Cómo trabajar con plantillas en tu negocio

¿Dedicas mucha parte de tu tiempo a enviar presupuestos, correos o escribir textos de forma repetida y mecánica?

Cualquiera de estas tareas se puede simplificar mediante el uso de plantillas. De esto te hablo en el podcast de hoy.

Escucha aquí el episodio completo en formato audio:

Muchas veces por desconocimiento o por no prestar atención al flujo de trabajo nos volcamos de forma repetitiva a ejecutar tareas sin darnos cuenta que siempre estamos creando la misma tipología de documento y/o resultado a través de nuestros textos o documentos.

Cuando trabajas con documentos con formatos estándares (aunque sean documentos personalizados), usar una base pre-definida te permitirá mantener la consistencia entre toda la documentación que se entrega en tu empresa. Además supondrá un importante ahorro de tiempo debido a la reducción de la fase creativa y la creación del documento a partir de una base prestablecida que recoge todos los posibles elementos que son identificativos del documento en cuestión.

Si por ejemplo en tu empresa se envían ciertos correos de forma recurrente (por ejemplo para el proceso post-venta), usar una plantilla de texto a partir de la que redactar el correo te aportará los siguientes beneficios:
1. No se olvida información o links importantes
2. El correo es estandard lo que garantiza unicidad de cara al interlocutor independientemente de quién lo envíe
3. Mayor simplicidad en el proceso
4. Redacción más rápida y correcta (está pre-definida y controlada para que no haya errores)

El uso de plantilla simplifica cualquier proceso que sea mecánica, repetitiva o recurrente.

 

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Cómo organizarse para cumplir con los plazos

¿Eres organizado a la hora de trabajar y cumples con los plazos marcados?
¿Te has encontrado alguna vez con la necesidad de cumplir con plazos de entrega muy estrictos debido a que varias cosas concurren un mismo día?

Escucha aquí el episodio completo en formato audio:

Recientemente he pasado por una planificación de este tipo ya que he publicado mi libro “Conquista tu tiempo” y la nueva web tras el rebranding desde www.mujeresenbusiness.com a www.stefaniadp.com el pasado 19 de junio de 2018.

Hoy te cuento los pasos exactos que me han permitido cumplir con las fechas de publicación y qué decisiones he tomado para que fuera posible.

 

1. Ser previsora con los tiempos

Toda planificación para que sea efectiva se apoya en una buena preparación previa. Para ello es clave prever de forma realista y ambiciosa cuánto tiempo conlleva la ejecución de los proyectos que estás manejando.

2. Haber marcado sólo dos prioridades trimestrales

Las prioridades se llaman de esta forma porque han de ser pocas. De otra forma no podríamos decidir donde poner el foco de nuestro trabajo puesto que no podríamos discernir entre invertir tiempo en una determinada tarea o proyecto ya que todas serían importantes.

El hecho de haber seleccionado sólo dos prioridades para el trimestre me permitió concentrar al máximo los esfuerzos y el tiempo para cumplir con los objetivos y los plazos marcados sin “perder foco” en otros proyectos.

3. Marcar a calendario la fecha en la que quería tener publicada la nueva página web y el libro

Una de las formas más eficaces para estimular de forma activa la acción es marcar un límite a la ejecución de proyectos.

Pregúntate: ¿Qué día voy a fijar (intencionalmente) para comprobar si he alcanzado mi objetivo?

Si dejas que los tiempos “se vayan definiendo solos” según avanzas con un proyecto, lo más probable es que se dilaten más de lo esperado. Además no podrás planificar las acciones posteriores a un proyecto determinado puesto que no sabes con que tiempos cuentas.

El simple hecho de marcar la fecha exacta en la quieres cumplir un objetivo en tu calendario, te permitirá definir los pasos a ejecutar -y sus tiempos- desde el final y hasta la fecha actual. te ayudará además a comprometerte con su ejecución.

4. Tener claros los bloques de trabajo que implicaban el proceso de rebranding y la escritura y publicación de un libro

Cuando te enfrentes a un nuevo proyecto es importante que visualices e integres en tu mente las grandes fases que llevan al cumplimiento de un proyecto.

De esta forma según pasen los días podrás tomar decisiones más acertadas respecto a la ejecución de tareas menores, definición de prioridades, dado que en tu cabeza tienes una visión más amplia de las consecuencias que puede conllevar una determinada acción llevada a cabo o no ejecutada hoy sobre la consecución de los objetivos.

Si no tienes claridad acerca del proceso, te animo a preguntar a las personas expertas que te están acompañando en el proceso o a informarte antes de volcarte a la fase de ejecución.

Esto te ahorrará tiempos “perdidos” en cosas que, de haber preguntado, hubieras descubierto que no tenían tanta prioridad como otras cosas, por puro desconocimiento, dejaste para un segundo momento.

5. Prever los tiempos de trabajo de los colaboradores

Si cuentas con colaboradores o proveedores externos para la ejecución de un proyecto, deberás obtener cuanta más información posible para estimar, no sólo lo que a ti te lleva ejecutar tus tareas, sino lo que les lleva.

La comunicación es clave en cualquier fase del trabajo y es por esto que sentar las bases desde el principio pudiendo estimar, de forma aproximada y realista a la vez, los tiempos, te permitirá afinar en la planificación global del proyecto y así cumplir con los plazos.

Esto no significa que los plazos de entrega de los micro-proyectos intermedios vayan a cumplirse forzosamente, pero sí serán estimaciones realistas y comprobadas con la fuente (colaboradores, proveedores de servicios..).

Pregunta los tiempos de trabajo de tus colaboradores y toma decisiones basadas en datos y no es asunciones.

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6. Apuntar todas las tareas que debía ejecutar en un gestor de proyectos

Para no perder de vista la gran cantidad de cosas que había que ejecutar, creé un tablero específico en Trello recogiendo todas las tareas que debía llevar a cabo. De esta forma tenía en todo momento control sobre lo que aún quedaba por hacer y lo que ya estaba completado.

Me permitió además darme cuenta de los pequeños detalles y de todas las tareas menores que a veces se quedan “escondidas” pero son fundamentales para llevar a cumplimiento el proyecto

En esta fase la herramienta no es tan importante como lo es tener un único espacio en el que apuntar la totalidad de tareas implicadas en el proceso. Al tener todo recogido en un mismo sitio, te será más fácil priorizar y ordenar la ejecución.

7. Filtrar las tareas imprescindibles y separarlas de las que podían llevarse a cabo en un momento posterior

Cuando cuentas con fechas de entrega estrictas, es importante separar lo “estrictamente necesario”, o lo que es lo mismo – aquellas tareas que, de no llevarse a cabo, te impiden cumplir con el objetivo en los términos que te has marcado, de lo que sí es prescindible hasta la fecha de entrega/publicación.

En el caso concreto de mi propio proyecto de re-branding, sí era importante tener la adaptación “responsive” de la web terminada al 95% antes de la publicación de la misma (no digo al 100% porque implica muchos detalles y siempre quedan algunos “flecos” que aparecen a medida que se revisa la facilidad de uso de la web en diferentes dispositivos) pero no era imprescindible tener la totalidad de episodios publicados en el blog (¡+100 episodios!) adaptados a la nueva estética.

Saber determinar cómo se diferencia una tarea de la otra te permitirá priorizar y poner en foco en las que son determinantes para conseguir el objetivo en el plazo establecido.

8. Marcar en el calendario todo lo que había que ejecutar
Como siempre comento, si sólo pudiese escoger una herramienta de productividad, escogería el calendario.

El calendario te asegurará, si le agregas tu compromiso en la ejecución, que cumplas con tu planificación ya que has encontrado espacio en tu calendario para ejecutar las tareas que habías marcado como prioritarias en la herramienta de gestión de proyectos.

RECURSOS MENCIONADOS

TrelloHerramienta de gestión de proyectos

 

49 :: Organización y planificación del trabajo antes de las vacaciones

En este nuevo episodio de podcast te quiero dar unos consejos para ayudarte a planificar la época de verano para que no sea una época de estrés y agobio y puedas vivir en tranquilidad las vacaciones descansando y desconectando sabiendo que está todo bajo control.

Te voy a contar 6 puntos e ideas que te van a ayudar a preparar tu negocio y tu marca para el verano y a aliviar el agobio que te pueda surgir de cara a esta época del año.

1. Piensa cómo quieres vivir esta época de vacaciones
¿Quieres irte y desconectar totalmente de tu negocio o no te importa estar pendiente por ejemplo de atender correos o estar pendiente de las redes sociales? Quieres dedicar unos días completos a ti misma estando desconectada de la tecnología o quieres poder estar “virtualmente” pendiente de todo?

[Tweet “Plantéate cómo quieres vivir la época de vacaciones antes de ponerte a planificar”]

Es importante que sepas como quieres que sean estas vacaciones porque en base a estos podrás tomar decisiones sobre cómo planificar las cosas para tu negocio. Yo por ejemplo quiero intentar desconectar casi al 100% cuando esté de vacaciones y entonces me interesa planificar las cosas (tanto el sitio al que me voy a ir, como los procesos que diseño de cara al verano con esto en mente y de tal forma que casi no me requieran implicación). Las vacaciones on también la oportunidad perfecta para aprovechar este tiempo para el desarrollo de negocio y otras cosas que normalmente parece que no tenemos tempo para hacer.

2. Planifica, planifica y planifica con tiempo.

Una vez tengas una idea más o menos clara de cómo quieres vivir esta época de verano planifica los siguientes pasos. Cuando hablo de planificación me refiero a que dibujes lo que va a pasar de aquí a 2-3 meses vista para luego traducir este “dibujo” en acciones concretas.

Te pongo un ejemplo con este mismo podcast: Yo publico semanalmente y como sé que no tendré fácil acceso a internet donde me iré de vacaciones y además tendré dos niños a mi cargo casi sin ayuda – lo que implica que sólo podré dedicar muy muy poco tiempo a estar pendiente de las publicaciones o de las redes sociales en ratos muy pequeños- he planificado los episodios que quiero publicar hasta finales de Septiembre. Además, -y aquí viene lo más importante- todo lo que he planificado tiene nombre y apellido, es decir sé exactamente qué día quiero que se publique un episodio, qué día otro y qué contenido se publicará. Este es un punto muy importante porque [Tweet “Tienes que ser muy específica con lo que quieres para poder planificarlo”].

Volviendo al ejemplo, no vale por ejemplo decir publicaré 10 episodios, no, digo “Publicaré el episodio 46 sobre pensamientos Limitantes el 5 de julio, el 48 sobre cómo prepararse para el verano etc..” De esta forma gano en claridad y entonces puedo proceder a definir los pasos y las tareas para cumplir con esta planificación.

Como otro ejemplo, supongamos que trabajas como diseñadora web y tienes una entrega para un cliente a mediados de agosto, piensa en el tiempo de dedicación que te implica este trabajo, añade un 30% más a esta estimación para tener en cuenta que normalmente somos demasiado optimistas en la estimación de tiempos (esto te permitirá tener un colchón de seguridad) y planifica el día que terminarás el trabajo. Aquí es importante que no te marques la fecha de entrega establecida como fecha propia de finalización del trabajo, adelántate 1-2 días y así de nuevo podrás hacer frente a cambios de última hora e incluso puedes llegar a sorprender a tu cliente: Nunca olvides la importancia del efecto sorpresa!!

Al planificar ése día y al comprometerte con esa fecha para finalizar el trabajo ten en cuenta, si te vas de vacaciones, el tiempo que quieres dedicar a ello durante las vacaciones o si no quieres dedicar tiempo: revisa el punto 1 y decide.

[Tweet “En la planificación empieza por el final y ve hacía atrás para decidir los pasos intermedios”].

3.Pon todo a calendario
No sirve de nada planificar si no lo apuntas en la agenda o en el calendario. De nada. Te aconsejo que apuntes todo todo todo. Volviendo al ejemplo del encargo de un diseño web apunta a calendario las fechas que estás de vacaciones, apuntalo como tiempo “ocupado” y para las semanas que quedan hasta la fecha definida desglosa los pequeños pasos que tendrás que dar y ponlos a calendario.

Volviendo al ejemplo de un diseñador web que tiene que crear la web para un cliente, las tareas podrían desglosarse de esta forma..

– Instalación de wordpress y definición de la plantilla de diseño
– Diseño de marca
– Diseño del home
– Diseño del sobre mí
– Plugins etc..

Y para cada una de estas cosas escoge y marca en el calendario cuándo te vas a dedicar a ellas para asegurarte que tienes el control sobre esos pasos y vas a cumplir con ellos. El calendario es tu aliado, no lo veas como algo que te mete presión.

[Tweet “El calendario es una herramienta clave para tener control sobre nuestro tiempo”]

4. Define lo que es realmente importante y que requiere de tu presencia o de tu supervisión y lo que no lo es, delégalo.
Tener delante una época de vacaciones es la oportunidad perfecta para delegar las tareas que no requieren de tu presencia o implicación directa en un colaborador o -incluso- en un cliente o posible cliente.

A veces tenemos clientes o seguidores tan fieles y tan entregados a nuestra marca, que estarían encantados de colaborar si necesitamos ayuda. Por ejemplo en mi caso tengo a Tania que en primera instancia fue una oyente del podcast, que me ha demostrado interés en colaborar y me apoya con las redes sociales y estando de vacaciones le dejaré algo más de responsabilidad para que yo pueda desconectar con algo más de tranquilidad.

No pienses que todo lo que pides ha de ser a cambio de dinero: Las personas a veces quieren colaborar de forma totalmente desinteresada y para ellas es un honor ayudar en ciertas tareas que no impliquen tanta presencia o responsabilidad nuestra pero en las que ellas sí sientan que están aportando. Siempre puedes regalarle un producto gratis por ejemplo o tener una atención especial a cambio de esta ayuda y estos detalles muchas veces valen mucho más que pagar.

[Tweet “Aprende a aceptar la ayuda de personas entregadas con tu proyecto de cara a la planificación de vacaciones”]

5. Deja clara tu disponibilidad

No hace falta que cuentes al mundo tus planes de vacaciones en las redes sociales y además no lo recomiendo, pero sí puedes avisar acerca de tu reducción de disponibilidad a tus clientes y a las personas que tienes en tu lista de suscriptores y decidir si, por ejemplo, a algunos de estos clientes quieres ofrecer un servicio premium por poder ponerse en contacto contigo con disponibilidad casi total incluso estando de vacaciones.

Es sano e importante que el cliente lo sepa y es mucho mejor que te adelantes a posibles peticiones de última hora y que “eduques” a tus clientes o compradores sobre la importancia de este tiempo en el que estarás con menos disponibilidad, a que de repente se generen tensiones porque se esperan de ti una respuestas inmediata y se encuentran que no estás disponible para estos “servicios last minute”.

Si no te importa atender estas peticiones que puedan surgir mientras estás bajo la sombrilla en la playa, no pasa nada, perfecto, entonces sabrás qué disponibilidad comunicar a tus clientes, pero lo importante es que estas cosas estén alineadas.

6. Apóyate en la tecnología
La tecnología es otra aliada importantísima para ayudarnos a que las cosas funcionen aunque no estemos físicamente presentes. Y si estás pensando “no soy nada techie, no se me da nada bien” te puedo asegurar que no hace falta ser ingenieros para utilizar aplicaciones que nos hacen la vida más fácil, pero sí, hay que querer en primera instancia dedicar tiempo a eso.

Si lo que quieres es vivir las vacaciones para desconectar, debes apoyarte bien en colaboradores o bien, en tecnología para conseguirlo. Te animo a que inviertas algo de tiempo en dejar automatizadas tareas asociadas a, por ejemplo, el filtrado de correos, entradas del blog o en la web que quieras publicar, posts en redes sociales.. Como dijo Silvia Leal: “La clave de la tecnología no es ser un experto sino tener curiosidad”, así que no te desanimes y piensa que si te tomas el tiempo para planificar y aprender lo que la tecnología nos permite planificar, esto te simplificará mucho las cosas, más aún cuando te quieres ir de vacaciones y disfrutar de este momento de descanso.

MÁS RECURSOS MENCIONADOS

Entrevista a Silvia Leal sobre tecnología

 

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Cómo aumentar la fortaleza mental y convertirse en personas de alto rendimiento

¿Qué diferencia los campeones de sus competidores si entrenan tanto como los demás, si todos comparten las mismas características físicas y tienen a disposición los mejores servicios e instalaciones?

Qué hace que una persona tenga más éxito que otra? ¿Cuál es el secreto? Además.. ¿Cualquier persona puede llegar a ese éxito?

Las personas de alto rendimiento tienen una fuerza especial que las separa de la media. Este “secreto” se encuentra entre las dos orejas y se llama “Resistencia mental”.

[Tweet “El secreto que separa las personas de alto rendimiento del resto es la fortaleza mental”]

Así es como se describe normalmente esta fortaleza mental:

La habilidad para trabajar duro y responder con flexibilidad al fracaso y la adversidad; Es la capacidad interior que permite a los individuos trabajar duro, perseguir sus pasiones y conseguir su metas de largo plazo

.

Angela Duckworth, profesora de Psicología se refiere a ella como “Coraje”. A través de su investigación y su libro “Grit – El poder de la pasión y la perseverancia”, ella encontró que éste es el elemento clave que lleva al éxito y que además juega un papel mucho más importante que cualquier otra cosa a la hora de conseguir los objetivos para tu negocio, para tu salud o en tu vida.

Esta es una noticia fantástica, ya que si no tenemos control ninguno sobre nuestros genes, por lo menos sabemos que podemos trabajar para mejorar y aumentar nuestra resistencia mental.

[Tweet “La resistencia mental no depende de la genética y se puede trabajar para aumentarla”]

Entonces, ¿Qué hace que una persona sea mentalmente fuerte y cómo lo podemos conseguir? ¿Cómo se consigue en la vida real?

Las personas que han desarrollado esta fortaleza mental comparten ciertas características. El psicólogo y doctor Peter Clough, desarrolló un entrenamiento llamado “las 4 Cs de la fortaleza mental”, una medida de valoración psicométrica que permite valorar la resistencia mental a través de cuatro áreas de análisis (Leer aquí el artículo completo)

Pilares del modelo de entrenamiento mental
Pilares del modelo de entrenamiento mental:

· Confianza
· Desafío (Challenge)
· Control
· Compromiso

1. Confianza
¿Crees en ti misma y en tus capacidades? ¿Sabes manejar de forma efectiva los conflictos y los retos? ¿Tiene aptitudes sociales sólidas?

Las personas que tienen confianza en sí mismas, creen que pueden alcanzar el éxito, pase lo que pase por el camino. Trabajan muy duro para desenvolverse en entornos competitivos, son proactivas y toman decisiones atrevidas pese al miedo.

[Tweet “Trabaja la confianza en ti misma para desarrollar una fortaleza mental a prueba de obstáculos”]

2. Desafío
¿Sientes que progresas cuando te enfrentas a entornos de cambios constantes y que presentan nuevas oportunidades para aprender y mejorar?

Las personas que acogen retos, normalmente tienen una habilidad extraordinaria para trabajar y pensar fuera de los límites establecidos. Les gusta ejercitar la creatividad y aceptar algún nivel de riesgo. ¿Por qué?

Están terriblemente enfocados a alcanzar metas positivas.

3. Control
¿Sientes que tienes el control sobre tu vida y el poder de dar forma a tu destino?

¿Cómo reaccionas a los altibajos de la vida? ¿Te dejas llevar por las mareas?

Las personas que tienen un sensación fuerte de control sobre sus vidas tienden a estar más relajadas y confiadas. Están más conectadas con sus emociones, se auto-regulan y se motivan para alcanzar resultados.

[Tweet “Tener el #control te ayuda a relajarte y darte la #confianza para alcanzar #resultados”]

4. Compromiso
¿Te comprometes para conseguir tus objetivos? ¿Estableces metas y trabajas constantemente para conseguirlas incluso cuando la cosa se hace difícil y hay momentos de incertidumbre?

 

¿Cómo te sientes después de haber leído este post? Crees que eres una persona mentalmente fuerte, lo sabías o aún no te sientes mentalmente fuerte pero sí crees que tienes la capacidad para desarrollar esta fortaleza mental?

Esta habilidad se desarrolla con el tiempo, paso a paso y poco a poco.

¿Por qué no empezar ahora mismo a intentar ser una mejor versión de ti misma?

 

[Tweet “Es la perseverancia y la pasión por alcanzar nuestras metas de largo plazo que hace la diferencia – Angela Duckworth”]

 

Cómo controlar la energía del cuerpo y ser más productivos

Nuestro nivel de energía depende, en gran medida, del estado de nuestro cuerpo, mente y emociones y de cómo éstos se relacionan entre sí. Todos tenemos altibajos y en estos momentos es cuando se hace más necesario saber gestionarlos de manera eficaz!

Para manejar tus niveles de energía eficazmente, necesitas entender primero tus propios patrones de energía.

Por lo general, todos tenemos patrones de energía similares (por ejemplo, estamos más cansados al final de la jornada laboral, a la hora de hacer alguna actividad deportiva, cuando llega el final de un día muuuuyyy largo, etc), sin embargo éstos fluctúan de persona a persona y también se ven afectado por factores externos (..¿Conoces a alguien que es muy enérgico y productivo muy temprano por las mañanas y otros que lo son más por la noche?)

¿Alguna vez has hecho un seguimiento de tus propios niveles de energía a lo largo de un día o durante una semana consecutiva y has observado algún patrón?

Si no lo has hecho nunca, te recomiendo que lo hagas.
¿Cómo? Muy simple: Puntúa tu nivel de energía de 1 – 10 (siendo 1 el más bajo) a lo largo del día y a unas horas determinadas. Hazlo unos días: Estoy segura que pronto verás un patrón de comportamiento y de energía.
Este es el primer paso para conocer tus niveles de energía, por lo que podrás planificar tu día, así como tareas específicas de acuerdo a tus niveles de energía!

[Tweet “Clasifica tus niveles de energía y con ellos, clasifica tus tareas”]

Aquí te doy un ejemplo de clasificación:

Tareas que requieren mucha energía (niveles de energía de 8 a 10)
Este es el momento más preciado y que te demandará más energía, así que elige las tareas más complejas y más urgentes que necesitan ser completadas (Ojo, No confundir con “¡Cómo priorizar tus tareas” que es un tema completamente distinto!)

Tareas que requieren energía media (niveles de energía de 5 a 7)
Utiliza este tiempo para tareas que requieran una energía moderada, como, por ejemplo, tareas relacionadas con la comunicación (hablar con gente, mandar mensajes, etc), reuniones, decisiones no esenciales, etc.

Tareas que requieren baja energía (niveles de energía de 4 o menos)
Deja las tareas repetitivas o pausadas para este tiempo, las que no requieren una “actividad cerebral” muy elevada, como por ejemplo, leer o ver la televisión.

Ahora que conoces un poco más tus niveles de energía, te cuento algunos factores que te ayudarán a gestionar y administrar estos niveles y con ello aumentar tu productividad en el día a día.

1.Dormir bien y las horas necesarias
· Elimina cualquier distracción que pueda fastidiarte el sueño
· Sé estricto con los horarios: Respeta la hora a la que te acuestas y te despiertas
· Crea una rutina antes de acostarte y síguela. Descansar el cerebro y su actividad nos hará estar más llenos de energía para afrontar cualquier reto del “día a día”.

2.Comer sano
Los alimentos nos dan energía, sin embargo, no todos los alimentos son iguales y por esto nos aportan energía de forma diferente. Como norma general, favorece alimentos no procesados, alimentos que “crecen y mueren”, muchas frutas y verduras (come siguiendo los colores del “arco iris”, “comiendo” cuantos más colores te sea posible), nutrientes, proteínas magras y alimentos bajos en glucemia. Intenta siempre evitar comer alimentos procesados, aunque de vez en cuando nos sintamos tentados a comernos un “Big Mac con patatas” ;)!

3.Beber mucho mucho mucho agua
Tan importante como la comida, es recordar hidratarse durante el día… Después de todo, nuestros cuerpos están compuestos por este importantísimo elemento, entre un 45% – 60% de agua (dependiendo de la edad y el sexo). Por lo que el agua debe ser un elemento más que obligatorio en nuestro día a día. Una buena regla general a seguir es beber 8 vasos de agua al día: Si no vas al baño por lo menos 4 – 5 veces al día, NO estás bebiendo suficiente agua!

4.Moverse
Sudoración y respiración inundan tu cuerpo con endorfinas y aumentan naturalmente tus niveles de energía! El ejercicio permite liberar toxinas, lo que te hace sentir mejor y liberar tensión y, lo que es mejor, ¡Es totalmente natural!

Planificar el día

5.Planificar el día
Planifica tus días de trabajo de acuerdo con tus niveles de energía (como se mencionó anteriormente). Te darás cuenta que el tiempo dedicado a planificar el día te hará ahorrar mucho tiempo!

6.Realizar descansos
Recuerda realizar descansos durante el día que te permitan “recargar las pilas”. Durante estas pausas puedes realizar cualquier actividad como ir a dar un paseo, hacer algo de deporte, echarte una siestecita, meditar, incluso “no hacer nada”, tan sólo parar… con el fin de eliminar tensión y recuperar energía.
[Tweet “Si piensas que no tienes tiempo para realizar descansos “productivos”, prográmalo en tu calendario!”]

6.Tener un espacio de trabajo organizado
Mantén tu espacio de trabajo cómodo, limpio y ordenado, hazlo “tuyo” y que cuando estés trabajando lo sientas como “tu lugar, dónde eres tú y lo haces tuyo a tu manera”. Cuida este espacio como si fuese tu “santuario”, un lugar donde poder ir todos los días y que no te suponga algo “tedioso” o “pesado”.

Todos somos diferentes y tenemos diversas maneras de manejar nuestros niveles de energía. La clave, aparte de entender nuestro cuerpo, nuestra mente y manejar los altibajos que podamos tener, es escoger las cosas que funcionan para ti!

 

4 claves para una planificación y gestión del tiempo efectiva

Estás delante de tu ordenador. En blanco. Tu cabeza no para de rebobinar una lista infinita de tareas a desempeñar. Varios clientes están pendientes de tu llamada reclamándote las entregas que no han llegado a tiempo. El reloj te marca los minutos que pasan porque dentro de 40 minutos tienes que ir a una cita.

¿Y tú? Piensas con qué empezar (ya han pasado 5’ más), empiezas a agobiarte al darte cuenta que en realidad no te da tiempo a nada (pasan otros 5’), te pones a revisar el correo (al final, aquí siempre hay algo que gestionar y -además- no me va a llevar mucho?!?..), una newsletter te desvía a un post muy interesante que te pones a leer (ya han pasado 15’ más..), que además te envía a descargarte una guía gratuita que crees que te podría servir (ya se han ido otros 5’) y cuando levantas la cabeza del ordenador te das cuenta que ya ha llegado la hora de salir corriendo porque no llegas a tiempo a tu cita..

¿Te suena?

Gestionar el tiempo es algo que va mucho más allá de aprender a usar unas herramientas que nos faciliten la vida o de cumplir a raja-tabla unos “trucos” que otras personas han implementado con éxito en sus vidas.

Para controlar tu productividad y el efecto “desbordado” y de agobio constante, debes conocer las claves de un sistema de productividad y sólo depende de ti misma seguirlos. Si no interiorizas estas bases será muy difícil que aprendas a vivir y organizar tu tiempo de forma eficaz pues será el tiempo que te gestionará a ti.

Una vez aclaradas las bases, no hay fórmula mágica que valga para todos: tú deberás encontrar las técnicas o trucos que mejor funcionen en tu rutina de trabajo. Pero sí hay unos conceptos comunes que si conoces y controlas te simplificarán mucho las cosas, y al final, de esto se trata..

¿Estás conmigo?

Aquí te los cuento..

1.  Mentalidad

La productividad empieza con una actitud mental de querer hacer las cosas mejor en lugar de hacer más cosas con el mismo tiempo.

Si lo que quieres es encajar cuantas más cosas en tus 24 horas para sentirte ocupado y con ello “productivo”, lo más probable es que consigas todo lo contrario: acabarás muy cansado, con demasiados lazos “abiertos” lo que te hará seguir dando vueltas a esos temas durante la noche. Además estarás “ocupado de estar ocupado” para cumplir con los deseos del ego de sentir que haces muchas cosas.

Pero la productividad real no consiste en hacer más cosas por hacer, sino de hacer las cosas de forma diferente de tal manera que el output y los resultados de tus acciones sean mayores.

Por otra parte debes fomentar una mentalidad de cambio: si tu forma de trabajar te lleva a una sensación de agobio constante y de que “no te da la vida” tienes que asumir que debes cambiar algo en tu día a día.

Si no cambias nada, lo más probable es que no cambie nada en tus resultados y tampoco en tus sensaciones.

 

2. Rutinas
Tener una rutina en el día a día es clave para reducir los tiempos “muertos” en los que te pierdes bien en el “exceso de planificación”, en la “falta de planificación” o pensando en qué siguiente paso dar sin rumbo.

Si tienes una rutina bien instalada –al igual que por la mañana sin pensar te duchas de forma automática, te será infinitamente más fácil atender las cosas que son parte de la rutina y atenerte a ellas.

Si por ejemplo tu rutina de la mañana consiste en una hora de tiempo dedicada a la lectura (aquí Kay Fabella por ejemplo nos contó su rutina de la mañana), seguida de una fase de planificación para luego seguir con el chequeo del correo, puedes estar tranquila que no vas a sucumbir a la tentación de abrir el correo según te despiertas porque sabes perfectamente que hay un tiempo planificado para ello dentro de tu rutina.

3. Energía
Sin energía no puedes hacer nada. Punto. No hay discusión. Me siento culpable de haber caído en esta trampa varias veces, trasnochando para trabajar, arrastrándome el día siguiente y quedándome despierta gracias a múltiples cafés..

Resultado: unos pocas horas más de trabajo real el día anterior y todo el día siguiente perdido porque el cansancio podía conmigo.

No hagas este error: no merece la pena.

Tener energía y acompañarla con unos hábitos de comida saludables y hacer deporte de forma regular multiplica tu productividad de forma exponencial.

Deberás controlar la energía del cuerpo para ser más productivo. Estudios lo avalan y es indiscutible: si buscas ser más productivo piensa en cómo dejar espacio para recuperar energía.

De nuevo, no se trata de añadir más y más obligaciones en las 24 horas (que, por cierto todos tenemos por igual..) sino de hacer que las horas sean más efectivas.

Reduce media hora de trabajo a cambio de media hora de actividad al aire libre y ¡te sorprenderás con los resultados! (Aquí Natalia Gomez del Pozuelo cuenta cómo para ella es imprescindible ir a andar cada día para impulsar su creatividad)

4. Delegar
Admite que no puedes llegar a todo: es sano y está en la base de una gestión correcta de tu tiempo.

Si quieres ser bueno en una cosa pero hay muchos aspectos que te desvían de lo importante, como tareas administrativas, tareas recurrentes, tareas urgentes vs importantes, la carga de trabajo y la falta de claridad mental sucumbirá por mucho que intentes concentrarte y avanzar a paso rápido (te recomiendo leer Fuera de Serie para una estupendo análisis de cómo el concentrarse en una y una sola cosa lleve a la excelencia..).

El truco está en delegar todo lo que sea posible para no cargar con el “peso” de ciertas incumbencias cuyo valor es mínimo para tu negocio pero “hay que hacerlas”.

Piensa en el valor que das a una hora de tu trabajo y ante la indecisión de dedicarte o no a ciertas tareas pregúntate: ¿me gusta hacerlo? ¿hay alguna razón especial por la que YO soy la mejor opción para hacerlo? ¿cuánto tiempo me implica dedicarme a ello vs delegar esta tarea?

¡Da el valor que se merece a tu tiempo y empieza a delegar!
Ahora que sabes en qué pilares se fundamenta la gestión del tiempo y productividad personal, no te obligues a aplicar todo y ahora: escoge una sola cosa de las cuatro y empieza a ponerte en marcha. Recuerda:

“Las pequeñas acciones mueven montañas”

5 pensamientos limitantes que intentarán desviarte del camino hacia el éxito

Hace poco participé en un brunch del que nos despedimos con una frase que me dejó impactada: “¿Y si no tuvieras miedo?”. Cuando leí esta frase me dejé llevar por la imaginación como haría un niño.. Mi primera imagen cayó en las aves y como ellos vuelan encima de todo como si no tuvieran preocupación alguna ni ningún pensamiento que les limite para volar cada vez más alto..

Con el post de hoy he recopilado 5 pensamientos que aparecen de vez en cuanto –casi a posta- para limitarnos a volar alto e intentan sabotear las ambiciones y las ganas de apuntar a metas realmente grandes en la vida y en el trabajo.

Pero existen. Y siempre existirán, aparecerán en mayor o menor medida y nos acompañarán siempre ya que somos humanos. Así que el único “remedio” es aprender a conocerlos y controlarlos.

Saber que existen es el primer paso para enfrentarse a ellos, mirarlos desde “fuera”, decidir dejarlos de lado y seguir más valiente que nunca en tu camino de ambición y éxito.

1. “No sé hacerlo y no sé por dónde empezar”
Nadie sabe de una cosa hasta que se ponga a actuar sobre ella: Yo no sabía nada de edición de audio, de páginas web o de crear podcasts antes de ponerme manos a la obra y empezar a actuar para aprender sobre ello.
No sólo este pensamiento es peligroso porque pone freno a la acción, sino que además des-incentiva a ello y ofrece una buenísima excusa para la mente para no “atreverse” a lanzarse hacía algo desconocido.
Si te enfrentas a este pensamiento te animo a que cambies la perspectiva, que te concentres en lo que sí sabes y que saques lo máximo de lo que sabes para traducirlo en pasos concretos que te acerquen a lo que no sabes.

2. “No tengo tiempo”
¿Qué significa “No tener tiempo”? Cada uno de nosotros es dueño de su tiempo y todos tenemos las mismas 24h para escoger qué hacer con ellas. Ponte delante un calendario y elige qué tiempo tienes para una cosa y qué tiempo decides no tener para otra. En el momento en el que decides no dedicar tiempo a algo estás diciendo sí a otras cosas: No dejes que el tiempo te controle sino empieza tú a controlar tu tiempo de forma consciente. Si decides no tener tiempo para algo, así será. Pero que sea eso fruto de una decisión, no porque antes siquiera de medir las alternativas el “No tengo tiempo” te haya parado para efectivamente evaluar si de verdad es así.

3. Pedir constantemente disculpas
Está bien que nos hayan educado a ello, pero.. Si fuera algo que sale una y otra vez en nuestras conversaciones y sin que nos demos cuenta nos genera una predisposición mental de “sumisión”? Parece una palabra muy fuerte, pero piensa qué diferencia tiene escribir un correo que empieza por “Disculpa que te moleste, quería comentarte acerca de…” o empezar directamente por “Quería comentarte acerca de..”.

Piensa si es realmente necesario que te disculpes, si lo haces por “educación” o si te estás adelantando a una reacción de tu interlocutor que igual nunca se va a producir, pero que le está ofreciendo la oportunidad que sí pase. Si éste es el caso, simplemente evita pedir disculpas, te puedo asegurar que si de verdad alguien nota molestia o se siente incómodo por alguna actuación no tardará en hacértelo notar.

4. “¿Qué pensarán los demás de mí?”
¿Cuántas veces no arriesgamos por el miedo al reconocimiento? Este pensamiento responde a una de las necesidades básicas de cada ser humano según Maslow, lo que significa que es algo normal que sintamos la necesidad de ser reconocidos por los demás. Sin embargo aquí te quiero animar a separar el aspecto “negativo” de todo esto que, de nuevo, actúa como freno a nuestro sueños, ambiciones e impulso a la acción.

Ya tenemos bastantes preocupaciones personales como para preocuparnos también de lo que puedan pensar los demás de nosotros.
Pero eso es fácil de decir y muy difícil de poner en practica… Asi que te doy mi personal “táctica” para enfrentarme a estos momentos:

1. Respira hondo
2. “Aléjate” para relativizar y ver la situación desde una perspectiva más amplia y lejana
3. Enfócate en lo que tienes bajo control (o que depende de ti) de esa situación; La preparación es clave y te dará tranquilidad! (p.e. en mi caso para enfrentarme a la “vergüenza” de publicar mi primer episodio, me concentré en generar el mejor contenido posible y no en la posible reacción a dicho contenido)
4. Analiza las consecuencias de que los demás “juzguen” mal tus acciones: Verás que la mayoría de las veces no son lo bastante graves como para justificar limitarte en tus decisiones de seguir adelante. Sigue y persigue y si a alguien no le gusta NO PASA NADA!

5. “¿Y si fracasara?”
…¿Cuántas veces por miedo a fracasar ni siquiera lo intentamos? La realidad es que si interpretamos un fracaso en acciones que hemos emprendido, por ejemplo no haber conseguido un cliente importante o un producto que no ha repercutido el interés esperado, como un fracaso personal allí es donde nos estamos limitando! No es esta la pregunta en la que nos debemos fijar sino ¿Qué puedo hacer para mejorar? O ¿Como puedo evitar que sea un fracaso? Muchas veces el simple uso de palabras distintas tiene un impacto muy grande en cómo interpretamos las situaciones y en nuestra aptitud hacia ellas.

Controlar estos pensamientos es clave para construir una mente fuerte y crear la actitud indispensable para el éxito.

Sé audaz: No te dejes llevar por el síndrome del impostor, apuesta por ti y no dejes que estos pensamientos te desvíen del camino.

¿Quieres saber más acerca de este síndrome tan común? Aquí puedes acceder a la explicación muy completa de mi caro amigo Álvaro.

 

¿Te ves reflejada en alguno de estos pensamientos? ¿Qué más ideas te rondan la cabeza que quieren sabotear tu camino?

 

Cómo venderse en una entrevista de trabajo

¿Alguna vez te has preguntado o has escuchado a la gente preguntarse: “¿Cómo puedo vender mi experiencia profesional en una entrevista de trabajo?” Sin embargo, ¿qué significa realmente “venderse”? y ¿Por qué la mayoría de la gente lo aconseja?

Cuando alguien nos da este consejo, generalmente, se suele conseguir el resultado contrario, o se obtiene una idea errónea de cómo “vender nuestro potencial como profesionales”, ya que asociamos a “venta” o “vender” a cosas materiales, productos, servicios, o “vendernos” como personas, llegando en algunos casos a ser algo “mal visto”. Quizás este tipo de situaciones les sean más “fáciles” a personas con un perfil comercial, que saben qué, cómo, cuándo y por qué decir “esta palabra” o “aquella”, ya que su experiencia les ha puesto en dicha situación previamente. Sin embargo, para aquellos no familiarizados con este tipo de procesos o, llamémoslas, “transacciones”, la “venta” es a menudo mal entendida, no es convincente y puede llegar a ser hasta un momento desagradable para ambas partes.

Si quieres mi opinión, sí necesitamos “vendernos” en las entrevistas y remarcar nuestros éxitos, sin embargo puede pasar que a la hora de “vendernos” nos encontremos en una situación desagradable o que parezca que estamos desesperados por conseguir ese puesto de trabajo.

Las entrevistas son una calle de doble sentido

Las entrevistas son algo más que una oportunidad para que los entrevistadores o los departamentos de RRHH verifíquen y confírmen nuestra experiencia y conocimientos con preguntas convencionales o pre-programadas.

Una entrevista puede llegar a ser algo así como una “primera cita”, donde ambas partes tienen la oportunidad de conocerse un poco más en profundidad, donde “sacar a relucir” tu potencial, donde descubrir un poco más sobre la cultura y los valores de empresa y también donde conocer más sobre la propia experiencia de los entrevistadores. El hecho de “quedar y vernos” para una entrevista, no significa que vaya a surgir el “amor a primera vista”, pero sí puede ser una buena ocasión para recabar más información. De hecho, si hay “química”, puede convertirse en una “segunda cita” e incluso en una “tercera”. De haber tenido esa “primera cita” con un resultado positivo, posiblemente, habrá una segunda cita… Así pues, estas “citas” serán buenas no sólo para responder a las preguntas sino para hacer preguntas y escuchar activamente!

[Tweet “Conoce tus habilidades y habla con valor añadido”]

Los seres humanos somos naturalmente criaturas emocionales y nos gusta hablar de nosotros mismos, larga y tendidamente…
Esto pasa también a las personas que nos realizan la entrevista: Si haces preguntas y escuchas, serás capaz de averiguar qué es lo que realmente están buscando o qué perfil profesional quieren contratar. Así, a través de esa “escucha activa”, serás capaz de hablar sobre tu propia experiencia profesional con ejemplos reales y orientar dicha experiencia a aquello que el entrevistador está buscando. No todos somos iguales: Algunos procesamos la información de forma más rápida mientras que a otros nos lleva más tiempo procesarla.

[Tweet “Tener bien estructurada y preparada la información puede ser la clave del éxito de una entrevista de trabajo”]

Las 3 P’s: ¡Prepara, prepara y prepara!

La gente piensa que la entrevista en sí es lo más importante del proceso completo que culmina en una entrevista de trabajo. Sin embargo, la entrevista no es nada más que la punta del iceberg. Como cualquier evento, presentación o propuesta comercial la carga de trabajo está en la preparación: “Preparar, preparar y preparar sin parar”, como nos diría Espinete, pero en lugar de pintar algo, lo haría a la hora de afrontar una entrevista de trabajo.

¿Cómo prepararnos para una entrevista?

1.Conócete a ti mismo
¿Cuál es tu marca personal? ¿Cómo te ven las personas y cómo quieres que te vean profesionalmente?

Es bueno que pienses en algunas preguntas y respuestas, que las escribas e incluso las compartas con amigos de confianza. A través de este tipo de ejercicios y prácticas adquirirás fluidez, rapidez, agilidad y aprenderás a ser más eficaz a la hora de responder preguntas en una entrevista de trabajo.

Algunos ejemplos de preguntas pueden ser:

¿Qué estoy buscando con este trabajo?
– Tipo de gestión
– Remuneración salarial
– Proyección profesional
– Programa y planes de viaje, otros beneficios
– Ambiente laboral
¿Cuáles son mis puntos fuertes?
¿Cómo he demostrado esos puntos fuertes en puestos anteriores?
¿Dónde y cómo puedo agregar valor a esta empresa?
¿Cómo mi “valor añadido” puede ser la clave para ese puesto de trabajo?
¿Cómo de relevante es mi base de conocimientos para el trabajo que solicito?

2.Conoce tu audiencia
Conocer la empresa, lo que está buscando e incluso obtener información sobre la persona que va a realizar la entrevista, es muy valioso. Así que ¡Tómate el tiempo para investigar!

3. Demuestra en lugar de perderte en el “blablabla”
Apoyar lo que decimos con ejemplos sólidos siempre ayuda en las entrevistas y mostrará al entrevistador que sabes de lo que hablas además de ofrecer argumentos sobre cómo aplicarlo al puesto de trabajo vacante!

Si la idea de enfrentarte a una entrevista de trabajo de una forma abierta y honesta te da noches sin dormir y sientes mariposas en el estómago, no te preocupes: ¡No eres la única!

Como todas las habilidades que aprendemos, ya sea tocar el piano o aprender un nuevo idioma, aprender cómo enfrentarse a una entrevista de trabajo es un conjunto de habilidades que podemos desarrollar, paso a paso. Con la mentalidad correcta y con consistencia, cuanto más practiques más controlarás, no sólo tus aptitudes, cualidades o hasta donde quieres llegar, sino cualquier aspecto de tu vida.

 
 
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5 consejos para tener más visibilidad en el trabajo

Si trabajas en una gran empresa sabrás lo complicado que es que se te identifique con algo más que un número y que tus logros y tus aportaciones a la empresa estén reconocidas por las personas a tu alrededor. Está ampliamente comprobado que quedarse detrás del ordenador no nos ayuda a aumentar nuestra visibilidad, sin embargo ¿Cuántas veces pasa?

Hacerte “visible” a los demás es algo indispensable si buscas crecer en tu carrera y subir peldaños: ¿De qué sirve hacer el mejor proyecto del mundo o tener la mejor idea si nadie se entera de ello?

A continuación te voy a dar 5 consejos que aumentarán tu visibilidad en el puesto de trabajo. Te puedo decir con el 100% de confianza (lo he comprobado!!) que cada uno, si puesto en práctica, trae su fruto, alguno más a corto plazo que otro pero aquí te doy unos cuantos para que puedas elegir por cuál de ellos empezar.

1. Sal de la cueva Sí, lo primero y más básico es salir de tu “habitat” de trabajo, sea éste bien tu rincón en el trabajo, tu casa o la oficina. He pasado demasiados años siempre y (casi) sólo centrándome en hacer bien mi trabajo detrás del ordenador sin dar importancia a que se notara mi trabajo, que yo era la que lo estaba haciendo y en definitiva a venderlo y venderme.
¡No hagas el mismo error! Sé consciente de la importancia que tiene que la gente alrededor tuyo (bien tus responsables o personas en otras áreas con las que colaboras) sepa asociar tu cara y tu persona a tu nombre y que poco a poco te vaya conociendo no sólo porque aparece tu nombre de pasada en un correo.. El que la gente te conozca y te reconozca físicamente les hará más fácil acordarse de ti en un futuro.

2. Sé diferente ¿Cuál es tu talento diferenciador? Piensa en qué puedes brillar y busca potenciar este factor: Esto te hará destacar frente a los demás y además como es tu punto fuerte te será más fácil lucir por ello. No pienses en las habilidades en las que flaqueas sino centra tu atención donde más valor crees que puedes aportar. Todos tenemos alguna actitud o capacidad especial que nos hace diferentes: Poténciala y haz que los demás lo vean.

3. Genera ideas y propuestas innovadoras En un mundo tan digital y en el que la cantidad de información es aplastante, todo lo que está estandardizado no basta para diferenciarnos: Hay que ser creativos. Sé pro-activa en lugar de reactiva. La actitud pro-activa está identificada en el libro de Stephen Convey como una de “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”: Adelántate y propone tus ideas antes de que to lo pidan. Con tus propuestas siempre busca innovar bien sea en términos de procesos, de gestión de los recursos, de optimización de tiempos o en la creación de ideas que aporten un valor fácilmente medible.

4. Busca un role model, fíjate en su forma de actuar y emula lo que hace.
Una forma “sencilla” para ganar visibilidad es emular el comportamiento de las personas que ya son reconocidas en la empresa y que identificamos como role-models. Fíjate en lo que hacen estas personas, con quién y cómo interactúan, tanto físicamente como online o en las comunicaciones internas de una empresa. Pregúntate qué puedes hacer tú con tus recursos para conseguir lo mismo. Muchas veces no será posible replicar lo que haga esa persona que estás observando, pero sí ten los ojos abiertos para captar ideas que se adapten a tu propia situación.

5. Resuelve problemas
Desarrolla una forma de trabajar enfocada a la resolución de problemas y una actitud mental propensa a ayudar. Poco a poco te darás cuenta que si consigues que los demás, no sólo tus compañeros sino también proveedores o colaboradores externos, tengan una buena opinión de ti, de tu forma de trabajar y te vean como una persona resolutiva, serán ellos mismos embajadores de tu trabajo: Te darán más visibilidad porque querrán rodearse de personas como tú cuando surja algún problema. Si ofreces la solución a un problema de especial relevancia para el negocio o la empresa, sólo esto te dará una gran visibilidad. Pero no hay que obsesionarse por las grandes cosas o buscar ser el próximo Steve Jobs para que se reconozca tu aportación: Los pequeños avances, las pequeñas mejoras y aportaciones de valor, a largo plazo pueden tener un impacto muy grande para tu empresa y en definitiva para ti.

Antes de terminar y en todos los casos mencionados tendrás que pasar por una cosa común y de la que no puedes prescindir: Aprender a venderte Habla de tus logros, explícalos a tus compañeros, enseña lo que has alcanzado, no tengas miedo a que se te vea como la persona que busca relucir: Siempre habrá alguien que pondrá en discusión lo que has hecho y te hará sentir incómoda pero piensa que la envidia se puede trasmitir de muchas formas y hay que aprender a convivir con ella..

Por último, en todo este proceso no te olvides nunca de ser tú misma: No vendas lo que no eres o lo que no has hecho porque esto no te llevará lejos y además dañará tu reputación en el trabajo. Sé tu misma, haz de tus fortalezas y tus logros tu carta de ventas y aprende poco a poco a convivir con la incomodidad de venderte.

 

¿Qué más acciones has puesto en práctica con éxito para hacerte más visible en el trabajo? ¡Comenta abajo!

¿Quieres hacer presentaciones efectivas? Hazte con tu audiencia

¿Recuerdas alguna vez en la que asististe a una presentación o conferencia que fue un “auténtico dolor”, tuviste que pellizcarte la pierna o tomar 1 litro de café para no caer en los “sueños de Morfeo”? O peor aún, eras TÚ quien hacía dicha presentación?!

Conectar con la audiencia significa saber involucrarles con la presentación y retener su atención, por lo que lo principal es ser capaces de captar su interés. Si no tienen ningún interés en lo que estás diciendo o en el tema, es muy complicado que consigas retenerles. Entonces,
¿Cómo nos podemos asegurar que captamos el interés de la audiencia?

Tómate tu tiempo y analiza cómo vas a transmitir tu mensaje, qué palabras usar a la hora de presentarlo o qué formato de comunicación vas a usar.

Piensa en buenos interlocutores/narradores y en cómo éstos consiguen “llegar” a su público y hacer que sus historias sea tan interesantes que mantengan a la audiencia “enganchada”.

En general, utilizamos 4 canales de comunicación para transmitir nuestro mensaje:

• Voz
• Lenguaje corporal
• Visual
• Palabras

Es a través de la integración y del constante “cambio” entre estos 4 canales, donde realmente podemos captar y mantener la atención de nuestro público y sobretodo su interés.
Te cuento cómo lo puedes hacer.

1. Voz

A través de la voz hay cuatro aspectos con los que “jugar” y practicar a la hora de presentar:

Volumen

La importancia del volumen a la hora de comunicar es vital. Por ejemplo, si estás en una habitación llena de gente y alguien comienza a gritar en voz alta, ¿llamaría tu atención? O si alguien hablara contigo y comenzara a susurrar, ¿prestarías más atención? Podemos usar nuestro volumen para enfatizar y para captar la atención de la audiencia.

Tono

Con el tono de voz podemos llegar a transmitir emociones, por eso es un importante aliado a la hora de comunicar. Si transmites emoción, pasión o tristeza a la hora de usar las palabras, captarás la atención de más público, mucho más que si hablases monótono. ¡Las mismas palabras usadas con tonos diversos pueden crear diferentes significados y estados de ánimo!

Velocidad

Similar al tono, podemos usar la velocidad de nuestro discurso para captar la atención. Para transmitir emoción a menudo hablamos más rápido y más fuerte; por otro lado si disminuyes la velocidad crearás énfasis en el mensaje.

Pausas

Elegir cuándo hacer pausas y cómo hacerlas puede hacer de nuestro mensaje un auténtico éxito. Éstas, por ejemplo, pueden crear suspense y anticipación de la información a seguir y, una vez más, atraer más aún la atención de nuestros oyentes.

2. El lenguaje corporal

Siempre trato de ser tan extrema como pueda con mi lenguaje corporal, y más aún a la hora de hacer una presentación.
A algunos nos es innatos comportarnos así, pero si no sientes que has nacido con este don, con un poco de práctica podrás llegar a ser “Reina de las posturas y los gestos”.

Cuanto más grandes sean tus gestos, más impacto y atención serás capaz de obtener, especialmente si tienes delante una gran audiencia.

Nuestro lenguaje corporal(comunicación no verbal) apoyará a nuestro lenguaje oral, y con un volumen apropiado, tono, velocidad, junto con gestos y movimientos atractivos, ¡cualquier presentación cobrará vida!

Hacer gestos amplios, tener un lenguaje corporal abierto, estar apoyados en un lado del cuerpo y sonreír, a menudo crean presencia y proyectan confianza y confort. Por lo general, cuando la audiencia ve que el presentador está relajado y cómodo, se vuelve más cómoda y esto crea un ambiente ideal para que la presentación sea atractiva.

3. Comunicación visual

Hacer una presentación disruptiva y atractiva, captando toda la atención y el interés de nuestro público con fotos, imágenes reales y colores vivos es mucho más atractivo, y es más probable que mantengas la atención de la audiencia que si sólo hay texto, más texto y más texto que casi no se puede leer de lo pequeño que queda…
Como dice el refrán, “una imagen vale más que 1000 palabras”, o en nuestro caso, una imagen puede contar la historia de 20 diapositivas de una presentación!

4. Palabras

Las palabras que decidas utilizar deben tener un propósito claro y transmitir el mensaje clave de la presentación, a parte de mencionar su relación intrínseca con lo que queremos comunicar.

Si usas las palabras correctas en el momento y contexto adecuado, no sólo serás capaz de ofrecer una gran presentación, sino también podrás ofrecer una presentación persuasiva e influyente!
Como cualquier forma de comunicación, para hacer esto, por supuesto, deberás conocer a la audiencia!

Por ejemplo:

¿Crees que tu audiencia tiene más interés por hechos, estadísticas o por historias pasadas (esto es más fácil de recordar para algunas personas)?

¿Crees que tu público pueda llegar a necesitar ejemplos de gente influyente con credibilidad y liderazgo o ejemplos con los que puedan relacionarse?

¿A tu audiencia le gustaría ser parte de la presentación y participar a través de preguntas, o es un público más estático y poco participativo?

Todos estos factores ayudan a que la presentación sea persuasiva e influyente. Sin embargo hay muchos más ejemplos. La próxima vez que te topes con un gran comunicador o presentador, toma notas de aquellos factores que he compartido en este post y cómo dicho comunicador hace uso de ellos (los 4 canales!) .

 

¿Hay alguna técnica o truco que usas, que realmente te ayuda a la hora de comunicar o hacer una presentación? ¡Compártelos con nosotros!

 

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