Comunicación y desarrollo profesional: El a, b, c

La comunicación es el acto de transmitir, transferir o compartir información de una persona o grupo a otro. Sin embargo, en la vida real, la comunicación es mucho más compleja y comunicamos de varias formas y con varios medios que a menudo intercambiamos. En este post quiero hablarte de los conceptos básicos de la comunicación y ayudarte a desarrollar tus habilidades de comunicación.

El proceso de comunicación comienza con un remitente que tiene un mensaje intencionado y termina con un destinatario entendiendo ese mensaje. En otras palabras, no sólo los comunicadores eficaces saben lo que quieren comunicar, sino que también saben por qué lo están comunicando!
Para asegurar que este proceso sea eficaz puedes hacerte las siguientes preguntas:

¿Cuál es la intención de mi mensaje?
¿Cuál es mi mensaje?
¿Cuál es la naturaleza de mi mensaje?
¿Quién es el destinatario de mi mensaje?

Además usamos muchas formas y medios para comunicar que en muchas ocasiones se solapan. Pero, ¿Cuál es más apropiado? ¿Cuál es más eficaz? ¿Cuál es mejor? No hay una respuesta correcta o incorrecta, sino que ésta depende de numerosos factores. Hay 4 formas de comunicar básicas y conocerlas te ayudará a saber cuál es la más adecuada en cada situación.

1. Comunicación hablada o verbal

◦ Se realiza a nivel consciente
◦ Se manifiesta a través de nuestras palabras, tono de voz, volumen, ritmo, etc.
◦ Algunos ejemplos: cara a cara, teléfono, ciertos medios de comunicación (televisión, radio)

2. Comunicación no verbal

◦ A menudo tiene lugar a nivel sub-consciente y es un verdadero reflejo de nuestros sentimientos
◦ Se manifiesta con posturas, gestos; permite alinear lo que sentimos con lo que estamos comunicando
◦ Algunos ejemplos incluyen: El lenguaje corporal, los gestos, el contacto visual, la forma de vestir, caminar, etc.

3. Comunicación escrita

◦ Se realiza a nivel consciente
◦ Se transmite con palabras, puntuación, gramática, diseño..
◦ Algunos ejemplos incluyen: Correos electrónicos, cartas, mensajes de texto, revistas, ciertos medios de comunicación (Internet)

4. Comunicación visual

◦ Se realiza a nivel consciente / subconsciente
◦ Se expresa con imágenes, colores, disposición espacial, conexiones emocionales
◦ Algunos ejemplos incluyen: Gráficos, mapas, logotipos, fotos e imágenes

¿Sabes cuál es la forma de comunicar que mejor te define? Y la que define a tu audiencia?

Conocer al receptor del mensaje es tan importante como el qué y el porqué del proceso de comunicación.

Por ejemplo, si tratas de convencer a tu jefe de que mereces un aumento salarial, la forma de comunicarte sería diferente que si intentaras convencer a un niño de 3 años para comer coliflor por primera vez!

Las personas tienen una preferencia natural por diferentes formas de comunicación. Algunas personas entienden y responden mejor a la comunicación visual mientras que otras reaccionan mejor a la comunicación auditiva. Si conoces las preferencias de comunicación de tu destinatario podrás comunicar de manera mucho más efectiva.

¿Con qué frecuencia te has encontrado en una situación en la que tus necesidades acerca de un proyecto son entendidas en profundidad por tus colaboradores? O por lo contrario, los resultados obtenidos son completamente diferentes a los esperados y surgen problemas con la fecha de finalización del proyecto?

Este último caso pasa más a menudo, especialmente con equipos multiculturales donde sus miembros trabajan en su segundo o tercer idioma (una barrera a la comunicación). Para asegurarte que verdaderamente se entiende tu mensaje, puedes animar a los miembros de tu equipo, y tu con ellos, practicar las siguientes técnicas de mejora de la comunicación:

Escucha activa

Escuchar con plena conciencia y concentración: No sólo escuchar palabras sino entender las intenciones

Hacer preguntas clarificadoras

Al hacer preguntas clarificadoras, se aclara cualquier punto o asunto, evitando cualquier posible confusión. A parte, se muestra que se está entendiendo lo que está siendo comunicado

Algunos ejemplos incluyen: ¿Qué quieres decir cuando dices …? ¿Es esto lo que quieres decir cuando dices …?

Reflexionar y reformular lo que te acaban de decir con tus propias palabras

Algunos ejemplos incluyen: “Así que lo que estás diciendo es que..”, “En otras palabras, quieres decir…”

Conocer y practicar estas técnicas nos ayuda a ser mejores comunicadores y la conciencia juega un papel clave en este ejercicio. Sin embargo, es importante que seas consciente también de algunas barreras comunes a la comunicación, especialmente en el lugar de trabajo lo que te permitirá trabajar para superarlas.

Dichas barreras pueden aparecer en cualquier punto del proceso de comunicación y el mensaje puede ser distorsionado, causando confusión y malentendidos. Las barreras comunes pueden clasificarse según su tipología:

Físicas

El entorno físico

Causadas por el tiempo, el lugar, el espacio, el volumen, el ruido y las formas de comunicación

Semánticas

Lenguaje, mensajes mal expresados, uso de la jerga técnica, suposiciones

Causadas por variados significados connotativos

Percepciones

Diferencias culturales, diferencias socioeconómicas, diferencias de género, diferencias disciplinarias, situación organizacional

Causadas por la diversidad y las referencias sociales, culturales.. Lo que conduce a diferentes interpretaciones y comprensión

Psicológicas / Interpersonales

Atención, confianza

Causadas por los estados emocionales, la actitud y las relaciones

Algunas personas por naturaleza son mejores comunicadores o, también, pueden ser mejores oyentes. Pero por otra parte, todos podemos mejorar nuestras habilidades de comunicación con la práctica y el uso de alguna de las técnicas que te he mencionado.
En conclusión, las habilidades de comunicación pueden ser desarrolladas conscientemente y una vez desarrolladas, las podrás utilizar eficazmente, tanto en tu entorno profesional como personal.

Te animo a que pienses en una situación pasada y cómo una cierta barrera causó un malentendido. La próxima vez que te pase, aplica una de las técnicas mencionadas y notarás cómo esta vez lo podrás evitar.

Quizás al leer este post no te conviertas en un gurú de la comunicación de la noche a la mañana, sin embargo, espero haberte proporcionado una visión global sobre la comunicación y haberte convencido de que todos podemos convertirnos en mejores comunicadores, y algún día, incluso, en grandes gurús de la misma!

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