo que pasa fuera sino lo que tú estás interpretando de lo que pasa fuera y lo que hay dentro de ti cómo tú te estás relacionando con lo que está fuera [..] Para mi un gran paso fue dejar de poner el foco en las cosas fuera y empezar a poner el foco en mí”

[..] “La segunda cosa fue darme cuenta que podía cuestionarme todo lo que yo pensaba“.. “Yo podía desapegarme de eso que pensaba, soltarlo y simplemente observarlo desde fuera”

Beatriz sigue explicando acerca de nuestra conexión con el momento presente y el poder que tiene simplemente conectar con quien somos y con el instante presente y como desde este punto es más fácil tomar decisiones.

Stefania: ¿Cuál es tu relación con los hábitos?

A lo largo de los últimos años Beatriz ha ido instalando muchos hábitos, como la meditación, poner conciencia a las cosas que vive en cada momento, desayunar tranquilamente haciendo unas reflexiones, el agradecimiento de cosas que han pasado o cosas que están por venir, las afirmaciones y por último el hábito de vaciar la mente y hacer una visualización rápida de lo que va a pasar durante el día.

La conversación sigue profundizando en el tema de los hábitos y de la importancia de experimentar y descubrir el poder de los hábitos.

Stefania: ¿Qué opinas de perfeccionismo y de no saber decir que no?
Una de las cosas que más le ha ayudado es tener una lista de cosas que no voy a hacer ahora y ponerle conciencia y así preguntarse adónde quería dirigir su energía y su foco en cada momento.

Beatriz: [..] Para poner foco tienes que decir no a muchas cosas, a proyectos, a propuestas que te hacen y ser consciente desde donde dices que no. No decir un no desde la pena de “me voy a perder algo”. Un no consciente, sentido y está perfecto.

Respecto al perfeccionismo, [..] “si estás buscando mucho el perfeccionismo es como preguntarte el para qué de este perfección, qué estás tratando de encontrar o satisfacer para ti o para otro a través de esa búsqueda de la perfección”

Seguimos comentando como el perfeccionismo resta energía y de como a través del “darse cuenta” y la observación podemos detectar lo que desencadena la búsqueda constante de hacer las cosas perfectas aunque en realidad este criterio no exista de forma universal.

Por otro lado Beatriz explica como fijarse una criterios previos a la toma de una decisión nos ayudará a tomar la decisión o dar por terminada la ejecución de un proyecto en el momento en que estos criterios se cumplen.

Finalmente Beatriz nos habla de un training gratuito que arranca el día de la publicación de esta entrevista. En él comaprte 3 claves para tener una vida más serena, enfocada y productiva y así modificar la forma en la que nos relacionamos con el tiempo.

 

>>PULSA AQUÍ PARA APUNTARTE AL TRAINING<<

 

¿Quieres ver todo el contenido en detalle? Abajo tienes el vídeo con la entrevista completa 😉

 

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CONTACTO Y RECURSOS

Nos llevamos de esta entrevista:
Beatriz: “No es lo mismo hacer desde el ego, desde la auto-exigencia, desde el miedo, que hacer las acciones desde la conexión con quienes somos, hacer desde tu ser, hacer desde tu esencia, hacer alineado con quién eres.”

Libros o recursos compartidos: El poder del ahora de Eckhart Tolle

Datos de contacto: Podéis encontrar Beatriz en su web, en Instagram, Youtube o Facebook y además podéis descargar su eBook gratuito en www.beatrizblasco.com/reto

¡Gracias por escuchar!

100 velas para el podcast: la audiencia pregunta, yo contesto

Bienvenido a la fiesta de celebración de los 100 episodios del podcast donde contestaré a las preguntas sobre productividad y negocios de mi audiencia.

Si aún no estás suscrito, te animo a hacerlo en cualquiera de los siguientes canales: iVoox, Apple Podcast, Spotify.

A lado de las preguntas encontrarás los minutos del podcast en los que la respondo para facilitarte acceder a las respuestas que más te interesan.

Escucha aquí el episodio completo en formato audio:

Min 2:18

Pregunta de Pilar del Hoyo, fundadora de Gedal y Conectideas, empresas respectivamente de búsqueda de alojamientos para trabajadores y de networking para emprendedores.

Cuando tienes organizado el planning de las tareas de un día y por un imprevisto, como por ejemplo te llaman del cole que un niño está enfermo, con lo cual ya “pierdes” todo el día, ¿Qué haces? ¿Pasas esas tareas al día siguiente? pero entonces el día siguiente será horrible!! lo haces el fin de semana? ¿cada día o semana dejas huecos para imprevistos?
Tal y como explico en la respuesta completa, los imprevistos siempre pueden ocurrir y entonces es importante asumir que es algo natural y poco a poco hay que aprender a gestionarse a nivel mental y emocional para no incurrir en agobio o desperación cuando nos pasa.

¿Qué hacer en estos casos? Ante imprevistos, hay que hacer todo lo posible para que los el impacto sea el menor posible en los resultados que queremos conseguir. Para ello

1. Evitar llenar de tareas el día. No te pongas 10 prioridades para un día. Marca un máximo de 3 y deja espacios más holgados para su ejecución y deja colchones de tiempo ante imprevistos.

2. No pases de forma automática al día siguiente las cosas que no has podido hacer hoy Tendrás que revisar si sigue siendo esa la prioridad o si merece la pena que te encargues de lo que tenías planteado hacer ese día y revisar toda tu agenda si hay espacio para lo que has tenido que postponer.

3. Aprende a sentirte cómodo renunciando a algo Así te sentirás más libre y desahogada cuando te pasen imprevistos.

Puedes descubrir en este otro artículo cómo afrontar los imprevistos sin agobio.

Min 8:08

Pregunta de Pixi Baustein, relacionada con productividad y escalabilidad.

¿Cómo tú has planeado la escalabilidad de tu negocio?
¿Teniás claro como crecer desde el inicio?
¿Y tuviste experiencias limitantes en tu camino en éste sentido?
De forma resumida primero comento que no tenía claro como crecer desde el inicio y como tuve experiencias limitantes y he tenido que trabajarme para superarlas.

La respuesta se centra luego en la escalabilidad, su relación con cómo gestionamos nuestro tiempo y con la clave que marca la diferencia entre auto-empleados y empresarios.

¿Cuál es la gran diferencia entre estas dos versiones de personas dueños de un negocio? Recalco como un autoempleado trabaja por cuenta propia y su tiempo y su dinero están directamente vinculados, lo que significa que si esta persona deja de invertir tiempo a la vez deja de ingresar dinero o lo mismo para obtener más ingresos.

Un empresario por el otro lado no hace depender su empresa de su tiempo sino que la construye con el objetivo final de que el negocio funcione cuando su dueño (él mismo) no está. ¿Qué implica esto? Dicho de forma muy simplificada, esto implica plantear un negocio y unas estrategias que te permitan crear activos y sistemas que te reporten ingresos incluso cuando el dueño no está.

[..] Al hablar de sistemas hago referencia a procesos, automatizaciones, delegar en otras personas y todo lo relacionado con la eficiencia y efectividad de un negocio.

Min 14:21

Pregunta de Zuri.

Zuri trabaja por turnos, alternando noches y días y se le hace muy complicado mantener su nivel de productividad constante a lo largo de los días y busca algún consejo para conseguirlo.
Para ofrecer unos consejos prácticos, primero subrayo la importancia de reconocer como esta sea una situacion atípica y que puede afectar o generar trastornos más allá del rendimiento del trabajo y para ello es clave asegurarse que no perdemos de vista los hábitos que – sueño aparte- afectan a nuestro rendimiento incluso en situaciones de ritmos “regulares” de sueño.

El consejos es hacer todo lo posible para que los turnos no afecten a los demás hábito no relacionados con el sueño: entre ellos el cuidado de la alimentación, el deporte, la información y la formación (afectan a nuestra motivación y con ello a nuestro rendimiento)..

Min 16:54

Pregunta de Blanca Rumi, dueña de una tienda online de muñecos hechos a ganchillo.

Yo quiero tener dos clientes en un mes. Si esto no sucede y aunque estudie en dónde fallo y haga correcciones y siga igual, cómo puedo hacer para conseguir la meta de tener dos clientes por mes?
Esta pregunta depende especialmente de las características de un negocio, aunque la respuesta se enfoca al caso particular de un negocio en una etapa temprana como el de Blanca.

Lo más importante en estos casos de cara a alcanzar nuestras metas es hablar directamente con los clientes potenciales preguntando por su opinión tanto respecto al producto (para validar si hay interés) como respecto a la forma de entrega del producto.

Si aún tras incorporar el feedback de clientes potenciales en la estrategia de negocio, no se alcanzan resultados diferentes, hay que buscar “fuera”, gracias a la ayuda de un profesional qué está pasando y revisar el negocio y la estrategia más en detalle.

Min: 20:00

Pregunta de Isabel Martinez Martinez desde Méjico. Isabel es agente ed viajes, consultora de control interno, trabajadora online y además mamá de un niño pequeño.

¿Cuál es la estrategia más eficaz para ser disciplinada?
Para información más extensa acerca de la disciplina te aconsejo leer el capítulo “disciplina y compromiso” de mi libro “Conquista tu tiempo” y acceder al episodio del podcast en el que cuento los 11 pasos para adquirir disciplina y voluntad.

La disciplina, al igual que un músculo, se entrena y se moldea y cada uno de nosotros tiene una respuesta única a este entrenamiento, por lo que cada persona deberá seleccionar cómo entrenar la disciplina de tal forma que le reporte los mayores resultados..

La disciplina se traduce en un compromiso contigo misma y por lo tanto está relacionado con cuánto nos queremos. Te animo a que te preguntes si te quieres lo bastante como para querer mantener este compromiso y no decepcionarte por el camino.

También está relacionada con el propósito asociado a la cosa que queremos ejecutar y por lo tanto conectar emocionalmente con lo que nos mueve a hacer las cosas de una cierta forma será el motor que nos guiará.

Por otro lado es importantísimo dar pasos pequeños, para incorporar esta disciplina o nos quemaremos rápido y no podremos ser consistentes así que hay que ir poco a poco y no exigirnos demasiado.

Min 24:20

Pregunta de Melissa quien escribe desde Méjico.

¿Cómo puedo saber si un objetivo que me propongo es bueno?
En este caso hay mucha dependencia del contexto pero hay aspectos claves que son independientes de ello

1. un objetivo “bueno” es un objetivo accionable Su definición no deja duda acerca del resultado que quieres conseguir porque te permite definir las acciones que te llevan a conseguirlo.

2. un objetivo “bueno” te estimula y te reta Si sientes que el objetivo que te has propuesto no te reta, no es bueno.

3. un objetivo “bueno” no debe ser demasiado ambicioso Es muy importante pensar en grande pero si pensar en grande te desmotiva hay que ir un paso hacía atrás.

4. Debe estar alineado con tus valores y los valores de tu negocio Si te lo planteas sólo porque otros te dicen que vayas hacia allí pero tu intuición te dice lo contrario perderías el tiempo en algo que no sigue tu sentir y esto se reflejará en los resultados de tu negocio.

5. Un objetivo bueno es preciso y tiene una fecha en la que te comprometes a cumplirlo Esto te ayudará a asegurar que puedan definir acciones concretas delimitadas en el tiempo.

RECURSOS MENCIONADOS

Artículo cómo afrontar los imprevistos sin agobio
Test de rendimiento
Cómo evitar dispersarse y mantener el foco con Pilar del Hoyo
Libro Conquista tu tiempo
Artículo 11 pasos para adquirir disciplina y voluntad.

¡Gracias por escuchar!

¿Tienes alguna otra duda? Te espero en los comentarios..

Concentración, equilibrio y neuroproductividad con Miquel Nadal

¿Te has parado a pensar alguna vez acerca del significado de la palabra productividad? ¿Decides de forma consciente qué es la productividad para ti? ¿Consigues concentrarte? ¿Cómo trabajas con tu equipo?

De estas y de muchas otras cuestiones hablamos con Miquel Nadal, un nuevo invitado al podcast, experto internacional en neuroproductividad y co-fundador de Emorganizer, una empresa dedicada a la formación y consultoría en neuroproductividad para empresas y organizaciones públicas y privadas.

Escucha aquí el episodio completo en formato audio:

Miquel viene del mundo de la psicología, interesándose en particular por las ramas de neuropsicología y de psicología de empresa. Su trayectoria le ha llevado a trabajar en empresa en temas relacionados con recursos humanos.

Tras el paso por varias empresas, al darse cuenta que pese a la gran cantidad de conocimiento de la gente, la aplicación era muy baja, junto con su socio Daniel Carulla fundaron Emorganizer, una empresa dedicada a la neuroproductividad con la que pretenden explicar por qué la gente sabe tantas cosas pero aplica muy pocas.

Empieza la entrevista..

Stefania: ¿Cómo crees que nuestras creencias y las experiencias el pasado que se han depositado en nuestra mente afectan a nuestra productividad en el día a día?

Miquel: [..] “Creo que todas las creencias son válidas, depende del entorno y el contexto en que te mueves”

La gran pregunta es:

“Todas las creencias son modificables con un poco de entrenamiento; el tema es hacerlas conscientes”

[..] “El hecho de ser productivo o no tiene que ver mucho con una creencia clave que es que si no eres productivo, no eres válido para la sociedad”

“Considero que es todo lo contrario: el hecho de creer que tienes que ser productivo ya te genera estrés y frustración. [..] Así que, ¿realmente es esto lo que estás buscando o quizás lo que buscas es un estilo de vida concreto o un estilo de relaciones con las personas concreto?”

[..]
¿Qué significa productividad en realidad? Cada persona puede tener una interpretación distinta, pero…

Miquel: “¿Se puede realmente tener una vida equilibrada? Que cada una de las áreas de responsabildiad que tienes estén más o menos cubiertas? Creo que lo que es el equilibrio en si mismo ya lo tienes. Aquello que pensabas que debería ser el equilibrio ya lo tienes. El gran problema que tenemos son las expectativas al respecto: ¿cómo debería ser mi vida? [..] ”

Seguimos hablando acerca del significado de “tener equilibrio” y comentamos acerca del precio que hay que pagar o de las cosas a las que hay que renunciar por alcanzar un cierto estilo de vida y cómo saber aceptar las situaciones mentales o emocionales a las que nos enfrentamos cuando no se realizan ciertas expectativas tras marcarnos objetivos.

[..]

La conversación se mueve acerca de la concentración y la falta de ella, uno de los problemas más grandes de los que veo que sufren muchas personas.

Stefania: “¿Qué consejos nos puedes dar para ayudarnos a mantener la concentración?”

Miquel: [..] “Una de las cosas que se ha descubierto, que me parece más interesante de las cosas más técnicas, tiene que ver con las relaciones. Hemos visto que la atención tiene mucho que ver con el amor. Es una palabra que ahora mismo se usa mucho y que tiene más que ver con la “inteligencia emocional”, está 100% ligada con la atención y la concentración”

En esta parte Miquel nos cuenta como haya una razón profunda detrás de la búsqueda de “distracciones” que está relacionada con la necesidad de “reconocimiento” debido precisamente a la relación con los demás o con nosotros mismos.

Algunas herramientas que aconseja para aumentar la concentración:
1. Repetición constante de lo que estás haciendo El sólo hecho de repetir aumenta las ganas de hacer una cosa y con ello seguir avanzando.
2. Meditación (de 22’ por lo menos) para llegar al punto de máxima concentración debido a post-poner al gratificación inmediata.
3. Eliminar todo aquello que llama la atención (en escritorio, móvil, correo..) ya que nos implica un desgaste de energía y menor capacidad de concentración.

Stefania: “¿Qué te ha ayudado en tu día a gestionarte emocionalmente para reducir el estrés ante la cantidad de “cosas”/tareas a las que te enfrentas?”

Miquel: ”me gusta mucho relativizar las creencias” [..]

Con el ejemplo de whatsapp y de cómo las personas reaccionamos de forma diferente ante recibir respuesta inmediata o al cabo de unas horas al mismo mensaje, Miquel nos habla de cómo aumentar la tolerancia a la frustración.

Darse cuenta de las diferencias en el comportamiento y las creencias de otros nos ayuda a interpretar nuestro punto de vista desde una perspectiva diferente y entender que no por tener unas creencias todo el mundo con el que interactuamos debe compartirlas.

..Vamos a mover la discusión hacia el trabajo en equipo y en cómo hacer para aumentar el rendimiento del grupo en el respeto de la individualidad de cada miembro.

Stefania: “¿Cómo podemos trabajar la relación de las personas en el equipo para que el equipo en sí resulte productivos? ¿Hay que marcar bien pautas y límites o hay que dejar que los individuos expresen su propia forma de ser productivo?”

Miquel: [..] “Mis dos recomendaciones son, primero, evitar los sistemas generales. [..] Hay muchísimas metodologías de productividad [..] y muchas veces hay resistencias por parte del equipo. Todo lo que sea imponer una metodología siempre resulta un problema”

“Lo segundo tiene que ver con el tipo de herramientas”

Miquel nos comenta acerca del “ego-productivo” y de cómo algún miembro del equipo tras experimentar alguna mejora en su productividad gracias a la aplicación o incorporación de algún recurso aprendido, lo transmite de forma “agresiva” consiguiendo el resultado opuesto al esperado en lo que a mejora de la productividad se refiere.

Por último Miquel recalca la “relatividad” en el concepto del tiempo y de cómo la interpretación que cada persona hace del mismo tenga un efecto en cómo hacemos uso de él y en las expectativas que generamos en otros colaboradores/departamentos.

¿Quieres ver todo el contenido en detalle? Abajo tienes el vídeo con la entrevista completa 😉

 

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CONTACTO Y RECURSOS

Nos llevamos de esta entrevista:


Miquel: “Intenta que todo sea lo más a corto plazo posible”
[..]

“El tiempo no significa nada, lo que vale la pena es la intensidad con la que lo vivimos”. La intensidad es la parte más esencial pero el tiempo pro si mismo no genera acción.

Por último Miquel vuelve a poner el foco en hacer las cosas o implementar hábitos decidiendo cómo nos queremos sentir vs hacer porque hemos leído o alguien nos ha dicho de hacer las cosas de una determinada forma.

Libros o recursos compartidos: Cultura organizacional y liderazgo de Edgard Shein sobre cultura organizacional y productividad. Essential zen habits de Babauta.
El canal de youtube de Lewis Howes sobre productividad y entrevistas de desarrollo personal.

Datos de contacto: página web www.emorganizer.com donde se puede encontrar un eBook con “12 trucos para mejorar la productividad y para ganarle una hora al día”. En RRSS Miquel está muy activo en Linkedin aquí o en Instagram como @miquel.nadal.vela.

¡Gracias por escuchar!

Cómo trabajar con plantillas en tu negocio

¿Dedicas mucha parte de tu tiempo a enviar presupuestos, correos o escribir textos de forma repetida y mecánica?

Cualquiera de estas tareas se puede simplificar mediante el uso de plantillas. De esto te hablo en el podcast de hoy.

Escucha aquí el episodio completo en formato audio:

Muchas veces por desconocimiento o por no prestar atención al flujo de trabajo nos volcamos de forma repetitiva a ejecutar tareas sin darnos cuenta que siempre estamos creando la misma tipología de documento y/o resultado a través de nuestros textos o documentos.

Cuando trabajas con documentos con formatos estándares (aunque sean documentos personalizados), usar una base pre-definida te permitirá mantener la consistencia entre toda la documentación que se entrega en tu empresa. Además supondrá un importante ahorro de tiempo debido a la reducción de la fase creativa y la creación del documento a partir de una base prestablecida que recoge todos los posibles elementos que son identificativos del documento en cuestión.

Si por ejemplo en tu empresa se envían ciertos correos de forma recurrente (por ejemplo para el proceso post-venta), usar una plantilla de texto a partir de la que redactar el correo te aportará los siguientes beneficios:
1. No se olvida información o links importantes
2. El correo es estandard lo que garantiza unicidad de cara al interlocutor independientemente de quién lo envíe
3. Mayor simplicidad en el proceso
4. Redacción más rápida y correcta (está pre-definida y controlada para que no haya errores)

El uso de plantilla simplifica cualquier proceso que sea mecánica, repetitiva o recurrente.

 

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Cómo organizarse para cumplir con los plazos

¿Eres organizado a la hora de trabajar y cumples con los plazos marcados?
¿Te has encontrado alguna vez con la necesidad de cumplir con plazos de entrega muy estrictos debido a que varias cosas concurren un mismo día?

Escucha aquí el episodio completo en formato audio:

Recientemente he pasado por una planificación de este tipo ya que he publicado mi libro “Conquista tu tiempo” y la nueva web tras el rebranding desde www.mujeresenbusiness.com a www.stefaniadp.com el pasado 19 de junio de 2018.

Hoy te cuento los pasos exactos que me han permitido cumplir con las fechas de publicación y qué decisiones he tomado para que fuera posible.

 

1. Ser previsora con los tiempos

Toda planificación para que sea efectiva se apoya en una buena preparación previa. Para ello es clave prever de forma realista y ambiciosa cuánto tiempo conlleva la ejecución de los proyectos que estás manejando.

2. Haber marcado sólo dos prioridades trimestrales

Las prioridades se llaman de esta forma porque han de ser pocas. De otra forma no podríamos decidir donde poner el foco de nuestro trabajo puesto que no podríamos discernir entre invertir tiempo en una determinada tarea o proyecto ya que todas serían importantes.

El hecho de haber seleccionado sólo dos prioridades para el trimestre me permitió concentrar al máximo los esfuerzos y el tiempo para cumplir con los objetivos y los plazos marcados sin “perder foco” en otros proyectos.

3. Marcar a calendario la fecha en la que quería tener publicada la nueva página web y el libro

Una de las formas más eficaces para estimular de forma activa la acción es marcar un límite a la ejecución de proyectos.

Pregúntate: ¿Qué día voy a fijar (intencionalmente) para comprobar si he alcanzado mi objetivo?

Si dejas que los tiempos “se vayan definiendo solos” según avanzas con un proyecto, lo más probable es que se dilaten más de lo esperado. Además no podrás planificar las acciones posteriores a un proyecto determinado puesto que no sabes con que tiempos cuentas.

El simple hecho de marcar la fecha exacta en la quieres cumplir un objetivo en tu calendario, te permitirá definir los pasos a ejecutar -y sus tiempos- desde el final y hasta la fecha actual. te ayudará además a comprometerte con su ejecución.

4. Tener claros los bloques de trabajo que implicaban el proceso de rebranding y la escritura y publicación de un libro

Cuando te enfrentes a un nuevo proyecto es importante que visualices e integres en tu mente las grandes fases que llevan al cumplimiento de un proyecto.

De esta forma según pasen los días podrás tomar decisiones más acertadas respecto a la ejecución de tareas menores, definición de prioridades, dado que en tu cabeza tienes una visión más amplia de las consecuencias que puede conllevar una determinada acción llevada a cabo o no ejecutada hoy sobre la consecución de los objetivos.

Si no tienes claridad acerca del proceso, te animo a preguntar a las personas expertas que te están acompañando en el proceso o a informarte antes de volcarte a la fase de ejecución.

Esto te ahorrará tiempos “perdidos” en cosas que, de haber preguntado, hubieras descubierto que no tenían tanta prioridad como otras cosas, por puro desconocimiento, dejaste para un segundo momento.

5. Prever los tiempos de trabajo de los colaboradores

Si cuentas con colaboradores o proveedores externos para la ejecución de un proyecto, deberás obtener cuanta más información posible para estimar, no sólo lo que a ti te lleva ejecutar tus tareas, sino lo que les lleva.

La comunicación es clave en cualquier fase del trabajo y es por esto que sentar las bases desde el principio pudiendo estimar, de forma aproximada y realista a la vez, los tiempos, te permitirá afinar en la planificación global del proyecto y así cumplir con los plazos.

Esto no significa que los plazos de entrega de los micro-proyectos intermedios vayan a cumplirse forzosamente, pero sí serán estimaciones realistas y comprobadas con la fuente (colaboradores, proveedores de servicios..).

Pregunta los tiempos de trabajo de tus colaboradores y toma decisiones basadas en datos y no es asunciones.

¿Quieres ver todo el contenido en más detalle a través de un breve vídeo? Abajo lo tienes 😉

 

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6. Apuntar todas las tareas que debía ejecutar en un gestor de proyectos

Para no perder de vista la gran cantidad de cosas que había que ejecutar, creé un tablero específico en Trello recogiendo todas las tareas que debía llevar a cabo. De esta forma tenía en todo momento control sobre lo que aún quedaba por hacer y lo que ya estaba completado.

Me permitió además darme cuenta de los pequeños detalles y de todas las tareas menores que a veces se quedan “escondidas” pero son fundamentales para llevar a cumplimiento el proyecto

En esta fase la herramienta no es tan importante como lo es tener un único espacio en el que apuntar la totalidad de tareas implicadas en el proceso. Al tener todo recogido en un mismo sitio, te será más fácil priorizar y ordenar la ejecución.

7. Filtrar las tareas imprescindibles y separarlas de las que podían llevarse a cabo en un momento posterior

Cuando cuentas con fechas de entrega estrictas, es importante separar lo “estrictamente necesario”, o lo que es lo mismo – aquellas tareas que, de no llevarse a cabo, te impiden cumplir con el objetivo en los términos que te has marcado, de lo que sí es prescindible hasta la fecha de entrega/publicación.

En el caso concreto de mi propio proyecto de re-branding, sí era importante tener la adaptación “responsive” de la web terminada al 95% antes de la publicación de la misma (no digo al 100% porque implica muchos detalles y siempre quedan algunos “flecos” que aparecen a medida que se revisa la facilidad de uso de la web en diferentes dispositivos) pero no era imprescindible tener la totalidad de episodios publicados en el blog (¡+100 episodios!) adaptados a la nueva estética.

Saber determinar cómo se diferencia una tarea de la otra te permitirá priorizar y poner en foco en las que son determinantes para conseguir el objetivo en el plazo establecido.

8. Marcar en el calendario todo lo que había que ejecutar
Como siempre comento, si sólo pudiese escoger una herramienta de productividad, escogería el calendario.

El calendario te asegurará, si le agregas tu compromiso en la ejecución, que cumplas con tu planificación ya que has encontrado espacio en tu calendario para ejecutar las tareas que habías marcado como prioritarias en la herramienta de gestión de proyectos.

RECURSOS MENCIONADOS

TrelloHerramienta de gestión de proyectos

 

49 :: Organización y planificación del trabajo antes de las vacaciones

En este nuevo episodio de podcast te quiero dar unos consejos para ayudarte a planificar la época de verano para que no sea una época de estrés y agobio y puedas vivir en tranquilidad las vacaciones descansando y desconectando sabiendo que está todo bajo control.

Te voy a contar 6 puntos e ideas que te van a ayudar a preparar tu negocio y tu marca para el verano y a aliviar el agobio que te pueda surgir de cara a esta época del año.

1. Piensa cómo quieres vivir esta época de vacaciones
¿Quieres irte y desconectar totalmente de tu negocio o no te importa estar pendiente por ejemplo de atender correos o estar pendiente de las redes sociales? Quieres dedicar unos días completos a ti misma estando desconectada de la tecnología o quieres poder estar “virtualmente” pendiente de todo?

[Tweet “Plantéate cómo quieres vivir la época de vacaciones antes de ponerte a planificar”]

Es importante que sepas como quieres que sean estas vacaciones porque en base a estos podrás tomar decisiones sobre cómo planificar las cosas para tu negocio. Yo por ejemplo quiero intentar desconectar casi al 100% cuando esté de vacaciones y entonces me interesa planificar las cosas (tanto el sitio al que me voy a ir, como los procesos que diseño de cara al verano con esto en mente y de tal forma que casi no me requieran implicación). Las vacaciones on también la oportunidad perfecta para aprovechar este tiempo para el desarrollo de negocio y otras cosas que normalmente parece que no tenemos tempo para hacer.

2. Planifica, planifica y planifica con tiempo.

Una vez tengas una idea más o menos clara de cómo quieres vivir esta época de verano planifica los siguientes pasos. Cuando hablo de planificación me refiero a que dibujes lo que va a pasar de aquí a 2-3 meses vista para luego traducir este “dibujo” en acciones concretas.

Te pongo un ejemplo con este mismo podcast: Yo publico semanalmente y como sé que no tendré fácil acceso a internet donde me iré de vacaciones y además tendré dos niños a mi cargo casi sin ayuda – lo que implica que sólo podré dedicar muy muy poco tiempo a estar pendiente de las publicaciones o de las redes sociales en ratos muy pequeños- he planificado los episodios que quiero publicar hasta finales de Septiembre. Además, -y aquí viene lo más importante- todo lo que he planificado tiene nombre y apellido, es decir sé exactamente qué día quiero que se publique un episodio, qué día otro y qué contenido se publicará. Este es un punto muy importante porque [Tweet “Tienes que ser muy específica con lo que quieres para poder planificarlo”].

Volviendo al ejemplo, no vale por ejemplo decir publicaré 10 episodios, no, digo “Publicaré el episodio 46 sobre pensamientos Limitantes el 5 de julio, el 48 sobre cómo prepararse para el verano etc..” De esta forma gano en claridad y entonces puedo proceder a definir los pasos y las tareas para cumplir con esta planificación.

Como otro ejemplo, supongamos que trabajas como diseñadora web y tienes una entrega para un cliente a mediados de agosto, piensa en el tiempo de dedicación que te implica este trabajo, añade un 30% más a esta estimación para tener en cuenta que normalmente somos demasiado optimistas en la estimación de tiempos (esto te permitirá tener un colchón de seguridad) y planifica el día que terminarás el trabajo. Aquí es importante que no te marques la fecha de entrega establecida como fecha propia de finalización del trabajo, adelántate 1-2 días y así de nuevo podrás hacer frente a cambios de última hora e incluso puedes llegar a sorprender a tu cliente: Nunca olvides la importancia del efecto sorpresa!!

Al planificar ése día y al comprometerte con esa fecha para finalizar el trabajo ten en cuenta, si te vas de vacaciones, el tiempo que quieres dedicar a ello durante las vacaciones o si no quieres dedicar tiempo: revisa el punto 1 y decide.

[Tweet “En la planificación empieza por el final y ve hacía atrás para decidir los pasos intermedios”].

3.Pon todo a calendario
No sirve de nada planificar si no lo apuntas en la agenda o en el calendario. De nada. Te aconsejo que apuntes todo todo todo. Volviendo al ejemplo del encargo de un diseño web apunta a calendario las fechas que estás de vacaciones, apuntalo como tiempo “ocupado” y para las semanas que quedan hasta la fecha definida desglosa los pequeños pasos que tendrás que dar y ponlos a calendario.

Volviendo al ejemplo de un diseñador web que tiene que crear la web para un cliente, las tareas podrían desglosarse de esta forma..

– Instalación de wordpress y definición de la plantilla de diseño
– Diseño de marca
– Diseño del home
– Diseño del sobre mí
– Plugins etc..

Y para cada una de estas cosas escoge y marca en el calendario cuándo te vas a dedicar a ellas para asegurarte que tienes el control sobre esos pasos y vas a cumplir con ellos. El calendario es tu aliado, no lo veas como algo que te mete presión.

[Tweet “El calendario es una herramienta clave para tener control sobre nuestro tiempo”]

4. Define lo que es realmente importante y que requiere de tu presencia o de tu supervisión y lo que no lo es, delégalo.
Tener delante una época de vacaciones es la oportunidad perfecta para delegar las tareas que no requieren de tu presencia o implicación directa en un colaborador o -incluso- en un cliente o posible cliente.

A veces tenemos clientes o seguidores tan fieles y tan entregados a nuestra marca, que estarían encantados de colaborar si necesitamos ayuda. Por ejemplo en mi caso tengo a Tania que en primera instancia fue una oyente del podcast, que me ha demostrado interés en colaborar y me apoya con las redes sociales y estando de vacaciones le dejaré algo más de responsabilidad para que yo pueda desconectar con algo más de tranquilidad.

No pienses que todo lo que pides ha de ser a cambio de dinero: Las personas a veces quieren colaborar de forma totalmente desinteresada y para ellas es un honor ayudar en ciertas tareas que no impliquen tanta presencia o responsabilidad nuestra pero en las que ellas sí sientan que están aportando. Siempre puedes regalarle un producto gratis por ejemplo o tener una atención especial a cambio de esta ayuda y estos detalles muchas veces valen mucho más que pagar.

[Tweet “Aprende a aceptar la ayuda de personas entregadas con tu proyecto de cara a la planificación de vacaciones”]

5. Deja clara tu disponibilidad

No hace falta que cuentes al mundo tus planes de vacaciones en las redes sociales y además no lo recomiendo, pero sí puedes avisar acerca de tu reducción de disponibilidad a tus clientes y a las personas que tienes en tu lista de suscriptores y decidir si, por ejemplo, a algunos de estos clientes quieres ofrecer un servicio premium por poder ponerse en contacto contigo con disponibilidad casi total incluso estando de vacaciones.

Es sano e importante que el cliente lo sepa y es mucho mejor que te adelantes a posibles peticiones de última hora y que “eduques” a tus clientes o compradores sobre la importancia de este tiempo en el que estarás con menos disponibilidad, a que de repente se generen tensiones porque se esperan de ti una respuestas inmediata y se encuentran que no estás disponible para estos “servicios last minute”.

Si no te importa atender estas peticiones que puedan surgir mientras estás bajo la sombrilla en la playa, no pasa nada, perfecto, entonces sabrás qué disponibilidad comunicar a tus clientes, pero lo importante es que estas cosas estén alineadas.

6. Apóyate en la tecnología
La tecnología es otra aliada importantísima para ayudarnos a que las cosas funcionen aunque no estemos físicamente presentes. Y si estás pensando “no soy nada techie, no se me da nada bien” te puedo asegurar que no hace falta ser ingenieros para utilizar aplicaciones que nos hacen la vida más fácil, pero sí, hay que querer en primera instancia dedicar tiempo a eso.

Si lo que quieres es vivir las vacaciones para desconectar, debes apoyarte bien en colaboradores o bien, en tecnología para conseguirlo. Te animo a que inviertas algo de tiempo en dejar automatizadas tareas asociadas a, por ejemplo, el filtrado de correos, entradas del blog o en la web que quieras publicar, posts en redes sociales.. Como dijo Silvia Leal: “La clave de la tecnología no es ser un experto sino tener curiosidad”, así que no te desanimes y piensa que si te tomas el tiempo para planificar y aprender lo que la tecnología nos permite planificar, esto te simplificará mucho las cosas, más aún cuando te quieres ir de vacaciones y disfrutar de este momento de descanso.

MÁS RECURSOS MENCIONADOS

Entrevista a Silvia Leal sobre tecnología

 

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Cómo aumentar la fortaleza mental y convertirse en personas de alto rendimiento

¿Qué diferencia los campeones de sus competidores si entrenan tanto como los demás, si todos comparten las mismas características físicas y tienen a disposición los mejores servicios e instalaciones?

Qué hace que una persona tenga más éxito que otra? ¿Cuál es el secreto? Además.. ¿Cualquier persona puede llegar a ese éxito?

Las personas de alto rendimiento tienen una fuerza especial que las separa de la media. Este “secreto” se encuentra entre las dos orejas y se llama “Resistencia mental”.

[Tweet “El secreto que separa las personas de alto rendimiento del resto es la fortaleza mental”]

Así es como se describe normalmente esta fortaleza mental:

La habilidad para trabajar duro y responder con flexibilidad al fracaso y la adversidad; Es la capacidad interior que permite a los individuos trabajar duro, perseguir sus pasiones y conseguir su metas de largo plazo

.

Angela Duckworth, profesora de Psicología se refiere a ella como “Coraje”. A través de su investigación y su libro “Grit – El poder de la pasión y la perseverancia”, ella encontró que éste es el elemento clave que lleva al éxito y que además juega un papel mucho más importante que cualquier otra cosa a la hora de conseguir los objetivos para tu negocio, para tu salud o en tu vida.

Esta es una noticia fantástica, ya que si no tenemos control ninguno sobre nuestros genes, por lo menos sabemos que podemos trabajar para mejorar y aumentar nuestra resistencia mental.

[Tweet “La resistencia mental no depende de la genética y se puede trabajar para aumentarla”]

Entonces, ¿Qué hace que una persona sea mentalmente fuerte y cómo lo podemos conseguir? ¿Cómo se consigue en la vida real?

Las personas que han desarrollado esta fortaleza mental comparten ciertas características. El psicólogo y doctor Peter Clough, desarrolló un entrenamiento llamado “las 4 Cs de la fortaleza mental”, una medida de valoración psicométrica que permite valorar la resistencia mental a través de cuatro áreas de análisis (Leer aquí el artículo completo)

Pilares del modelo de entrenamiento mental
Pilares del modelo de entrenamiento mental:

· Confianza
· Desafío (Challenge)
· Control
· Compromiso

1. Confianza
¿Crees en ti misma y en tus capacidades? ¿Sabes manejar de forma efectiva los conflictos y los retos? ¿Tiene aptitudes sociales sólidas?

Las personas que tienen confianza en sí mismas, creen que pueden alcanzar el éxito, pase lo que pase por el camino. Trabajan muy duro para desenvolverse en entornos competitivos, son proactivas y toman decisiones atrevidas pese al miedo.

[Tweet “Trabaja la confianza en ti misma para desarrollar una fortaleza mental a prueba de obstáculos”]

2. Desafío
¿Sientes que progresas cuando te enfrentas a entornos de cambios constantes y que presentan nuevas oportunidades para aprender y mejorar?

Las personas que acogen retos, normalmente tienen una habilidad extraordinaria para trabajar y pensar fuera de los límites establecidos. Les gusta ejercitar la creatividad y aceptar algún nivel de riesgo. ¿Por qué?

Están terriblemente enfocados a alcanzar metas positivas.

3. Control
¿Sientes que tienes el control sobre tu vida y el poder de dar forma a tu destino?

¿Cómo reaccionas a los altibajos de la vida? ¿Te dejas llevar por las mareas?

Las personas que tienen un sensación fuerte de control sobre sus vidas tienden a estar más relajadas y confiadas. Están más conectadas con sus emociones, se auto-regulan y se motivan para alcanzar resultados.

[Tweet “Tener el #control te ayuda a relajarte y darte la #confianza para alcanzar #resultados”]

4. Compromiso
¿Te comprometes para conseguir tus objetivos? ¿Estableces metas y trabajas constantemente para conseguirlas incluso cuando la cosa se hace difícil y hay momentos de incertidumbre?

 

¿Cómo te sientes después de haber leído este post? Crees que eres una persona mentalmente fuerte, lo sabías o aún no te sientes mentalmente fuerte pero sí crees que tienes la capacidad para desarrollar esta fortaleza mental?

Esta habilidad se desarrolla con el tiempo, paso a paso y poco a poco.

¿Por qué no empezar ahora mismo a intentar ser una mejor versión de ti misma?

 

[Tweet “Es la perseverancia y la pasión por alcanzar nuestras metas de largo plazo que hace la diferencia – Angela Duckworth”]

 

Cómo controlar la energía del cuerpo y ser más productivos

Nuestro nivel de energía depende, en gran medida, del estado de nuestro cuerpo, mente y emociones y de cómo éstos se relacionan entre sí. Todos tenemos altibajos y en estos momentos es cuando se hace más necesario saber gestionarlos de manera eficaz!

Para manejar tus niveles de energía eficazmente, necesitas entender primero tus propios patrones de energía.

Por lo general, todos tenemos patrones de energía similares (por ejemplo, estamos más cansados al final de la jornada laboral, a la hora de hacer alguna actividad deportiva, cuando llega el final de un día muuuuyyy largo, etc), sin embargo éstos fluctúan de persona a persona y también se ven afectado por factores externos (..¿Conoces a alguien que es muy enérgico y productivo muy temprano por las mañanas y otros que lo son más por la noche?)

¿Alguna vez has hecho un seguimiento de tus propios niveles de energía a lo largo de un día o durante una semana consecutiva y has observado algún patrón?
Si no lo has hecho nunca, te recomiendo que lo hagas.
¿Cómo? Muy simple: Puntúa tu nivel de energía de 1 – 10 (siendo 1 el más bajo) a lo largo del día y a unas horas determinadas. Hazlo unos días: Estoy segura que pronto verás un patrón de comportamiento y de energía.
Este es el primer paso para conocer tus niveles de energía, por lo que podrás planificar tu día, así como tareas específicas de acuerdo a tus niveles de energía!

[Tweet “Clasifica tus niveles de energía y con ellos, clasifica tus tareas”]

Aquí te doy un ejemplo de clasificación:

Tareas que requieren mucha energía (niveles de energía de 8 a 10)
Este es el momento más preciado y que te demandará más energía, así que elige las tareas más complejas y más urgentes que necesitan ser completadas (Ojo, No confundir con “¡Cómo priorizar tus tareas” que es un tema completamente distinto!)

Tareas que requieren energía media (niveles de energía de 5 a 7)
Utiliza este tiempo para tareas que requieran una energía moderada, como, por ejemplo, tareas relacionadas con la comunicación (hablar con gente, mandar mensajes, etc), reuniones, decisiones no esenciales, etc.

Tareas que requieren baja energía (niveles de energía de 4 o menos)
Deja las tareas repetitivas o pausadas para este tiempo, las que no requieren una “actividad cerebral” muy elevada, como por ejemplo, leer o ver la televisión.

Ahora que conoces un poco más tus niveles de energía, te cuento algunos factores que te ayudarán a gestionar y administrar estos niveles y con ello aumentar tu productividad en el día a día.

1.Dormir bien y las horas necesarias
· Elimina cualquier distracción que pueda fastidiarte el sueño
· Sé estricto con los horarios: Respeta la hora a la que te acuestas y te despiertas
· Crea una rutina antes de acostarte y síguela. Descansar el cerebro y su actividad nos hará estar más llenos de energía para afrontar cualquier reto del “día a día”.

2.Comer sano
Los alimentos nos dan energía, sin embargo, no todos los alimentos son iguales y por esto nos aportan energía de forma diferente. Como norma general, favorece alimentos no procesados, alimentos que “crecen y mueren”, muchas frutas y verduras (come siguiendo los colores del “arco iris”, “comiendo” cuantos más colores te sea posible), nutrientes, proteínas magras y alimentos bajos en glucemia. Intenta siempre evitar comer alimentos procesados, aunque de vez en cuando nos sintamos tentados a comernos un “Big Mac con patatas” ;)!

3.Beber mucho mucho mucho agua
Tan importante como la comida, es recordar hidratarse durante el día… Después de todo, nuestros cuerpos están compuestos por este importantísimo elemento, entre un 45% – 60% de agua (dependiendo de la edad y el sexo). Por lo que el agua debe ser un elemento más que obligatorio en nuestro día a día. Una buena regla general a seguir es beber 8 vasos de agua al día: Si no vas al baño por lo menos 4 – 5 veces al día, NO estás bebiendo suficiente agua!

4.Moverse
Sudoración y respiración inundan tu cuerpo con endorfinas y aumentan naturalmente tus niveles de energía! El ejercicio permite liberar toxinas, lo que te hace sentir mejor y liberar tensión y, lo que es mejor, ¡Es totalmente natural!

Planificar el día

5.Planificar el día
Planifica tus días de trabajo de acuerdo con tus niveles de energía (como se mencionó anteriormente). Te darás cuenta que el tiempo dedicado a planificar el día te hará ahorrar mucho tiempo!

6.Realizar descansos
Recuerda realizar descansos durante el día que te permitan “recargar las pilas”. Durante estas pausas puedes realizar cualquier actividad como ir a dar un paseo, hacer algo de deporte, echarte una siestecita, meditar, incluso “no hacer nada”, tan sólo parar… con el fin de eliminar tensión y recuperar energía.
[Tweet “Si piensas que no tienes tiempo para realizar descansos “productivos”, prográmalo en tu calendario!”]

6.Tener un espacio de trabajo organizado
Mantén tu espacio de trabajo cómodo, limpio y ordenado, hazlo “tuyo” y que cuando estés trabajando lo sientas como “tu lugar, dónde eres tú y lo haces tuyo a tu manera”. Cuida este espacio como si fuese tu “santuario”, un lugar donde poder ir todos los días y que no te suponga algo “tedioso” o “pesado”.

Todos somos diferentes y tenemos diversas maneras de manejar nuestros niveles de energía. La clave, aparte de entender nuestro cuerpo, nuestra mente y manejar los altibajos que podamos tener, es escoger las cosas que funcionan para ti!

 

4 claves para una planificación y gestión del tiempo efectiva

Estás delante de tu ordenador. En blanco. Tu cabeza no para de rebobinar una lista infinita de tareas a desempeñar. Varios clientes están pendientes de tu llamada reclamándote las entregas que no han llegado a tiempo. El reloj te marca los minutos que pasan porque dentro de 40 minutos tienes que ir a una cita.

¿Y tú? Piensas con qué empezar (ya han pasado 5’ más), empiezas a agobiarte al darte cuenta que en realidad no te da tiempo a nada (pasan otros 5’), te pones a revisar el correo (al final, aquí siempre hay algo que gestionar y -además- no me va a llevar mucho?!?..), una newsletter te desvía a un post muy interesante que te pones a leer (ya han pasado 15’ más..), que además te envía a descargarte una guía gratuita que crees que te podría servir (ya se han ido otros 5’) y cuando levantas la cabeza del ordenador te das cuenta que ya ha llegado la hora de salir corriendo porque no llegas a tiempo a tu cita..

¿Te suena?

Gestionar el tiempo es algo que va mucho más allá de aprender a usar unas herramientas que nos faciliten la vida o de cumplir a raja-tabla unos “trucos” que otras personas han implementado con éxito en sus vidas.

Para controlar tu productividad y el efecto “desbordado” y de agobio constante, debes conocer las claves de un sistema de productividad y sólo depende de ti misma seguirlos. Si no interiorizas estas bases será muy difícil que aprendas a vivir y organizar tu tiempo de forma eficaz pues será el tiempo que te gestionará a ti.

Una vez aclaradas las bases, no hay fórmula mágica que valga para todos: tú deberás encontrar las técnicas o trucos que mejor funcionen en tu rutina de trabajo. Pero sí hay unos conceptos comunes que si conoces y controlas te simplificarán mucho las cosas, y al final, de esto se trata..

¿Estás conmigo?

Aquí te los cuento..

1.  Mentalidad

La productividad empieza con una actitud mental de querer hacer las cosas mejor en lugar de hacer más cosas con el mismo tiempo.

Si lo que quieres es encajar cuantas más cosas en tus 24 horas para sentirte ocupado y con ello “productivo”, lo más probable es que consigas todo lo contrario: acabarás muy cansado, con demasiados lazos “abiertos” lo que te hará seguir dando vueltas a esos temas durante la noche. Además estarás “ocupado de estar ocupado” para cumplir con los deseos del ego de sentir que haces muchas cosas.

Pero la productividad real no consiste en hacer más cosas por hacer, sino de hacer las cosas de forma diferente de tal manera que el output y los resultados de tus acciones sean mayores.

Por otra parte debes fomentar una mentalidad de cambio: si tu forma de trabajar te lleva a una sensación de agobio constante y de que “no te da la vida” tienes que asumir que debes cambiar algo en tu día a día.

Si no cambias nada, lo más probable es que no cambie nada en tus resultados y tampoco en tus sensaciones.

 

2. Rutinas
Tener una rutina en el día a día es clave para reducir los tiempos “muertos” en los que te pierdes bien en el “exceso de planificación”, en la “falta de planificación” o pensando en qué siguiente paso dar sin rumbo.

Si tienes una rutina bien instalada –al igual que por la mañana sin pensar te duchas de forma automática, te será infinitamente más fácil atender las cosas que son parte de la rutina y atenerte a ellas.

Si por ejemplo tu rutina de la mañana consiste en una hora de tiempo dedicada a la lectura (aquí Kay Fabella por ejemplo nos contó su rutina de la mañana), seguida de una fase de planificación para luego seguir con el chequeo del correo, puedes estar tranquila que no vas a sucumbir a la tentación de abrir el correo según te despiertas porque sabes perfectamente que hay un tiempo planificado para ello dentro de tu rutina.

3. Energía
Sin energía no puedes hacer nada. Punto. No hay discusión. Me siento culpable de haber caído en esta trampa varias veces, trasnochando para trabajar, arrastrándome el día siguiente y quedándome despierta gracias a múltiples cafés..

Resultado: unos pocas horas más de trabajo real el día anterior y todo el día siguiente perdido porque el cansancio podía conmigo.

No hagas este error: no merece la pena.

Tener energía y acompañarla con unos hábitos de comida saludables y hacer deporte de forma regular multiplica tu productividad de forma exponencial.

Deberás controlar la energía del cuerpo para ser más productivo. Estudios lo avalan y es indiscutible: si buscas ser más productivo piensa en cómo dejar espacio para recuperar energía.

De nuevo, no se trata de añadir más y más obligaciones en las 24 horas (que, por cierto todos tenemos por igual..) sino de hacer que las horas sean más efectivas.

Reduce media hora de trabajo a cambio de media hora de actividad al aire libre y ¡te sorprenderás con los resultados! (Aquí Natalia Gomez del Pozuelo cuenta cómo para ella es imprescindible ir a andar cada día para impulsar su creatividad)

4. Delegar
Admite que no puedes llegar a todo: es sano y está en la base de una gestión correcta de tu tiempo.

Si quieres ser bueno en una cosa pero hay muchos aspectos que te desvían de lo importante, como tareas administrativas, tareas recurrentes, tareas urgentes vs importantes, la carga de trabajo y la falta de claridad mental sucumbirá por mucho que intentes concentrarte y avanzar a paso rápido (te recomiendo leer Fuera de Serie para una estupendo análisis de cómo el concentrarse en una y una sola cosa lleve a la excelencia..).

El truco está en delegar todo lo que sea posible para no cargar con el “peso” de ciertas incumbencias cuyo valor es mínimo para tu negocio pero “hay que hacerlas”.

Piensa en el valor que das a una hora de tu trabajo y ante la indecisión de dedicarte o no a ciertas tareas pregúntate: ¿me gusta hacerlo? ¿hay alguna razón especial por la que YO soy la mejor opción para hacerlo? ¿cuánto tiempo me implica dedicarme a ello vs delegar esta tarea?

¡Da el valor que se merece a tu tiempo y empieza a delegar!
Ahora que sabes en qué pilares se fundamenta la gestión del tiempo y productividad personal, no te obligues a aplicar todo y ahora: escoge una sola cosa de las cuatro y empieza a ponerte en marcha. Recuerda:

“Las pequeñas acciones mueven montañas”