Cómo trabajar con plantillas en tu negocio

¿Dedicas mucha parte de tu tiempo a enviar presupuestos, correos o escribir textos de forma repetida y mecánica?

Cualquiera de estas tareas se puede simplificar mediante el uso de plantillas. De esto te hablo en el podcast de hoy.

Escucha aquí el episodio completo en formato audio:

Muchas veces por desconocimiento o por no prestar atención al flujo de trabajo nos volcamos de forma repetitiva a ejecutar tareas sin darnos cuenta que siempre estamos creando la misma tipología de documento y/o resultado a través de nuestros textos o documentos.

Cuando trabajas con documentos con formatos estándares (aunque sean documentos personalizados), usar una base pre-definida te permitirá mantener la consistencia entre toda la documentación que se entrega en tu empresa. Además supondrá un importante ahorro de tiempo debido a la reducción de la fase creativa y la creación del documento a partir de una base prestablecida que recoge todos los posibles elementos que son identificativos del documento en cuestión.

Si por ejemplo en tu empresa se envían ciertos correos de forma recurrente (por ejemplo para el proceso post-venta), usar una plantilla de texto a partir de la que redactar el correo te aportará los siguientes beneficios:
1. No se olvida información o links importantes
2. El correo es estandard lo que garantiza unicidad de cara al interlocutor independientemente de quién lo envíe
3. Mayor simplicidad en el proceso
4. Redacción más rápida y correcta (está pre-definida y controlada para que no haya errores)

El uso de plantilla simplifica cualquier proceso que sea mecánica, repetitiva o recurrente.

 

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Cómo organizarse para cumplir con los plazos

¿Eres organizado a la hora de trabajar y cumples con los plazos marcados?
¿Te has encontrado alguna vez con la necesidad de cumplir con plazos de entrega muy estrictos debido a que varias cosas concurren un mismo día?

Escucha aquí el episodio completo en formato audio:

Recientemente he pasado por una planificación de este tipo ya que he publicado mi libro “Conquista tu tiempo” y la nueva web tras el rebranding desde www.mujeresenbusiness.com a www.stefaniadp.com el pasado 19 de junio de 2018.

Hoy te cuento los pasos exactos que me han permitido cumplir con las fechas de publicación y qué decisiones he tomado para que fuera posible.

 

1. Ser previsora con los tiempos

Toda planificación para que sea efectiva se apoya en una buena preparación previa. Para ello es clave prever de forma realista y ambiciosa cuánto tiempo conlleva la ejecución de los proyectos que estás manejando.

2. Haber marcado sólo dos prioridades trimestrales

Las prioridades se llaman de esta forma porque han de ser pocas. De otra forma no podríamos decidir donde poner el foco de nuestro trabajo puesto que no podríamos discernir entre invertir tiempo en una determinada tarea o proyecto ya que todas serían importantes.

El hecho de haber seleccionado sólo dos prioridades para el trimestre me permitió concentrar al máximo los esfuerzos y el tiempo para cumplir con los objetivos y los plazos marcados sin “perder foco” en otros proyectos.

3. Marcar a calendario la fecha en la que quería tener publicada la nueva página web y el libro

Una de las formas más eficaces para estimular de forma activa la acción es marcar un límite a la ejecución de proyectos.

Pregúntate: ¿Qué día voy a fijar (intencionalmente) para comprobar si he alcanzado mi objetivo?

Si dejas que los tiempos “se vayan definiendo solos” según avanzas con un proyecto, lo más probable es que se dilaten más de lo esperado. Además no podrás planificar las acciones posteriores a un proyecto determinado puesto que no sabes con que tiempos cuentas.

El simple hecho de marcar la fecha exacta en la quieres cumplir un objetivo en tu calendario, te permitirá definir los pasos a ejecutar -y sus tiempos- desde el final y hasta la fecha actual. te ayudará además a comprometerte con su ejecución.

4. Tener claros los bloques de trabajo que implicaban el proceso de rebranding y la escritura y publicación de un libro

Cuando te enfrentes a un nuevo proyecto es importante que visualices e integres en tu mente las grandes fases que llevan al cumplimiento de un proyecto.

De esta forma según pasen los días podrás tomar decisiones más acertadas respecto a la ejecución de tareas menores, definición de prioridades, dado que en tu cabeza tienes una visión más amplia de las consecuencias que puede conllevar una determinada acción llevada a cabo o no ejecutada hoy sobre la consecución de los objetivos.

Si no tienes claridad acerca del proceso, te animo a preguntar a las personas expertas que te están acompañando en el proceso o a informarte antes de volcarte a la fase de ejecución.

Esto te ahorrará tiempos “perdidos” en cosas que, de haber preguntado, hubieras descubierto que no tenían tanta prioridad como otras cosas, por puro desconocimiento, dejaste para un segundo momento.

5. Prever los tiempos de trabajo de los colaboradores

Si cuentas con colaboradores o proveedores externos para la ejecución de un proyecto, deberás obtener cuanta más información posible para estimar, no sólo lo que a ti te lleva ejecutar tus tareas, sino lo que les lleva.

La comunicación es clave en cualquier fase del trabajo y es por esto que sentar las bases desde el principio pudiendo estimar, de forma aproximada y realista a la vez, los tiempos, te permitirá afinar en la planificación global del proyecto y así cumplir con los plazos.

Esto no significa que los plazos de entrega de los micro-proyectos intermedios vayan a cumplirse forzosamente, pero sí serán estimaciones realistas y comprobadas con la fuente (colaboradores, proveedores de servicios..).

Pregunta los tiempos de trabajo de tus colaboradores y toma decisiones basadas en datos y no es asunciones.

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6. Apuntar todas las tareas que debía ejecutar en un gestor de proyectos

Para no perder de vista la gran cantidad de cosas que había que ejecutar, creé un tablero específico en Trello recogiendo todas las tareas que debía llevar a cabo. De esta forma tenía en todo momento control sobre lo que aún quedaba por hacer y lo que ya estaba completado.

Me permitió además darme cuenta de los pequeños detalles y de todas las tareas menores que a veces se quedan “escondidas” pero son fundamentales para llevar a cumplimiento el proyecto

En esta fase la herramienta no es tan importante como lo es tener un único espacio en el que apuntar la totalidad de tareas implicadas en el proceso. Al tener todo recogido en un mismo sitio, te será más fácil priorizar y ordenar la ejecución.

7. Filtrar las tareas imprescindibles y separarlas de las que podían llevarse a cabo en un momento posterior

Cuando cuentas con fechas de entrega estrictas, es importante separar lo “estrictamente necesario”, o lo que es lo mismo – aquellas tareas que, de no llevarse a cabo, te impiden cumplir con el objetivo en los términos que te has marcado, de lo que sí es prescindible hasta la fecha de entrega/publicación.

En el caso concreto de mi propio proyecto de re-branding, sí era importante tener la adaptación “responsive” de la web terminada al 95% antes de la publicación de la misma (no digo al 100% porque implica muchos detalles y siempre quedan algunos “flecos” que aparecen a medida que se revisa la facilidad de uso de la web en diferentes dispositivos) pero no era imprescindible tener la totalidad de episodios publicados en el blog (¡+100 episodios!) adaptados a la nueva estética.

Saber determinar cómo se diferencia una tarea de la otra te permitirá priorizar y poner en foco en las que son determinantes para conseguir el objetivo en el plazo establecido.

8. Marcar en el calendario todo lo que había que ejecutar
Como siempre comento, si sólo pudiese escoger una herramienta de productividad, escogería el calendario.

El calendario te asegurará, si le agregas tu compromiso en la ejecución, que cumplas con tu planificación ya que has encontrado espacio en tu calendario para ejecutar las tareas que habías marcado como prioritarias en la herramienta de gestión de proyectos.

RECURSOS MENCIONADOS

TrelloHerramienta de gestión de proyectos

 

[especial] Rebranding: por qué he tomado esta decisión

Escucha aquí el episodio completo en formato audio:

El episodio de hoy marca un antes y un después en la historia de esta marca ya que a partir de este día se cierra el capítulo “Mujeres en Business” y se abre una nueva etapa con una imagen visual y una definición de marca más coherente.

Para entender qué me ha movido a tomar esta decisión, por qué la he llevado a cabo en este momento, y qué consecuencias trae este cambio de branding y enfoque, lo mejor es que veas el vídeo abajo donde te cuento todo en detalle.

 

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RECURSOS MENCIONADOS:

Post: Cómo ser coherente con uno mismo al plantear objetivos

 

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¿No consigues tus objetivos? Te cuento por qué

Escucha aquí el episodio completo en formato audio:

Unas de las cosas más frustrantes que te puede pasar es sentir que por mucho que trabajes no alcanzas los objetivos que te propones.

¿Por qué no consigues tus metas profesionales? ¿Por qué no avanzas como quisieras?

En primera instancia es importante reconocer la diferencia entre tener un plan y hacer una planificación. Así como tener un plan no implica necesariamente compromiso de llevar a cabo las acciones que están en el mismo, hacer una planificación significa poner fechas a cada una de ellas. Implica comprometerse para que se ejecuten las acciones, cumplir con la planificación y posiblemente alcanzar las metas.

Ahora bien, la razón fundamental por la que no planificamos es el miedo. El miedo a comprometerse a hacer cosas que quizás no nos lleven a ningún lado, que puede que no nos lleven a conseguir los resultados esperados. Miedo a enfrentarse al fracaso si no cumplimos con el plan escrito que nos hemos propuesto.

¿Cómo hacer entonces para vencer este miedo?

Te propongo que des la vuelta al asunto y pienses en qué pasaría si no llevas a cabo estas acciones.
Cuáles efectos negativos experimentarías en tu vida profesional y personal como consecuencia de no comprometerte a tomar acción hacía tus metas.

Conectar con los resultados negativos que podrías obtener si no cumples con lo que te has propuesto te ayudará a romper esta barrera, planificar sin miedo, comprometerte a ello y tomar acción masiva para conseguir tus objetivos.

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4 secretos de las personas de alto rendimiento

Escucha aquí el episodio completo en formato audio:

A lo largo de mi carrera en ámbito corporativo y a raíz del contacto con emprendedoras y profesionales de gran éxito que han pasado por mi podcast he podido observar patrones de comportamiento y unos tratos comunes a muchos de ellos. En el episodio de hoy te cuento qué hay detrás de personas que tienen un rendimiento excepcional y son especialmente productivas.

1. Dedican tiempo para su cuidado personal
Con cuidado personal me refiero a todo lo que asegura que cuidan tanto su estado de forma, como su energía, como el estado de salud de forma muy activa y consciente. En su calendario hay espacio para actividades, deporte, cuidado de la alimentación, atención personal para asegurar que en todo momento tienen el estado mental y emocional óptimo para actuar a su máximo potencial.

2. Están acostumbrados a tomar decisiones incómodas
Saben que sentirse incomodos tomando decisiones es fuente de crecimiento ya que nos permite salir de la zona de confort y descubrir espacios en lo que nuestro potencial puede salir a flote. Por esto, se acaban sintiendo cómodas en la incomodidad, lo que les empuja a seguir creciendo.

3. Tienen un alto compromiso con su agenda
Su agenda es algo sagrado y en el momento en el que asignan una tarea a la agenda se comprometen a llevarlo a cabo hasta el final. El compromiso es tan fuerte que de esta forma se aseguran avanzar cada día gracias a una buena planificación con la que aseguran asignar tiempo para las cosas importantes en su vida personal y profesional.

4. Entregan valor mucho más allá de la recompensa que reciben por ello
¿Te has preguntado alguna vez si hay algún factor que puede matar tu crecimiento? Uno seguramente es aportar igual o menor valor a tu mercado de lo que te recibes por él. Sin embargo aportar más de lo que recibes como recompensa te asegurará generar un efecto sorpresa en tu interlocutor o en tu audiencia, lo que garantizará que tu nivel de consecución de resultados aumentará en el medio y largo plazo y con ello tu rendimiento se hará sostenible en el tiempo.

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4 hábitos para ser más eficiente

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Los últimos años he construido una gran variedad de hábitos para mi día a día que, con el tiempo, me han llevado a conseguir un nivel de productividad y rendimiento especial, con menos estrés y sin necesidad de trabajar 16 horas al día.

Hoy te comparto 4 de ellos para que tú también puedas beneficiarte de ellos.

1. Aumenta la necesidad de hacer las cosas
Para ser más eficiente debes estar totalmente involucrado en la tarea que estás ejecutando. Para ello, no basta con que te apetezca o quieras hacerla, sino deberás sentir la necesidad real de conseguirlo.

2. Bloquea tiempo para tu propio crecimiento cada día.
¿Dedicas algo de tiempo cada día para leer libros, artículos, escuchar podcast o adquirir conocimiento para desarrollar tus capacidades y desarrollo personal? El simple hecho de hacer hueco en tu calendario te ayudará a llevarlo a cabo. Aunque sólo trabajes en ti 5′ cada día, esto te asegurará seguir creciendo y ejecutar de forma cada vez mejor.

3. Bloquea tiempo para ti cada día
¿Te aseguras cuidar tu mayor activo? ¿Tú? No te olvides que para que tu rendimiento sea duradero hay que “engrasar” la máquina de vez en cuando y es por esto que la mejor forma de hacerlo es asegurándote que dedicas tiempo para ti, de conexión contigo misma cada día. Puede ser simplemente dándote un pequeño paseo, meditando, dedicando unos minutos especiales de cuidado personal o simplemente sin hacer nada, pero asegúrate tener este tiempo exclusivo para ti.

4. Visualiza los resultados que quieres conseguir
Una herramienta muy potente para aumentar nuestro rendimiento es la visualización. Cuanto más te visualices y experimentes cómo quieres sentirte tras haber finalizado una tarea o proyecto específico, más fácil te será alcanzar estos resultados debidos a las conexiones neuronales que se hacen más fuertes en tu mente y que te ayudan en la fase de ejecución.

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La mentalidad del éxito y cómo aplicarla cada día

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Pese a los altibajos a los que todos nos enfrentamos como profesionales, hay quién los lleva mejor y quién sin embargo se deja llevar por ellos.
La mentalidad del éxito no se aprende y se mantiene a lo largo de toda una vida. Es algo que deberás cultivar día tras día para que te adaptes fácilmente a las situaciones especialmente complejas o en las que pones en discusión tu capacidad para seguir adelante.

Es cultivando esta mentalidad que podrás fortalecerte como persona y además conseguir un rendimiento mayor día tras día.

A continuación te doy 3 claves para ir trabajando esta mentalidad.

1. Nunca dejes de aprender
No te conformes con lo que has aprendido hasta día de hoy. En el momento en que sentirás que lo has conseguido todo, estarás destinado a un recorrido de caída libre ya que no tendrás la humildad de reconocer que aún hay pasos que podrás dar para mejorar tus capacidades, lo que no te estimulará a darlos.

2. Sé riguroso en lugar de hacer las cosas corriendo quedándote en lo superficial
No te conformes con hacer las cosas con superficialidad. Cuanto más vayas en profundidad en las cosas, más podrás diferenciarte como experto y elevar tu rendimiento gracias a las oportunidades que atraes. Busca la calidad de tus acciones versus la cantidad.

3. Pon el foco en las personas que más te necesitan en tu industria o sector
¿Qué personas pueden más beneficiarse de tu trabajo? Enfoca tu trabajo hacia ellas porque allí está tu potencial diferencial y que te hará convertirte en persona de éxito. Por la ley de reciprocidad, cuanto más valor aportas a estas personas, más te seguirán para devolverte este valor.

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4 claves para aumentar tu productividad

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Los pequeños cambios cotidianos de hábitos y formas de actuar son los que más te ayudarán a mantener tu nivel de productividad en el largo plazo. A esto le llamo alto rendimiento. Estoy convencida que no te interesa rendir de forma óptima al ejecutar un proyecto concreto pero luego no poder mantener este grado de eficiencia. Pues hoy quiero darte unas ideas para poner en práctica 4 simples consejos, adaptarlos a tu caso y ver por tu cuenta como pequeñas atenciones y cambios de rutinas te aportarán mucho más foco y mejora de resultados en el largo plazo.

1. Establece y lleva a cabo cada mañana un ritual que te de energía y fuerza
La productividad se cultiva empezando por uno mismo puesto que dependiendo de tu estado físico, emocional y mental tu capacidad de producción aumentará o disminuirá. Así que procura instalar una rutina de la mañana que te de energía y te ponga en una perspectiva de poder y de tener bajo control tu día.
No hace falta que dediques mucho tiempo a esto. Con 30′ de ejercicio físico y mental a diario bastará para ponerte en el estado de rendimiento óptimo.

2. Escribe cada día cuál es la cosa más importante que deberás llevar a cabo
En el momento en el que pones por escrito tu tarea más prioritaria, estarás llevando a ella tu foco y además te estarás comprometiendo a llevarla a cabo. Este sencillo paso te asegurará que cada día mantienes la producción. esto además te ayudará a evitar la sensación de acabar el día sintiendo que no has avanzado nada. Entonces, ahora mismo, ¿Qué tarea vas a llevar a cabo hoy sí o sí?

3. Dedica la primera hora del día a lo que más impacto tiene para que avances en tu sector
Si te descuidas y dejas que revisar el correo o bucear por las redes sociales te ocupe las primeras horas del día, estarás desaprovechando los momentos más preciados que tienes en tareas de menor valor. Aprovecha este momento para “atacar” lo más importante, lo que te has comprometido a llevar a cabo hoy sin falta, o como dice Brian Tracey en su libro “Trágate ese sapo” es decir ataca lo que menos te gusta pero que sabes que debes hacer.

4. Cuida tu entorno de trabajo
¿El ambiente en el que trabajas favorece tu productividad o más bien favorece que pierdas la te concentración constantemente? ¿La pila de papeles que tienes encima de la mesa te resta constantemente energía ya que te recuerda la cantidad de cosas que debes hacer? Quítala de la vista y haz que tu entorno de trabajo sea tu aliado. Piensa qué puede favorecer que estés en el estado mental adecuado y qué sin embargo no va a tu favor. Toma conciencia y empieza a cuidar tu entorno activamente.

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Cómo decir no más a menudo y no sentirte culpable

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[Tweet “La diferencia entre las personas de éxito y las que no lo son es que las primeras dicen no prácticamente a todo”],

Palabra de Warren Buffet.

¿Tienes cuidado con lo que aceptas cada día y lo que no? ¿Tienes facilidad para decir sí a las primeras cosas que se te ponen por delante?

La capacidad que tienes para decir no a la gran mayoría de cosas que pueden desviarte de tus planes, juega un papel clave para que consigas o menos tus metas de forma rápida. En el post de hoy te quiero dar unas pautas para aprender a decir no más a menudo.

1. Obsérvate para detectar la variedad de “sí” que das a lo largo del día
No todos los aceptamos a lo largo del día lo verbalizamos a través de las palabras. Es por esto que deberás reconocer en qué ocasiones y de qué manera dices sí para luego poder controlarte. ¿Dices sí a las distracciones simplemente porque te dejas llevar por ellas? ¿Aceptas responder a una llamada telefónica cuando deberías concentrarte en un proyecto importante? Todos estos son “Sí” no dichos pero que valen como situaciones aceptadas..
El poder de decidir acerca de cómo quieres actuar ante una persona o una circunstancia siempre está en tus manos: Aprovéchalo y pregúntate si de verdad deberías aceptar esa situación o propuesta que surja.

2. Escucha cómo te estás sintiendo en esos momentos y aprovecha la intuición
¿Te genera frustración que un colaborador, un cliente o un amigo te pida continuamente cosas? ¿O siente que no te importa que te lo pida? ¿Cuando se te genera una oportunidad sientes entusiasmo o ansiedad porque te recuerda que estás desbordado? Detecta qué emociones pruebas en estos momento y deja que la intuición te guíe hacía tu decisión.

3. Busca decir no de forma asertiva, no utilices un lenguaje seco que podría malinterpretarse
Siempre que decir no implique una comunicación con otra persona, so utilices un lenguaje seco sino sé firme en tu respuesta (no existen no a medias, un no es un no) pero siempre en el respeto de la otra persona.

4. Un no puede ser un no hoy pero que deja las puertas abiertas a un sí en el futuro
No pienses que si dices hoy no estás cerrando las puertas para siempre. Si crees que las condiciones actuales no te permiten aceptar una propuesta pero realmente tienes interés de valorarlo a futuro, es bueno que lo tengas en cuenta de cara a la comunicación con tu interlocutor.

5. No te justifiques
No es necesario que des una justificación de tu decisión. Puede que sencillamente no te apetezca hacer una cosa y por esto decidas no hacerla, incluso si tuvieras el tiempo para dedicarle. No te quedes a medias: En el momento en el que empiezas a justificarte con tu interlocutor le darás la oportunidad de persuadirte para hacerte cambiar de opinión y así moverte al terreno de un sí cuando habías optado por un no.

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Cómo mantener la concentración (especial mentes dispersas)

Escucha aquí el episodio completo en formato audio:

Si tienes una mente especialmente creativa seguramente experimentes mayor facilidad para distraerte y perder el foco. Tranquila. Es normal y está avalado por la ciencia que estas mentes son más reactivas ante estímulos exteriores.

¿Qué pautas puedes seguir entonces para facilitar que te concentres y termines haciendo lo que deberías? Te comparto

[Tweet “5 consejos para mantener el foco cuanto tienes tendencia a dispersarte”]

1. Ten claro por qué y para qué estás ejecutando esa tarea o proyecto
Tener claridad que lo que haces está alineado con tu planificación (y objetivos!) de medio y largo plazo es la clave para asegurar que hay real interés en la ejecución. Si de entrada falta motivación, de forma consciente o inconsciente buscarás alternativas más atractivas y que te devuelvan el placer que no estás encontrando en lo que haces. Si tienes claro sin embargo, cómo esto tiene su espacio en una perspectiva de más largo plazo, incluso cuando es algo que realmente no te guste hacer, será mucho más fácil mantener el foco.

2. Toma menos decisiones
La toma constante de decisiones, muchas veces sin siquiera darte cuenta, implica un gran desgaste mental. Cuantas más decisiones tenga que tomar tu mente (incluso pequeñas, como bucear en las redes o perderse en las redes sociales!!!), mayor será la probabilidad de dispersarte.

3. Hazte preguntas que te aseguren que estás ejecutando las tareas prioritarias
Preguntas como “¿Debería realmente estar haciendo esto o debería hacer otra cosa?”. ¿Lo que estoy haciendo está entre las prioridades que me había marcado para el día?

4. Tómate descansos creativos
Si tienes tendencia a dispersarte, es bueno que aproveches los descansos entre una tarea y otra para permitirte divagar, cambiar de ambiente, escuchar unos minutos de música… En definitiva sin poner freno a tu mente. De esta forma estarás permitiendo que tu creatividad se exprese y será más fácil tener mayor concentración cuando te vuelvas a poner en un proyecto o tarea concretos.

5. Simplifica: No tengas más de 3 prioridades diarias
Olvídate de listas de tareas interminables: No deberías tener más de tres cosas en las que estás trabajando. Como te comenté en el episodio sobre la multitarea, obsesiónate con finalizar tareas en lugar de agregar nuevas. No te dejes llevar por añadir y añadir a las cosas que haces sino desarrolla la habilidad de quedarte con sólo tres prioridades diarias que te comprometes a llevar a cabo.

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