Comunicación y desarrollo profesional: El a, b, c

La comunicación es el acto de transmitir, transferir o compartir información de una persona o grupo a otro. Sin embargo, en la vida real, la comunicación es mucho más compleja y comunicamos de varias formas y con varios medios que a menudo intercambiamos. En este post quiero hablarte de los conceptos básicos de la comunicación y ayudarte a desarrollar tus habilidades de comunicación.

El proceso de comunicación comienza con un remitente que tiene un mensaje intencionado y termina con un destinatario entendiendo ese mensaje. En otras palabras, no sólo los comunicadores eficaces saben lo que quieren comunicar, sino que también saben por qué lo están comunicando!
Para asegurar que este proceso sea eficaz puedes hacerte las siguientes preguntas:

  • ¿Cuál es la intención de mi mensaje?
  • ¿Cuál es mi mensaje?
  • ¿Cuál es la naturaleza de mi mensaje?
  • ¿Quién es el destinatario de mi mensaje?

Además usamos muchas formas y medios para comunicar que en muchas ocasiones se solapan. Pero, ¿Cuál es más apropiado? ¿Cuál es más eficaz? ¿Cuál es mejor? No hay una respuesta correcta o incorrecta, sino que ésta depende de numerosos factores. Hay 4 formas de comunicar básicas y conocerlas te ayudará a saber cuál es la más adecuada en cada situación.

1. Comunicación hablada o verbal

◦ Se realiza a nivel consciente
◦ Se manifiesta a través de nuestras palabras, tono de voz, volumen, ritmo, etc.
◦ Algunos ejemplos: cara a cara, teléfono, ciertos medios de comunicación (televisión, radio)

2. Comunicación no verbal

◦ A menudo tiene lugar a nivel sub-consciente y es un verdadero reflejo de nuestros sentimientos
◦ Se manifiesta con posturas, gestos; permite alinear lo que sentimos con lo que estamos comunicando
◦ Algunos ejemplos incluyen: El lenguaje corporal, los gestos, el contacto visual, la forma de vestir, caminar, etc.

3. Comunicación escrita

◦ Se realiza a nivel consciente
◦ Se transmite con palabras, puntuación, gramática, diseño..
◦ Algunos ejemplos incluyen: Correos electrónicos, cartas, mensajes de texto, revistas, ciertos medios de comunicación (Internet)

4. Comunicación visual

◦ Se realiza a nivel consciente / subconsciente
◦ Se expresa con imágenes, colores, disposición espacial, conexiones emocionales
◦ Algunos ejemplos incluyen: Gráficos, mapas, logotipos, fotos e imágenes

¿Sabes cuál es la forma de comunicar que mejor te define? Y la que define a tu audiencia?

Conocer al receptor del mensaje es tan importante como el qué y el porqué del proceso de comunicación.

Por ejemplo, si tratas de convencer a tu jefe de que mereces un aumento salarial, la forma de comunicarte sería diferente que si intentaras convencer a un niño de 3 años para comer coliflor por primera vez!

Comunicación auditiva

Las personas tienen una preferencia natural por diferentes formas de comunicación. Algunas personas entienden y responden mejor a la comunicación visual mientras que otras reaccionan mejor a la comunicación auditiva. Si conoces las preferencias de comunicación de tu destinatario podrás comunicar de manera mucho más efectiva.

¿Con qué frecuencia te has encontrado en una situación en la que tus necesidades acerca de un proyecto son entendidas en profundidad por tus colaboradores? O por lo contrario, los resultados obtenidos son completamente diferentes a los esperados y surgen problemas con la fecha de finalización del proyecto?

Este último caso pasa más a menudo, especialmente con equipos multiculturales donde sus miembros trabajan en su segundo o tercer idioma (una barrera a la comunicación). Para asegurarte que verdaderamente se entiende tu mensaje, puedes animar a los miembros de tu equipo, y tu con ellos, practicar las siguientes técnicas de mejora de la comunicación:

Escucha activa

  • Escuchar con plena conciencia y concentración: No sólo escuchar palabras sino entender las intenciones
  • Hacer preguntas clarificadoras

  • Al hacer preguntas clarificadoras, se aclara cualquier punto o asunto, evitando cualquier posible confusión. A parte, se muestra que se está entendiendo lo que está siendo comunicado
  • Algunos ejemplos incluyen: ¿Qué quieres decir cuando dices …? ¿Es esto lo que quieres decir cuando dices …?
  • Reflexionar y reformular lo que te acaban de decir con tus propias palabras

  • Algunos ejemplos incluyen: “Así que lo que estás diciendo es que..”, “En otras palabras, quieres decir…”
  • Conocer y practicar estas técnicas nos ayuda a ser mejores comunicadores y la conciencia juega un papel clave en este ejercicio. Sin embargo, es importante que seas consciente también de algunas barreras comunes a la comunicación, especialmente en el lugar de trabajo lo que te permitirá trabajar para superarlas.

    Personas hablando diferentes idiomas

    Dichas barreras pueden aparecer en cualquier punto del proceso de comunicación y el mensaje puede ser distorsionado, causando confusión y malentendidos. Las barreras comunes pueden clasificarse según su tipología:

    Físicas

  • El entorno físico
  • Causadas por el tiempo, el lugar, el espacio, el volumen, el ruido y las formas de comunicación
  • Semánticas

  • Lenguaje, mensajes mal expresados, uso de la jerga técnica, suposiciones
  • Causadas por variados significados connotativos
  • Percepciones

  • Diferencias culturales, diferencias socioeconómicas, diferencias de género, diferencias disciplinarias, situación organizacional
  • Causadas por la diversidad y las referencias sociales, culturales.. Lo que conduce a diferentes interpretaciones y comprensión
  • Psicológicas / Interpersonales

  • Atención, confianza
  • Causadas por los estados emocionales, la actitud y las relaciones
  • Algunas personas por naturaleza son mejores comunicadores o, también, pueden ser mejores oyentes. Pero por otra parte, todos podemos mejorar nuestras habilidades de comunicación con la práctica y el uso de alguna de las técnicas que te he mencionado.
    En conclusión, las habilidades de comunicación pueden ser desarrolladas conscientemente y una vez desarrolladas, las podrás utilizar eficazmente, tanto en tu entorno profesional como personal.

    Te animo a que pienses en una situación pasada y cómo una cierta barrera causó un malentendido. La próxima vez que te pase, aplica una de las técnicas mencionadas y notarás cómo esta vez lo podrás evitar.

    Quizás al leer este post no te conviertas en un gurú de la comunicación de la noche a la mañana, sin embargo, espero haberte proporcionado una visión global sobre la comunicación y haberte convencido de que todos podemos convertirnos en mejores comunicadores, y algún día, incluso, en grandes gurús de la misma!

    Photos by Pressfoto / Freepik

    Los 6 secretos de productividad y organización mejor guardados de una madre emprendedora

    Familia, trabajo, un podcast de publicación semanal, dos niños de menos de 5 años, hacer algo de deporte (casi) a diario y sacar tiempo social y para actividades extra 3 veces por semana.. Esta es la crónica de mi semana.

    Aunque no es como parece: ¡No soy superwoman! Pero tengo que admitir que sí he intentado serlo.. Hasta que mi cuerpo y mi mente se asociaron para decirme “Hasta aquí has llegado” y entonces decidí que tendría que haber una forma más eficaz de hacer las cosas y no acabar hecha un trapo en el intento!!
     
    Es por esto que he decidido escribir este post: Trabajo incansablemente para hacer que cada minuto de mi día sea muy productivo y así evitar hacer demasiadas cosas y en su lugar hacer las cosas mejor. Sí, porque si no gestionara bien mi tiempo no podría hacer lo que hago y con la tranquilidad mental que tras mucho trabajo he conseguido tener: Los juguetes en el suelo, la lista de tareas que no deja de crecer, el cansancio después de una jornada de trabajo, las luchas para conseguir que los niños coman bien o las discusiones acerca de algún asunto de trabajo podrían conmigo!

    ¡Aquí te cuento los 6 secretos de productividad que hacen posible mi día a día!

    1. Lo primero es lo primero: ¡¡He pedido ayuda y la he aceptado más allá de lo que quería (pero me ha costado..!!!)

    La persona que te diga que hace de todo y sin ayuda te está mintiendo: Yo tengo ayuda y sin ayuda todo lo que hago no sería posible! Puede ser cierto que no siempre haya que desembolsar dinero a cambio de ayuda, pero siempre es vital tener algún tipo de apoyo, bien de parte de la familia, de la pareja, de amigos o de colaboradores en el trabajo. Y si por ejemplo, como en mi caso, no tengo familia a lado (soy Italiana y vivo en Madrid..) para ayudarme con los niños sí que pago por ayuda en el cuidado de los niños y de la casa!! Pero cuando digo ayuda te animo a que busques cualquier tipo de apoyo: El de la pareja para la casa y los niños, una canguro, alguien que ayude con las tareas de casa y/o también la ayuda de colaboradores en el trabajo.
    Si dejas que la gente alrededor tuyo te ayude puedes olvidarte de las cosas que menos te gusta hacer (y que muchas veces coinciden con las que somos menos buenas haciendo!), evitarás muchas discusiones y así podrás aprovechar mucho mejor TU tiempo!!

    Sí porque una cosa que no gusta hacer y no eres buena haciendo te cuesta el triple de tiempo (y obtendrás la mitad del resultado!) que a una persona que lo hace de profesión y con las herramientas adecuadas! En mi caso prefiero invertir mi tiempo donde más valor puedo dar y pedir ayuda (e invertir tiempo y dinero) allá donde más falta me hace. Además no siempre estoy poniendo dinero encima de la mesa: He encontrado colaboraciones para el podcast a cambio de algún otro servicio o simplemente en casa intercambio tiempo “libre de niños” por tiempo “a solas con niños”, lo que me da más flexibilidad y margen de maniobra para gestionar MI tiempo (sobretodo cuando quiero avanzar algo de trabajo y tengo a los niños alrededor).

    2. Separo las tareas familiares de las tareas de trabajo

    Cuaderno tareas personales y de trabajo

    Trabajar con dos niños de menos de 5 años subiéndose encima cuando abro el ordenador es literalmente imposible! Así que en mi caso así es como consigo no volverme loca y además ser más productiva: Separo por completo el tiempo que dedico al trabajo y/o al podcast/blog del tiempo que dedico a la familia. Esto me hace mucho más productiva porque el correo que escribiría en dos minutos sola, lo escribo en 1 hora con niños así que directamente no lo escribo y espero el momento de tranquilidad sola para hacerlo..
    Sé que hay teorías que impulsan a todo lo contrario precisamente para que todo -lo personal y lo profesional- encaje dentro de un mismo orden, pero creo que es más aplicable en otras circunstancias.

    Además no sólo la multitarea no es nada efectiva, sino que en mi caso siento que no estoy de verdad ni en un lado (atendiendo las tareas familiares) ni en el otro (tareas de trabajo).
    Siempre habrá momentos en los que sea imposible esta separación tan clara de tu tiempo y una urgencia de trabajo se solape con tareas familiares; pero mi consejo es que intentes organizarte de tal forma que puedas dejar el móvil y el ordenador de lado cuando estás en familia y dar el 100% a la tarea que corresponda cuando le corresponda si atiendes a tareas de trabajo.

    3. Aprovecho los tiempos “muertos” para formarme y “leer”

    Soy ávida consumidora de contenido audio en formato podcast o audio-libros. De esta forma aprovecho el tiempo en el coche cuando hago recados o me desplazo, aprovecho las esperas en el medico o cualquier traslado para “empaparme” y aprender de temas que me interesan y donde quiero mejorarme. Estoy apuntada por lo menos a una docena de podcasts de todo tipo y nada más encontrarme en un rato “muerto” ¡me pongo a escuchar! Quizás lo mío sea un poco extremo pero si no lo hiciera de esta forma no tendría tiempo en el día a día para seguir creciendo y formándome.

    Los audio-libros también son un recurso muy valioso porque muchas veces si me pongo a leer un libro (cuando ya no tengo algún niño alrededor, justo antes de acostarme) a menudo me quedo dormida después de dos párrafos de lo agotada que estoy. Así que muchas veces “escucho” durante el día y sólo leo unas pocas páginas antes de acostarme…

    Así que no es casualidad que haya creado mi propio podcast!! Es uno de los grandes trucos para que Mujeres en Business (¡¡y Madres en Business!!) aprovechen al máximo su tiempo.

    4. Tengo establecidas rutinas para mí, para la familia y para el trabajo

    He de admitirlo: Soy adicta a las rutinas! No sólo porque teniendo hijos pequeños si no hubiese establecido rutinas la gestión de la casa sería un caos, sino porque gracias a las rutinas me es mucho más fácil concentrarme y no tener que dar vueltas sobre cuál es el siguiente paso que tengo que dar.

    Si tienes rutinas establecidas, como por ejemplo dedicar tiempo a revisar las redes sociales en un momento concreto del día en lugar de cuando se da el caso, ése tiempo no hará falta que lo saques de tu jornada pues automáticamente aparecerá en ese momento como parte de tu día… Entre otras cosas porque si no fuera algo adquirido no se llamaría rutina!!

    Además al haber establecido el proceso ya no tendrás que preocuparte de si te olvidas de ello: Sencillamente no te olvidarás al ser algo asumido y casi automático: ¿¿Te has olvidado alguna vez de ducharte?? Apuesto que la respuesta es nunca o casi..

    Establecer rutinas sin embargo no es cosa de un día, ni de dos. Los últimos estudios al respecto asignan exactamente 66 días para establecer rutinas por lo que necesitarás ser consistente para establecer estas rutinas; Pero ve de una en una y poco a poco: La consistencia hará que adquieras un hábito y eso ¡te ayudará a gestionar tu tiempo mucho mejor!

    Te aconsejo además que no intentes adoptar 3 rutinas a la vez.. Te puedo asegurar que no funciona. Yo llevo dos años intentando coger el hábito de beber 2 litros de agua cada día y aún no lo he conseguido!! Y es porque nunca me he concentrado en sólo éste hábito! Y por simple que parezca no hay manera de que consiga beber 2 litros de agua constantemente durante 66 días seguidos.. Así que he adquirido otros hábitos a los que sí he dedicado tiempo y mente (entre ellos las cosas que te estoy contando para ser más productiva).

    5. No intento recordarlo todo: Escribo todo lo que tengo en la cabeza (y si requiere acción lo pongo a calendario)!!

    Calendario-Agenda

    Esto es el mayor aprendizaje que he adquirido del libro “Organízate con Eficacia” de David Allen. Vaciar la mente de todo lo que hace que estés constantemente pensando en qué hacer, cuándo hacerlo y cómo hacerlo te dará muchísima tranquilidad mental. No te tendrás que preocupar por cosas como “No me tengo que olvidar de entregar el sobre con el dinero a la escuela” o “Tengo que contestar este correo al cliente antes del viernes” porque lo tendrás todo escrito (Y entonces no se te olvidará ninguna cita, compromiso o correo!!).

    Recuerdo que hace años en mi cabeza “criticaba” una compañera que escribía todo lo que tenía que hacer a lo largo del día, con quién necesitaba hablar, qué correo contestar.. Ahora es cuando entiendo que lo que estaba aplicando es un gran consejo de productividad y ¡agradezco que me haya dado el ejemplo!

    Yo en mi día lo apunto todo (las personas que quiero llamar, las facturas a revisar, los regalos que quiero hacer, una transferencia pendiente, un restaurante del que me han hablado…) pero para ello es fundamental tener algún soporte (físico o digital) siempre a mano porque si algo se me ocurre que no puedo resolver en el momento, allí lo apunto! Incluso me doy cuenta que las pequeñas tareas por insignificantes que parezcan es importante que queden escritas para que no caigan en el olvido y reaparezcan cuando ya se han hecho grandes…

    No te cuento ahora todos los detalles de cómo lo hago (¡me daría para otro post!) pero sí te animo a que no desafíes tu mente: Tenemos que ser realistas y por mucho que queramos acordarnos de todo, apuntarlo ahorra tiempo (evita el tiempo dedicado a pensar de qué te tenías que acordar), disgustos (“lo siento se me ha olvidado”) y nos da claridad (ya lo tienes escrito, sólo hay que hacerlo)

    5. He aprendido a convivir con la imperfección

    Este punto lo he tenido que trabajar mucho, sobretodo desde que tengo hijos y en relación con la casa. Si antes tenía tiempo para hacer la cama a diario, tener todo bien organizado y ordenado, el salón en orden, algo roto en casa y al día siguiente alguien arreglándolo, ya no. Ver cosas fuera de su lugar me ponía muy nerviosa y cuando nació mi primer hijo todavía intentaba mantener el cuarto perfecto, el salón en orden y todo lo mencionado arriba.. Un poco lo conseguía, pero a costa de estar muy nerviosa y estresada.

    He tenido que aprender que no pasa nada si la persiana se queda rota una semana más o si la cama se queda hecha a medias con la bajera sin estirar del todo y tampoco pasa nada si un email se queda unas horas sin respuesta.. Ahora sopeso mucho más lo que quiero hacer con mi tiempo (¡sigo teniendo las mismas 24 horas!) y he aprendido a convivir con tener una casa no perfecta y a poner más foco en hacer las cosas muy bien en lugar de dejarlas perfectas antes de entregarlas.

    Y si te preguntas ¿Y por qué este es un secreto de productividad? Porque ahora dedico más de mi tiempo a cosas que me apasionan y que aportan más valor a mi día y menos a cosas que “tengo que hacer” y todo esto con muchas más sonrisas que gritos y ansiedad! Así gestiono mucho mejor mi tiempo, no procrastino como antes, me siento libre de dedicar parte de ése tiempo a cosas donde puedo aportar más valor y aprovecho al máximo la ayuda que tengo en casa.

    Y hablo de imperfección y productividad porque también he renunciado a salir siempre en perfecto estado, invertir horas y horas en proyectos ya buenos para dejarlos perfectos o ser la mamá ideal que hace a mano los trajes de fiesta para sus hijos. Todas estas pequeñas renuncias y el tiempo que he sacado de ellas me simplifican mucho la vida y puedo invertir este tiempo en otras cosas.

    Ahora que ya conoces mis 6 secretos de productividad que me permiten combinarlo todo, espero que te veas reflejada por lo menos en algunos de ellos y que de los otros ¡puedas escoger algo de inspiración para aplicarlos en tu día a día!

     

    Y tú ¿Tienes algún truco de productividad para combinar lo personal y lo profesional?

    Ponerse objetivos: ¿Por qué es importante?

    Cuando llega Septiembre toca enfrentarse nuevamente a la rutina y asumir que los meses que quedan hasta finales de año se pueden contar en una sola mano. . Con esto, también llega la hora de pasar por el check-point: ¿Cómo vas con el cumplimiento de tus propósito para el año?
    Si necesitas pensar más de 10 segundos para contestar no te preocupes: no estás sola. Entre el 80% y el 90% de las personas no cumple con los propósitos de principio de año así que es normal que no te acuerdes de ellos o que se hayan ido perdiendo por el camino..
    Entonces, ¿Por qué es tan importante ponerse objetivos?

    1. Si no tienes un objetivo no sabes adónde dirigirte.

    Tener un objetivo en el trabajo, en el día a día, a la hora de tomar cualquier decisión es clave para saber adónde te diriges con las acciones que tomas. Si no tienes un “atractor” no estás definiendo tu dirección sino factores externos te llevarán a un paradero desconocido (que tal vez podría coincidir con dónde querías ir pero en ningún momento has dado a tu mente la opción de dirigirse voluntariamente hacía ello).

    Cada día sin saberlo nos ponemos objetivos: cuando cogemos el coche por la mañana nuestro objetivo es acudir al lugar de trabajo; cuando llamamos para coger una cita y esperamos que alguien conteste tenemos un objetivo a conseguir con la llamada.
    Pero ¿qué pasa cuándo se nos va el santo al cielo? Qué pasa si se nos olvida por qué hemos cogido el teléfono y estamos haciendo esta llamada (= el objetivo de coger una cita): nuestra mente ya no tiene un objetivo claro y entonces se nubla a la espera de que algún input externo vuelva a aclarar cuál es el siguiente paso a dar (= pasar nuestra disponibilidad horaria y pedir la cita)

    Queda claro entonces que si no das a tu mente algo bien definido al que apuntar no serás capaz de tomar los pasos necesarios para dirigirte hacía ello. Darás pasos sí, pero sin una dirección definida sólo podrás contar con tener suerte para alcanzarlo.

    2. No tienes nada contra el que medir si lo estás haciendo bien o mal.

    Entender la importancia de tener metas pasa por entender que pasa si NO se tienen. Esto es lo que pasa: No tienes nada con que medir el progreso que llevas por lo que no sabes si los pasos que das aportan X, aportan 3X o nX. Y si aportan X pero no lo descubres porque no sabes cómo medirlo, no podrás tomar decisiones al respecto.

    3. Tu mente estará alerta frente a input externos relacionados con tu objetivo.

    Piensa por ejemplo que siempre te hubiera gustado estudiar en el extranjero pero nunca te lo has planteado como un objetivo realizable. Si un día un amigo comenta en una conversación en la que estás participando la historia de una conocida que es profesora en un país extranjero seguramente no se te ocurra que podría ser una buena oportunidad para conectar e intentar moverte al extranjero.
    Sin embargo si decides que quieres ir a estudiar al extranjero tu mente estará alerta y te recordará en todo momento a través de los cinco sentidos si alguna situación, el olor de alguna comida típica del país al que te gustaría ir o cualquier otras sensación, cuál es tu meta y si hay alguna oportunidad que aprovechar (como por ejemplo la conversación mencionada) para dar un paso más hacía ella.

    Por último pero no menos importante recuerda: Si tienes retos y objetivos que conseguir, sólo por tenerlos estás creando un compromiso contigo misma que te ayudará a mantener el foco en alcanzarlos.

    Entonces ¿A qué esperas?

     

    ¿Cuál es tu siguiente objetivo?

    ¿Quieres gestionar tu tiempo de forma más eficaz? ¡Empieza a decir que no!

    ¿Te has preguntado alguna vez cómo puede ser que algunas personas tengan un trabajo a tiempo completo, hagan deporte, mantengan una familia, hijos y una casa, participen en eventos, viajen y mucho más aún teniendo las mismas 24h que tenemos todos?
    Y no me refiero a aquella élite que tiene a una multitud de personas trabajando para ella y muchos recursos disponibles, no! Me refiero a gente como tú y yo que luchamos constantemente para hacer que nuestro día no acabe siendo un cumulo de estrés, ansiedad, prisas, cansancio y muchas horas trabajando (fuera y dentro de casa!!) con la sensación de no dar para más..

    Bien. La respuesta está en una mejor gestión del tiempo. Las matemáticas son simples: Si sólo “ahorrásemos” cada día 5 minutos de tiempo ganaríamos 5(minutos)*7(días/semana)*52(semanas/año) = 1820 minutos al año o 30.3 horas… Es decir ganaríamos cada año más de una jornada completa de tiempo con sólo 5 minutos mejor gestionados cada día.. No es difícil entonces calcular hasta dónde podríamos llegar si en lugar de 5 minutos consiguiésemos una hora de tiempo “liberado” de tareas poco o nada relevantes cada día durante un año: más de dos semanas!!!

    Aunque parezca una contradicción el primer paso para gestionar el tiempo es tenerlo. Para ello, ya que aún no tenemos el poder de añadir horas a nuestro día, hay que sacar de lo que todos tenemos: 24 horas.

    Pero entonces ¿Cómo podemos conseguirlo?

    ¡¡Empezando a decir que no!!

    Nos pasa a todos, pero a las mujeres nos cuesta más decir que no y esto es algo que nos puede perjudicar en un contexto laboral.
    Por naturaleza tendemos a atender peticiones que nos parecen “inocuas” y que pueden ser tan simples como dedicar tiempo a un conocido, colaborador o colega en asuntos que no aportan valor ni a nuestro trabajo ni al de la persona que tenemos enfrente. Sin embargo sí ocupan nuestro tiempo y en muchas ocasiones también nuestra energía.
    Tendemos a regalar mucha disponibilidad cuando consideramos que algo es “poca cosa” y que “no nos llevará mucho tiempo” y en realidad acaba siendo un ladrón de tiempo. Y no sólo esto sino que –aún peor- dada la aceptación inicial, nos sentimos vinculadas por un sentimiento de obligación hacía la otra persona a tener ésa disponibilidad también en el futuro.

    Volviendo a nuestro ejemplo, decir que no en esas ocasiones no significa volverse borde o desatender cualquier petición de ayuda o de atención que no esté directamente alineada con lo queremos conseguir con nuestro tiempo. Significa empezar a sopesar de forma consciente las ocasiones que realmente merecen nuestra dedicación de las que no y en este caso decidir no dedicar más tiempo de lo debido a ellas.
    Recuerda:

    ¡No dejes que el tiempo decida sobre ti, tú decide sobre tu tiempo!

    Por otra parte, “decir no” significa también renunciar a algo en nuestro día que nos roba tiempo que podríamos dedicar a otra tarea que nos aporta mucho más en términos de emociones, productividad, dinero o lo que queramos valorar.

    Un ejercicio muy bueno consiste en apuntar durante una jornada-tipo el tiempo que dedicamos a cada una de las acciones del día, entre ellas contestar a correos, cuidar de la familia, desplazamientos, tareas en casa, participar en redes sociales, hacer deporte.. en fin todo. Apuntar todo de por sí nos ayuda a darnos cuenta de la cantidad de tiempo que dedicamos a cosas que hacemos pero que nunca contaríamos si alguien nos preguntara “Qué has hecho hoy?” (A mí por lo menos nadie me ha contado que se ha pasado tiempo a contestar mensajes de Whatsapp o una hora en el coche para ir y venir del trabajo.. Más bien me han contado que han estado trabajando todo el día. Esto pasa entre otras cosas porque la mayoría de las personas no mide el tiempo dedicado a estas acciones y piensa que ese tiempo es muy poco en comparación con el tiempo dedicado a otras cosas).
    Hice el ejercicio en un par de ocasiones y me quedé asustada cuando vi la cantidad de tiempo dedicado a tareas de poco o ningún valor y así decidí rectificar!!
    Así como en el ámbito personal tener el foco en el tiempo que dedicamos a nuestras acciones tiene el resultado inmediato de “liberar” tiempo y así dedicarnos a lo que más nos satisface, en un contexto profesional nos ayudará mucho a aumentar la concentración y la productividad. Si sabemos detectar qué hábitos “tóxicos” nos roban tiempo de forma indeseada entonces podemos decir que no a ellos y así redistribuir el tiempo a favor de otras tareas de valor, eliminando poco a poco la constante sensación de falta de tiempo e impotencia.
    Ahora que sabes cuál es el primer paso para gestionar de forma más eficaz el tiempo falta lo más importante: pasar a la acción!!! Porque recuerda:

    ¡Sin acción no hay cambio!

     

    Y Tú ¿A QUÉ VAS A DECIR QUE NO?

    5 consejos para aumentar tu productividad en la oficina

    Las ocasiones que surgen para distraernos durante nuestro día en la oficina son múltiples y la realidad es que es sumamente difícil mantener el foco y la concentración cuando estamos trabajando en algo individualmente en presencia de más gente alrededor. Pero esta es la realidad de mucha gente que no trabaja para sí misma y no tiene el lujo de tener un despacho aislado para cobijarse cuando quiere a toda cuesta tener las cosas hechas. Todo esto además se ve amplificado en oficinas modernas con muchos espacios abiertos: Nos distraemos cuando un compañero se levanta para atender una llamada personal o para acudir al servicio. Levantamos la cabeza cuando alguien nos pide que por favor respondamos a las llamadas porque necesita ausentarse o simplemente a veces buscamos intercambiar opiniones sobre un proyecto común. Pero entonces, ¿Es posible aumentar nuestra productividad en la oficina y gestionar el tiempo de forma más eficaz? Sí lo es!!

    Antes de comentar las 5 reglas que nos ayudarán a mantener la concentración en nuestro día a día en el trabajo me gustaría recordar la ley de Pareto (o la ley del 80-20, puedes leer más aquí) que aplica a muchos ámbitos, pero en este caso la podemos resumir como sigue:

    El 80% de los resultados lo produce el 20% de las acciones.

    Con esto, antes que nada deberíamos de pararnos a pensar qué son las cosas que son parte de este 20% que nos hace conseguir el 80% de nuestros objetivos. ..Y si estás pensando por ejemplo en leer y contestar correos pues esto normalmente NO forma parte de este 20%. Los emails son un medio para acelerar y facilitar el que otras tareas se lleven a cabo. A menos que estemos hablando de trabajos directamente relacionados con la gestión de emails o atención al cliente por correo es complicado que hayas oído de tus superiores: “Te pagamos por ser el más rápido en contestar a un correo”, simplemente no es así. Al igual que esto, hay muchas otras cosas que no sólo no nos ayudan a acabar nuestra tarea sino que nos alejan de ello, como por ejemplo atender reuniones y reuniones que nos hacen perfeccionarnos en la toma de decisiones pero quitan tiempo a la hora de pasar a la acción.

    Ahora que hemos analizado lo que más aporta y lo que menos aporta en nuestra jornada pasamos a ver 5 pautas que te ayudarán en mejorar tu productividad:

    1. Pon a calendario 15’ cada día para organizar tu jornada y priorizar.

    La fase de planificación es FUNDAMENTAL para mantener el control sobre lo que hacemos durante la jornada laboral y no dejarnos llevar por factores que contribuyen a alejarnos de nuestros objetivos. No es necesario definir al detalle cada cosa que queremos conseguir en nuestro día pero sí poner por escrito el listado de tareas que queremos tener hechas un día, el tiempo que podemos y queremos dedicar a cada una de ellas y el tiempo que consideramos aceptable para atender peticiones imprevistas. De esta forma nos será más fácil revisar si llevamos un buen ritmo o si las expectativas eran demasiado altas/bajas y ajustar los tiempos en la planificación del día siguiente. Es importante además priorizar estas tareas y en esto hay que ser sincero. No vale con priorizar las cosas que menos nos cuesta llevar a cabo, esta es una tendencia natural porque así obtenemos una “satisfacción” inmediata en cuanto podemos dar por solucionado un asunto. Sin embargo hay que ser coherentes y asignar la prioridad que efectivamente corresponde a cada tarea lo que nos obligará a enfocarnos en hacer lo que es más prioritario antes de pasar a la tarea siguiente.

    2. Comunica tus planes y tu disponibilidad horaria a tus compañeros y responsables.

    Este punto es muy importante porque si no comunicamos que nos vamos a poner a trabajar en algo por lo que necesitamos concentrarnos, lo más probable es que en algún momento alguien se ponga a hablar con nosotros, nos pida una opinión o nos distraiga con otras excusas. Sin embargo si comunicamos a las personas que nos rodean que no estamos disponible una hora/un tiempo bien definido seguramente se lo piensen dos veces antes de llamar nuestra atención. Nuestro ejemplo además no sólo generará atención de parte de tus colegas y tus superiores, sino que seguramente estimulará a otros compañeros a seguir el ejemplo. Esto ayudará a “educar” las personas que nos rodean a respetar nuestro tiempo y a la definir los límites entre lo que para nosotros es importante y/o urgente.

    3. Evita las reuniones que no están directamente relacionadas con el cumplimiento de tus objetivos.

    En este caso hay dos alternativas posibles: delegar un compañero para que vaya a la reunión y luego nos trasmita lo esencial o participar a través de una llamada/video en conferencia. Dependiendo de la naturaleza de la reunión, muchas veces es innecesario que nos desplacemos de nuestro escritorio y que participemos en persona. Así que delegar nos liberará mucho tiempo que podemos redirigir hacía el 20% de las cosas de las que hablábamos antes. Por otro lado, participar vía video/audio conferencia nos dará la oportunidad de seguir haciendo otras cosas (p.e. leer el correo) y dedicarnos a tareas que podemos despachar de forma rápida pero no requieren del 100% de nuestra atención.

    4. Propone el reparto de las tareas administrativas de un departamento.

    Atender las llamadas es un ejemplo de las interrupciones que “matan” cualquier intento de concentración. Así como es posible y fácil apagar las notificaciones del móvil (y si aún no lo has hecho deberías!!), raras veces podemos poner el contestador automático al teléfono de la oficina.. Así que lo que puede ayudar es que cada día (o cada semana) una persona se encargue de atender las llamadas, otra persona de contestar a los correos comunes y otra de aquellas tareas no importantes pero sí urgentes. Esto de nuevo nos liberará tiempo para re-enfocarnos en lo que sí es importante.

    5. Dedica por lo menos 20’ de tu jornada laboral (excluyendo el rato que empleas para comer!!) para descansar la mente, recuperar energías, recargar las pilas y revisar y rectificar si estás avanzando como previsto según tu planificación de la jornada.

    Esto puede significar en algún caso simplemente que nos de un poco el aire o tomar un café, en todo caso desplazarse del propio puesto de trabajo es necesario para conseguir desconectar voluntariamente unos minutos. Cuántas veces nos pasa que se nos va el tiempo por dar muchas vueltas a un tema que no conseguimos solucionar y al día siguiente nada más despertarnos lo solucionamos en 5 minutos? Precisamente de esto se trata: alejar la mente unos minutos de lo que estamos haciendo para recuperar la claridad mental necesaria para seguir avanzando a buen ritmo.

     

    Antes de terminar me gustaría destacar que todos estos consejos tienen matices que dependen del puesto concreto que desempeñamos, de lo grande y variada que es la empresa en la que trabajamos y seguramente algunos los puedas aplicar más fácilmente que otros. En todo caso aquí tienes un punto de partida en que pensar y actuar!!

     

    ¡¡¡CUÉNTANOS QUE TAL TE VA Y SI HAY ALGO MÁS QUE FUNCIONA PARA TÍ!!!

    Hablar en público: Cuándo, cómo y por qué

     

    Estás de pié y de frente a tu público. Estás sudando más de lo que te podrías imaginar pero pasados 5 minutos desde que empezaste tu discurso encuentras tu ritmo y las palabras fluyen solas. Y luego acabas y piensas: lo he pasado realmente mal pero ¡qué bien me siento ahora!
    La pregunta es: ¿Cómo llegamos a esta sensación de “qué bien me siento ahora”? Esta sensación la sientes en el momento en que tu discurso ha dejado huella, así que hay que reformular la pregunta: ¿Cómo consigo que mi discurso impacte y deje huella? La respuesta es más simple de lo que parece pero no es simplemente “practicar, practicar, practicar”. Para entender mejor el concepto hay que ir un paso atrás y aclarar qué significa hablar en público y quién es un buen orador.

    Qué significa hablar en público?

    Hablar en público se define a través de dos conceptos:

    1. Un mensaje
    2. Una audiencia

    Esto quiere decir que cada vez que vayas a una reunión, atiendas a una conference call o presentes soluciones a tu jefe – todo esto es hablar en público. Da igual que tengas delante a 10 personas o sólo a una, sigue definiéndose hablar en público. La mayoría de la gente no se da cuenta que hablar en público es una cosa que practicamos a diario y nos acompaña cada día y en cualquier lugar. Sin embargo, darse cuenta de esto nos da una gran ventaja y la gran oportunidad de practicar. Si empiezas a considerar cualquier conversación que tengas en el trabajo – reuniones, visitas a clientes, llamadas en conferencia – como una forma de hablar en público entonces cada día tendrás la oportunidad de poner en práctica las técnicas de las que hablaremos más adelante para hablar con impacto.

    ¿Qué cualidades definen a un gran orador?

    La mayoría de las personas no necesitamos ser oradores perfectos, simplemente porque no es a lo que nos dedicamos profesionalmente. Simplemente somos personas normales que buscamos ofrecer y trasmitir algo positivo y de valor al mundo. La labor de hablar en público a nivel profesional la dejamos a los politicos, actores u oradores motivacionales. La mayoría de la gente tiende a imponerse mucha presión para alcanzar la perfección a la hora de hablar en situaciones tanto formales como informales. Pero en este caso no necesitamos la perfección sino la fuerza. Y qué significa en este contexto ser fuertes? Nos bastan con pensar en uno de los mejores discursos que hayamos escuchado nunca. A continuación va uno que puede servir de inspiración: Mujer hablando en congreso.
    No hace falta entender el inglés para darse cuenta lo que hace fuerte a esta mujer que habla. Ella posee las tres cosas mágicas:

    • Presencia
    • Pasión
    • Autenticidad

    Su cuerpo y el tono de su voz definen su presencia. Está erguida, mira a su audiencia y habla en voz alta. Su tono de voz es fuerte y claro y trasmite el poder del mensaje. Y ¿Sabes qué no esta haciendo? No está pensando si su discurso tiene alguna falta o si su discurso estás siguiendo exactamente las líneas que tenía preparadas. No, no está pensando en ninguna de estas cosas. Simplemente se está concentrando en una y una única cosa: su mensaje. Esto es lo único que importa y ella es simplemente el medio para trasmitir ése mensaje.

    Personas caminando en pasillo sin definir

    Esto nos recuerda cuál es el truco más importante para dominar hablar en público:

    Olvida tu ego

    A nadie le interesa de ti. La gente que te escucha no está allí para ti, tú no le importas. Lo único que importa es el mensaje, las ideas que trasmites y las soluciones que aportas.
    Para dar a tu mensaje la importancia que merece, tienes que demostrar que es importante y para ello lo tienes que presentar a tu interlocutor con pasión. En este caso lo que puede jugar en tu contra es que no creas en el mensaje. Si este es el caso entonces tendrás que buscar algo con lo que conectar a través de tu mensaje. Has de creer en ello porque

    Si tu no crees en tu mensaje tu público tampoco lo hará!

    Y una cosa más pero no menos importante: Tienes que ser tú mismo y esto va de la mano con lo que decíamos sobre la pasión: Si consigues conectar con algún aspecto del mensaje entonces conseguirás hacerlo tuyo, lo estarás interiorizando. Esto es clave para resultar auténticos. Cuando somos auténticos y expresamos nuestra forma de ser, entonces es mucho más fácil que las personas que tenemos en frente queden capturadas por nuestro discurso y tocadas por nuestro mensaje. Esto significa que es importante que nos fijemos en nuestra forma de actuar en nuestro día a día y adoptar ésa misma forma al hablar con alguien y así trasmitir las cosas con naturalidad.
    Si estamos relajados, la persona que tenemos en frente lo percibe y es más propensa ad aceptar el mensaje porque no lo interpreta como si le estuviésemos vendiendo una idea, una solución o un producto. Además si somos transparentes con nosotros mismos entonces nuestro discurso se aceptará mucho más fácilmente porque es real.

    Entonces ¿Qué trucos podemos aplicar para mejorar nuestra actuación?

    Seguramente ya hayas escuchado muchos consejos, la mayoría de ellos bien conocidos y de sentido común como mirar por encima de la cabeza de las personas cuando tienes en frente a mucha gente para que no te imponga la cantidad de gente; practicar y seguir practicando; grabarte a ti misma hablando y así afinar cada vez más la técnica.. Todas estas pautas son relevantes y si aún no las estás poniendo en prácticas, este es el momento!! Pero todas estas cosas de nuevo enfocan la atención a tu persona, a proteger tu ego y asegurar que nadie se pueda burlar de ti cuando hables. Para ser claros, todo esto hace referencia a ti y aquí está el error. Como ya hemos comentado lo que queremos es re-enfocar la atención de tu persona a tu mensaje. ¿Cómo lo conseguimos?

    • No memorices el mensaje sino interiorízalo. Si sólo te concentras en memorizar, en cuanto se te olvide una palabra o una frase te quedarás parada y no sabrás como seguir. Además si realmente tienes interiorizado el mensaje ni siquiera necesitarás un guión y la gente seguirá tu discurso más fácilmente.
    • Elimina todas las distracciones que desvíen la atención del mensaje, Estas distracciones vienen de ti y de conductas nerviosas al hablar. Para ello, grábate hablando y apunta cuáles son los hábitos que demuestran que estas nerviosa. Para mucha gente esto se traduce en usar las palabras “vale”, “umm”, “emm”.. Para otros significa moverse constantemente de un lado a otro. Y si no te es fácil detectarlos pide a un amigo que te observe y te lo diga. En cuanto conozcas tus puntos débiles entonces con un poco de esfuerzo podrás ir eliminándolos de forma consciente cada vez que hables en tu día a día.
    • Aprende a controlar el tiempo. Cuando practiques, apunta el tiempo que te lleva el discurso. Si es demasiado largo córtalo y al revés si resulta demasiado corto entonces es posible que tu público se quede insatisfecho y con ganas de más por lo que necesitas rellenar este vacío. Adapta tu mensaje al tiempo. No existe una duración perfecta. Todo depende de lo que vayas a decir y del contexto en el que lo vayas a decir. Cuanto más interactiva sea la comunicación más tiempo puede abarcar. Por lo contrario si hablas tú sola y no hay apenas interacción cuanto más corto mejor. En todo caso hay que tener cuidado con hablar demasiado rápido, demasiado o demasiado poco. Todas estas son señales de que no se controlan los nervios y por ello se quiere acabar rápido o se piensa que quién tenemos enfrente no nos entiende aunque no sea la realidad. Esto te hará perder credibilidad y tu mensaje no se percibirá con fuerza.
    • Usa el silencio como un arma a tu favor. Tu audiencia necesita tiempo y silencio para asimilar lo que está escuchando. Si tu discurso no tiene pausas entonces la gente se perderá. Además el silencio es bueno para ti también. 3 segundos de silencio te ayudarán a reorganizar lo que vas a decir a continuación y a reorganizar tus ideas. A primera vista podría parecer mucho tiempo pero para el que te escucha no es nada. Cuando hablamos en conferencias, conversaciones informales, reuniones, por lo general la gente no quiere “escuchar” silencio, se siente incómoda y siente la necesidad de rellenar este vacío. Pero es en éstos momentos que nace la magia porque sin tiempo para pensar es allí que sale lo que realmente opina la gente y a lo que está pensando. Como inciso, esto no pasa en todas las culturas, ya que hay culturas donde no existe el miedo al silencio.

    La mayoría de las personas pensamos que la practica nos hará perfectos pero no hay que olvidar que lo que practicas es igual de importante que el acto de practicar. Así que no olvides:

    Suprime a tu ego y enfócate en el mensaje!!

    Has puesto en práctica alguno de estos trucos o conoces otros? Cuéntanos tu experiencia hablando en público!!!

    Dos principio que te cambiarán la vida: ¡¡Aplícalos!!

    Estás realmente decidida a dar un giro en tu vida y avanzar hacía una carrera de éxito? Si la respuesta es sí entonces lo que viene a continuación te ayudará a vivir cualquier situación en la que te encuentres desde una nueva perspectiva y verás como dar pasos hacía adelante se te hará cada vez más fácil. Si la respuesta es no, quizás quieras volver a leer este post cuando estés lista para contestar “Sí”!

    Hoy quiero compartir 2 principios que han hecho que la forma en la que percibo y me enfrento a las situaciones en el ámbito laboral o personal, haya cambiado radicalmente mi vida. Este cambio no sólo ha significado un giro de 180 grados en mi actitud hacía el trabajo, mi pareja, mis amigos, la gestión de mi tiempo entre otras cosas, sino que me ha dado una libertad mental que no había experimentado antes y cuya falta en muchas ocasiones me generaba estrés e inquietud. Preparados? Aquí van:

    Lo que nos pasa depende 100% de nosotros.

    1. Imagina que un desconocido se te acerca por la calle y te pregunta qué porcentaje del éxito en la relación con tu mejor amigo atribuyes a ti. Pues la respuesta obvia sería 50%: 50% depende de mí, 50% de mi amigo.. Y aquí está la magia de este concepto… ¿ Y si la respuesta fuera 100%, 0%?? Piensa qué revolucionario sería este pensamiento: Si empezamos a pensar que el resultado de nuestras acciones, depende en su totalidad de nosotros, de nuestras decisiones, actitud, pensamientos, aportaciones entonces nos empezará a dar IGUAL LO QUE PASE AL OTRO LADO, da igual lo que piense, haga o diga o actúe la gente alrededor nuestro porque nosotros tenemos el 100% de capacidad de cambiar las cosas. Con esto no quiero decir que si queremos un ascenso nos lo auto-concedamos, siempre dependerá de un superior que tome la decisión. Pero sí, esta forma de ver las cosas, nos evitará perder tiempo quejándonos y frustrándonos por una promoción que no llega y nos concentraremos en nosotras mismas, en descubrir cómo mejorar, crecer o en buscar alternativas para conseguirlo sin escondernos detrás de excusas externas a nosotros.

    mujer pensativa

    Y ahora que te enfrentas a la libertad que da esta actitud mental, vamos a ver cómo pasar a la acción para conseguir un cambio en lo que pasa a nuestro alrededor; cambio en lo personal, físico, de relaciones intrapersonales o en tu carrera profesional:

    Cambia tú primero y sé tú ejemplo de lo que quieres que pase alrededor tuyo.

    2.El cambio siempre empieza por nosotros!! No podemos pensar que las situaciones alrededor nuestro cambien si nosotros no evolucionamos primero.

    Esto implica que dejemos de concentrarnos en factores externos para justificar que no conseguimos alcanzar ciertos objetivos, puestos, personas o situaciones y por lo contrario dediquemos el tiempo para crecer, cambiar, desarrollarnos para conseguir éstas metas tan esperadas. Si primero no cambia algo en nuestra actitud, en la forma de enfrentarnos a la situaciones , de atacar los problemas, de construir relaciones es muy muy difícil que las cosas cambien de por sí solas.

    Seguramente te venga a la cabeza la teoria del espejo por la que siempre se dice que los hijos actuan y se portan como espejo de los padres, pero qué pasaría si empezáramos a ver este concepto desde el punto de vista de lo que hay reflejado en dicho espejo? Cómo consigo que lo que hay en el espejo cambie? YO tengo que cambiar primero!! Supongamos por ejemplo que mi objetivo fuese mejorar la situación de continua tensión en el trabajo con un compañero conflictivo que hace que mi día a día sea sumamente estresante. La mejor forma de conseguirlo es empezando por cambiar mi actitud primero, mi forma de interactuar hacía ésa persona y mi opinión hacía ésa persona sin esperar que la situación cambie por el mero hecho de que pase el tiempo pues sola no va a cambiar. De esta forma no sólo volvemos a poner el foco en nosotros mismos en lugar de factores “incontrolables” que no dependen de nosotros sino que también las situaciones de estrés que derivan de sentir que no podemos cambiar las cosas se nos harán mucho más llevaderas.

     


    ¡¡¡No pierdas el tiempo esperando que las cosas cambien,
    empieza contigo y el resto cambiará solo!!!

     

    ¡Menos hablar! Hoy pasamos a la acción

     

    ¡Menos hablar! Hoy pasamos a la acción! Así es. Hoy queremos dar un paso adelante en nuestra carrera. SEA lo QUE SEA el paso y pequeño o grande que sea. ¡¡Lo importante es no pararse!! Como dice el gran Robin Sharma en “The leader who had no title” (“El líder que no tenía cargo“), KMF es uno de los acrónimos que tenemos que tener en la cabeza: Keep Moving Forward. No hay nada a la vez tan simple pero tan efectivo. Piensa qué poder pueden tener estas tres palabras si solo nos acordásemos de ellas las veces que postponemos nuestras intenciones: “mañana hablaré con mi jefe, hoy se me ha hecho tarde..” o “estoy cansada, prometido: el lunes me pongo con ello..!”.. Nada sería lo mismo!! Porque ésas intuiciones ya serían compromisos con nosotros mismos y se transformarían en acción. Como bien nos enseñaban en clase de física, recuérda:

    Un cuerpo en movimiento tiende a seguir en movimiento.

    mujer en moto
    ..Y esto es exactamente lo que queremos!!

    Quieres buscar un nuevo trabajo, o dedicarte a montar un negocio?. Quieres pedir un ascenso o una subida de sueldo y no te atreves? Crees que te mereces tener nuevas responsabilidades o siempre miras de reojo aquellas personas del departamento de a lado donde te gustaría trabajar pero nunca haces tiempo para ir a buscar esta oportunidad de cambio?

    Da igual lo que sea, pero si realmente queremos marcar un antes y un después en el camino hacía una carrera de éxito ¡hoy es el día para dar el paso! Ni mañana, ni pasado. Hoy. Punto. No hay excusas. Y no significa estar aplicando como locos en cualquier trabajo, montar un negocio de la noche a la mañana o pedir que de pronto nos asignen un equipo de veinte personas, sino simplemente pasar a la acción en la dirección marcada por nuestro objetivo profesional.

    .. y este paso será lo que mañana nos dará el empuje necesario para dar otro paso más y así cada día hasta que empecemos a ver el resultado de nuestras acciones. pero es fundamental que cumplamos con ello porque no hay peor frustación que tener el remordimiento de no haberlo hecho, dependiéndo ésto sólo de nosotros mismos.

    Así que revisa hoy tu curriculum, habla hoy con tu jefe, decide hoy el nombre de tu negocio o llama hoy ésa empresa que como partner puede cambiar el futuro de tu empresa y disfruta con la emoción de las acciones que se generarán alrededor tuyo!

    Son las 11 de la noche y con los ojos cerrándose he escrito este post. Este es mi paso.

     

    ¿Te atreves a contarnos el tuyo? ¡¡¡Nos queremos inspirar!!!

    acción mujeres en business